Tietosuojaseloste toimitilojen tallentava kameravalvontajärjestelmä

Henkilötietojen käsittely [Toimitilojen tallentava kameravalvontajärjestelmä]

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 26.1.2021

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Palvelutuotantopäällikkö Taneli Kalliokoski.

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Teletekninen asiantuntija Jukka Viitanen tai Juhani Laitinen.

Osoite: PL 6200, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Paula Pernilä

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin käyttötarkoituksena on

  • työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen
  • omaisuuden suojaaminen
  • tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvominen
  • turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen
  • työntekijän etujen ja oikeuksien varmistamiseksi (kameravalvonta voidaan kohdistaa työpisteeseen, jos työntekijä itse sitä pyytää)

Tallenteita saa käyttää myös työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, tasa-arvolaissa ja työturvallisuuslaissa tarkoitettujen häirinnän, ahdistelun tai epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi tai toteennäyttämiseksi, jos työnantajalla on perusteltu aihe epäillä työntekijän syyllistyneen tällaiseen käytökseen, sekä työtapaturmien selvittämiseksi.

Kameravalvontaa ei saa käyttää yksittäisen työntekijän tarkkailuun työpaikalla.

Kameravalvontaa ei saa ulottaa viereisten kiinteistöjen alueelle.

Kameravalvontaa ei saa olla käymälässä, pukeutumistilassa tai muussa vastaavassa paikassa tai muissa henkilöstötiloissa tai työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön osoitetussa työhuoneessa.

Kameravalvontaa on eri toimipaikoissa ja kunkin toimipaikan kameravalvonta muodostaa oman osarekisterin.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
  • Mikäli käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, on käsittelyperuste haettava GDPR:n 9 artiklasta.

Jos kameravalvontajärjestelmä ei lainkaan tallenna kuvaa tai ääntä, eikä henkilötietoja muutenkaan kerätä järjestelmän avulla,  henkilötietolakia ei sovelleta asiaan. Lain soveltamisen edellytyksenä on, että henkilötiedot tallennetaan jollekin alustalle.

Keskeinen lainsäädäntö:

  • Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999)
  • Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

7. Mitä tietoja käsitellään?

Espoon kaupungin Tilapalvelut liikelaitoksen omistus ja vuokrakiinteistöjen tallentavan kameravalvonnan piiriin kuuluvien kameran kuvausalueiden kuva- ja äänitallenteet mukaan lukien tallennusaika ja -paikka.

Jos rekisteriin kerätään erityisiä henkilötietoryhmiä ja mitä ne ovat.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Tiedot ovat salassa pidettäviä

SALASSAPIDON PERUSTEET:

  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999)
  • Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999)

8. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämästä kuva- ja ääniaineistosta.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille, mikäli heillä on peruste tietojen saamiseksi. Kaupungin sisällä tietoja voidaan luovuttaa rikos- ja vahingonkorvaustapausten selvittämiseksi.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Pääsääntöisesti 10 vrk – 12 kk.

12. Miten tietoja suojataan?

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Kameravalvonnassa syntyviä tallenteita saavat käsitellä vain henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu.

Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Työelämän tietosuojalain 17 §:n 2 momentin mukaan tallenteet on hävitettävä heti, kun ne eivät enää ole tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä. Hävittämisen osalta on otettava huomioon myös henkilötietolain mukainen tarpeellisuusvaatimus sekä säännökset henkilörekisterin hävittämisestä.

Tallenteen saa kuitenkin lain mukaan säilyttää tämän määräajan jälkeen, jos se on tarpeen ennen säilyttämisen enimmäismääräajan loppua selvitettäväksi tulleen häirintään, ahdisteluun tai epäasialliseen käytökseen liittyvän asian tai työtapaturman tai työturvallisuusasian käsittelyn loppuunsaattamiseksi.

Tallenne voidaan myös säilyttää, jos työnantaja tarvitsee tallennetta työsuhteen päättämisen asianmukaisuuden toteennäyttämiseksi taikka jos tallenteen säilyttämiseen on muu erityinen syy. Nauhalle tallentuu tietoa noin 10 vrk – 3 kk, jonka jälkeen tallennus alkaa alusta ja vanhat tiedot häviävät. Tallenteet säilytetään lukituissa tiloissa.

Työyksiköissä on nimetyt henkilöt, joilla on oikeus katsoa tallenteita.

Monitorit on sijoitettu niin, että sivulliset eivät pääse katsomaan niitä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Tietosisältö on kameratallenne, jossa ei yleensä ole virheitä tai oikaistavaa.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).