Tietosuojaseloste toimitilojen vuokrasopimukset
Henkilötietojen käsittely Vuokrasopimukset, Espoon kaupungille vuokratut toimitilat ja Espoon kaupungin vuokraamat toimitilat (manuaalinen).
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 23.9.2020
1. Rekisterinpitäjä
Espoon kaupunki.
2. Rekisterin vastuuhenkilö
Vuokrauspäällikkö.
3. Rekisterin yhteyshenkilö
4. Tietosuojavastaava
Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi
5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?
Vuokrattaessa toimitiloja laaditaan vuokrasopimus, jossa sovitaan tilojen vuokrauksesta ja vuokranantajan ja vuokralaisen välisistä vastuista. Manuaalisen arkiston avulla Tilapalvelut-liikelaitos hallinnoi vuokrasopimuksia. Manuaaliseen arkistoon kerätään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeellisista tietoa.
6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
- Vuokrasopimus perustuu lakiin liikehuoneiston vuokrauksesta LHVL ja AHVL sekä asunto-osakeyhtiölakiin AOYL.
7. Mitä tietoja käsitellään?
Vuokrasopimuksia laaditaan vuokrattaessa toimitiloja. Vuokrasopimuksissa on yksityishenkilöiden nimi, osoite, syntymäaika ja puhelinnumero. Yritykset ilmoittavat yrityksen nimen, osoitteen, Y -tunnuksen ja puhelinnumeron.
8. Mistä tiedot saadaan?
Suoraan rekisteröidyltä. Tiedot ovat vuokrasopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus.
9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?
Henkilötietoja luovutetaan vuokrausyksikön osapuolten toimesta ainoastaan vuokrasopimuksen osapuolille. Espoon kaupungin laatimia vuokrasopimuksia koskee julkisuuslaki ja kaikki vuokrasopimukset ovat näin ollen julkisia.
10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Vuokrasopimusten tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA;n ulkopuolelle.
11. Kuinka kauan tietoja säilytetään
Manuaalisia vuokrasopimuksia säilytetään 10 vuotta vuokrasopimuksenpäättymisestä. Mikäli säilytysaika on määritelty sovellettavassa lainsäädännössä tai Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa, voidaan niihin viitata.
12. Miten tietoja suojataan?
A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT:
Koki-kiinteistönpidon tietojärjestelmä, henkilörekisteri tietoihin pääsy käyttöoikeuksiin perustuen. (katso erillinen tietosuojaseloste).
B. MANUAALINEN AINEISTO:
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, riippukansioissa ja arkistossa valvotuissa tiloissa.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet
13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?
Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.
13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?
Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.
13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista
Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.
13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?
Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.
13.5 Valituksen tekeminen
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).