Tietosuojaseloste lumen- ja maanvastaanotto

Henkilötietojen käsittely lumen- ja maanvastaanotto

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 14.12.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Esa Rauhala, katupäällikkö

esa.rauhala@espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Antti Kuosmanen, hankepäällikkö

antti.kuosmanen@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ajoneuvon tunnistaminen rekisteritunnuksen avulla lumen- ja maanvastaanottomaksujen laskutusta ja raportointia varten.

Rekisterin tietoja käytetään lumen- ja maankaatopaikoilla liikkuvien ajoneuvojen kulkutapahtumien seuraamiseen, selvittämiseen ja yksilöintiin.

Rekisterin tietoja käytetään lumen- ja maankaatopaikoilla tapahtuvien ongelmatilanteiden seuraamiseen, selvittämiseen ja yksilöintiin.

Kameravalvontaa ei käytetä yksittäisen työntekijän tarkkailuun työpaikalla.

Kameravalvontaa ei uloteta viereisten kiinteistöjen alueelle.

Kameravalvontaa ei käytetä käymälässä, pukeutumistilassa tai muussa vastaavassa paikassa tai muissa henkilöstötiloissa tai työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön osoitetussa työhuoneessa. Kameravalvontaa on eri toimipaikoissa ja kunkin toimipaikan kameravalvonta muodostaa oman osarekisterin.

Jos kameravalvontajärjestelmä ei lainkaan tallenna kuvaa tai ääntä, eikä henkilötietoja muutenkaan kerätä järjestelmän avulla, tietosuojalainsäädäntöä ei sovelleta asiaan. Lain soveltamisen edellytyksenä on, että henkilötiedot tallennetaan jollekin alustalle.

Keskeinen lainsäädäntö:

  • EU:n Tietosuoja-asetus 6 artikla, alakohdat 1a, 1b, 1c, 1e
  • Tietosuojalaki 1-6 luku (5.12.2018/1050)
  • Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Kuntalaki (410/2015)

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Ajoneuvon rekisteritunnusta käytetään palveluun rekisteröityneen asiakkaan tunnistamiseen laskutusta varten.

Asiakkaan rekisteröimiä tietoja käytetään laskutusta varten.

Palvelu tallentaa rekisteröinnin yhteydessä seuraavat tiedot:

Käyttäjän tiedot

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite

Yrityksen tiedot

  • Sähköpostiosoite
  • Yrityksen Y-tunnus
  • Puhelinnumero
  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Kaupunki
  • Maa

Vastuuhenkilön tiedot

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero

Laskutustiedot

  • Viite
  • Verkkolaskuoperaattori
  • OVT-tunnus
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Kaupunki
  • Maa

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

SALASSAPIDON PERUSTEET:

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

8. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyn suostumuksella rekisteröintisopimuksen tekemisen yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi.

Tunnistustiedot saadaan järjestelmään kuuluvien kameroiden välittämästä kuva-aineistosta. Kameralla kuvataan alueen sisääntuloväylää ja ajoneuvojen rekisterinumero tunnistetaan kuvasta.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Järjestelmätoimittajat Turvakolmio ja Palmia vastaavat mm. asiakas-, käyttäjä- ja ajoneuvohallinnan, ajoneuvon tunnistamisen, kulunvalvonnan, tietojen taltioinnin ja hallinnan (kuorman määrä ja sisältö sekä lähtö- ja loppusijoituspaikka), sekä vastaanottotietojen raportoinnin, laskutuksen ja seurannan hoitamisesta.

Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle ilman laillista perustetta.

Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille, mikäli heillä on peruste tietojen saamiseksi.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Laskutustietoja säilytetään lakisääteisesti 6 vuoden ajan.

Rekisteröinnin yhteydessä annettuja tietoja säilytetään osapuolten sopimussuhteen voimassaolon ajan.

Työelämän tietosuojalain 17 §:n 2 momentin mukaan tallenteet on hävitettävä heti, kun ne eivät enää ole tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä. Hävittämisen osalta on otettava huomioon myös tietosuojalainsäädännön mukainen tarpeellisuusvaatimus sekä säännökset henkilörekisterin hävittämisestä. Tallenteen saa kuitenkin lain mukaan säilyttää tämän määräajan jälkeen, jos se on tarpeen ennen säilyttämisen enimmäismääräajan loppua selvitettäväksi tulleen 2 momentissa tarkoitetun asian käsittelyn loppuun saattamiseksi tai jos työnantaja tarvitsee tallennetta työsuhteen päättämisen asianmukaisuuden toteennäyttämiseksi taikka jos tallenteen säilyttämiseen on muu erityinen syy.

12. Miten tietoja suojataan?

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Kameravalvonnassa syntyviä tallenteita saavat käsitellä vain henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Tiedot on talletettu keskitetysti lukitussa ja valvotussa konesalissa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki)