Tietosuojaseloste, Keran kehitysympäristön sidosryhmärekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 25.1.2022 

1. Rekisterinpitäjä 

Espoon kaupunki 

PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI 

2. Rekisterin vastuuhenkilö 

Emmi Kauhanen, kehittämispäällikkö 

emmi.kauhanen@espoo.fi 

3.    Rekisterin yhteyshenkilö 

Emmi Kauhanen, kehittämispäällikkö 
emmi.kauhanen@espoo.fi 

4.    Tietosuojavastaava 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava 
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 
Puh. 09 816 21 (vaihde) 
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

5.    Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään? 

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on välittää tietoa ja kutsuja Espoon Keran kehitysympäristön sidosryhmille. Lisäksi rekisterin henkilötietoja käytetään Espoon kestävän kehityksen osaamiskeskuksen hankkeiden koordinoimiseen ja edistämiseen.  

6.    Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste? 

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset käsittelyperusteet: rekisteröidyn antama suostumus (tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 a-kohta) ja/tai yritysyhteystietoja käsitellessä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 e-kohta).  

7.    Mitä tietoja käsitellään? 

Rekisteröidyistä kerätään perusyhteystiedot: nimi, hänen edustamansa yhteisö/työpaikka, sähköpostiosoite. Rekisteri voi lisäksi sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja: asema organisaatiossa sekä organisaation osoitetiedot. Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän yhteistyökumppaniyritysten tai -yhteisöjen yhteyshenkilöt, potentiaaliseksi asiakkaaksi, yhteistyökumppaniksi ja/tai markkinoinnin piiriin lukeutuvat, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt sekä rekisterinpitäjän järjestämiin tapahtumiin osallistuneet. 

8.    Mistä tiedot saadaan? 

Tiedot saadaan tai kerätään rekisteröidyltä itseltään, Espoon kaupungin yhteydenotto- tai ilmoittautumislomakkeilta, Espoon kaupungin sekä kolmansien osapuolien järjestämien tapahtumien ilmoittautumisten kautta sekä yleisesti saatavilla olevista internet-lähteistä ja mahdollisista muista julkisista lähteistä.  

9.    Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle? 

Espoon kaupunki voi luovuttaa tietoja Espoon kestävän kehityksen osaamiskeskuksen hankkeiden kumppaneille hankkeiden keston ajaksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa myös niissä tapauksissa, joissa katsotaan, että kolmannella osapuolella on tarjota rekisterissä olevalle henkilön edustamalle yritykselle erityistä tietoa tai etua. 

10.    Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. 

11.    Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista Espoon kaupungin toiminnan kannalta tai kunnes henkilö itse kieltää tietojenkäsittelyn.  

12.    Miten tietoja suojataan? 

Henkilötietorekisterit säilytetään sähköisesti Excel-tiedostoina Espoon kaupungin henkilöstön tietosuojatuilla työkoneilla. 

Tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy Espoon kaupungin tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Henkilöstö perehdytetään tietosuojaan ja henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn. 

13.    Rekisteröidyn oikeudet 

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni? 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. 

13.2 Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista? 

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. 

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. 

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista? 

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. 

13.5 Valituksen tekeminen 

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.