Tietosuojaseloste kulunhallintajärjestelmä
Henkilötietojen käsittely Kulunhallintajärjestelmä
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 17.6.2026
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Kulunhallintajärjestelmässä käsittelyn tarkoituksena on kulunhallinnan turvallinen järjestäminen Tilapalvelut -liikelaitoksen hallinnoimissa kiinteistöissä.
Kulunhallintajärjestelmän tarkoitus on asiakkaiden, työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien ja työtätekevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, fyysisen omaisuuden ja tietoaineistojen suojaaminen sekä kulkutunnisteiden käyttäjätietojen hallinta.
Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla oikeusperusteella:
Espoo käsittelee henkilötietoja kulunvalvonnan järjestämiseksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1(e)-kohtaan perustuen.
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä mm. seuraavien velvoitteiden täyttämiseksi:
- Työturvallisuuslaki (738/2002) edellyttää työnantajaa huolehtimaan henkilöstön turvallisuudesta ja hallitsemaan työympäristön riskejä
- Tiedonhallintalaki (906/2019) velvoittaa tiedonhallintayksikköä varmistamaan tietoaineistojen ja tietojärjestelmien tietoturvan, ml. pääsynhallinta.
2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?
Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä: Kulunhallinnan käyttäjien henkilötiedot (etunimi, sukunimi) sekä tiedot käytössä olevista kulkutunnisteista ja kulkuoikeuksista. Saamme tiedot kulkutunnisteen tilaamisen yhteydessä esihenkilöltä, sekä kulkutunnisteiden luovutuksen yhteydessä sopimukseen (kuittauslomake) perustuen.
Kulunhallinnan yhteydessä rekisteröidyistä kertyy sijaintitietoja henkilön liikkumisesta kiinteistössä. Sijaintitietojen kerääminen ei ole toiminnan ensisijainen tarkoitus, vaan kulunhallinnalla toteutetaan ylempänä 1. kohdassa kerrottuja tarkoituksia.
3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:
Kulkulokit säilyvät järjestelmässä kaksitoista (12) kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistuvat. Kulkutunnisteen palautuksen jälkeen tietoja säilytetään tietokannassa maksimissaan kaksitoista (12) kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Poistettujen henkilöprofiilien kulut näkyvät lokissa tiedolla ”henkilötieto poistettu”, eli kulkua ei voi yhdistää poistettuun henkilöön järjestelmässä.
4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot
4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot
Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: Kulunvalvontajärjestelmän palveluntuottajat, joilla on puitesopimus Espoon kaupungin kanssa sekä konesalipalvelun tuottaja.
4.2 Luovutus toisille organisaatioille
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tässä palvelussa tietoja luovutetaan poliisille ja muille rikosperusteista tutkintaa tekeville viranomaisille sekä pelastusviranomaisille. Kaupungin sisällä tietoja voidaan luovuttaa rikos- ja vahingonkorvaustapausten selvittämiseksi
5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
6. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.
7. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.
7.1 Rekisterin yhteyshenkilö
Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:
Marko Virpioja, turvallisuussuunnittelija
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
etunimi.sukunimi@espoo.fi
Pia Huuhka, talotekniikka-asiantuntija
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
etunimi.sukunimi@espoo.fi
7.2 Tietosuojavastaava
Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi
Muutoshistoria
2.0 17.6.2026