Henkilötietojen käsittely Espoon karttapalvelu

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 6.10.2023

1.    Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

2.    Rekisterin vastuuhenkilö

Paikkatietoyksikön paikkatietopäällikkö.

3.    Rekisterin yhteyshenkilö

Jani Havukainen, paikkatietopäällikkö
puh. +358 46 8773182

4.    Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5.    Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään? 

Rekisterin käyttötarkoitus on Karttapalvelun toteuttaminen. Karttapalvelun toiminnallisuus mahdollistaa käyttäjän luoda oma käyttäjätili palveluun, jota kautta käyttäjä voi tehdä omia tallennuksia. Palvelua voi käyttää myös ilman käyttäjätunnusta. Palvelun käyttöä seurataan, raportoidaan ja kehitetään sovellus- ja palvelinlokeja hyödyntämällä.

6.    Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

7.    Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteri voi koostua seuraavista rekisteröidyn antamista tiedoista (pakolliset *)
•    Käyttäjätunnus*
•    Nimi*
•    Sähköpostiosoite*
•    Salasana*
•    Puhelin
•    Katuosoite
•    Postinumero
•    Postitoimipaikka
•    Käyttäjän omat merkinnät ja tekstit

Tietojen julkisuus ja salassapidettävyys: 
Tiedot eivät pääsääntöisesti ole salassa pidettäviä.

Salassapidon perusteet:
JukL mukaan, jos on salassa pidettävää.

8.    Mistä tiedot saadaan?

Rekisterin säännönmukaisina tietolähteinä ovat verkkopalvelun käyttäjien antamat tiedot.
Palvelua voidaan käyttää tunnistautumattomana, joten yhteystietojen täyttäminen on vapaaehtoista.

9.    Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän palveluntoimittajille, joiden kanssa on sovittu rekisterinpitäjälle kuuluvien palveluiden toteuttamisesta. Viranomaisille toimitetun tiedon julkisuus määritellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain tai mahdollisten erityislakien mukaan.

10.    Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Ei siirretä. 

11.    Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään tietojärjestelmän elinkaaren ajan tai niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, joihin ne on kerätty.

12.    Miten tietoja suojataan?

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Rekisteri on tietojärjestelmän tietokannassa ja tietoihin on käyttöoikeus vain järjestelmän pääkäyttäjillä. Jokainen tietoja käsittelevä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. 

13.    Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1    Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

 Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2    Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3    Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4    Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5    Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

14.    Asiointipalvelun evästeet

Asiointipalvelu (https://kartat.espoo.fi/ims) käyttää ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka auttaa verkkosivujen ylläpitäjää tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottaa kävijöiden kirjautumista sivuille ja mahdollistaa yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystytään jatkuvasti parantamaan sivujen sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön avulla voidaan tarjota asiakkaille kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua palvelun saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen.

On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpidettyjen sivujen ja tarjottujen palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.