Henkilötietojen käsittely kiinteistöverokohteet, excel-taulukot

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 2.10.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Annamari Räty, apulaiskaupungingeodeetti

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Annamari Räty, apulaiskaupungingeodeetti

Puh. +358 50 5737264

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Kiinteistöverotietoja tarvitaan verotuksen pohjatietojen oikeellisuuden varmistamiseksi. Kaupungilla on lakisääteinen velvollisuus kiinteistöverotuksessa tarvittavien perustietojen toimittamisesta verottajalle.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Excel-taulukko sisältää seuraavia tietoja:

  • tiedot kunnan kiinteistöverovelvollisista yksilöintitietoineen (hetu/y-tunnus, osoite)
  • kunnan alueella olevan kiinteistön maapohjaa koskevat tiedot, joita ovat kiinteistön yksilöintitiedot, kaavatyyppiä, pinta-alaa, rakennusoikeutta ja käyttötarkoitusta koskevat tiedot, muut verotusarvon laskennan perusteena käytetyt maapohjaa koskevat tiedot sekä maapohjan ja vesivoiman verotusarvoa ja kiinteistöveroa koskevat tiedot;
  • kunnan alueella olevaa rakennusta koskevat tiedot, joita ovat rakennuksen yksilöintitiedot, rakennuksen verotusarvon laskennan perusteena käytetyt tiedot sekä rakennuksen verotusarvoa, käyttötarkoitusta ja kiinteistöveroa koskevat tiedot.

8. Mistä tiedot saadaan?

Verottaja toimittaa tilauksesta tiedoston kolme kertaa vuodessa. Tietoja ei ylläpidetä.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja ei luovuteta.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tiedostoja säilytetään 5 vuotta, joka aika on ollut kiinteistöverotietojen oikaisuvaatimusten määräaika. Vuodesta 2016 eteenpäin säilytysaika on ollut 3 vuotta.

12. Miten tietoja suojataan?

Excel -tiedostot sijaitsevat Espoon kaupungin sisäisessä tietoverkossa ja kansiossa, jonka käyttöoikeus on rajattu hyvin harvoille henkilöille. Tietoverkkoon kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).