Tietosuojaseloste kaavavalmistelun osallisten yhteystiedot

Henkilötietojen käsittely Asiakasrekisteri -kaavavalmistelun osallisten yhteystiedot

Julkaistu: 16.9.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Torsti Hokkanen, kaupunkisuunnittelujohtaja

Kaupunkisuunnittelukeskus, PL 43, 02070 ESPOON KAUPUNKI

etunimi.sukunimi@espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Leila Lehtovirta, asemakaavasihteeri

Osoite: Kaupunkisuunnittelukeskus, PL 43, 02070 ESPOON KAUPUNKI

ksk.a-k@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on maankäytön suunnittelun (kaavoituksen) osallisten tunnistaminen, tiedottaminen ja esteellisyyden arviointi.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on maankäytön suunnittelun (kaavoituksen) osallisten tunnistaminen, tiedottaminen ja esteellisyyden arviointi.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot

  • kiinteistötunnus
  • kiinteistön omistajan nimi
  • kiinteistön omistajan osoite

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot pääsääntöisesti julkisia

SALASSAPIDON PERUSTEET:

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta mukaisesti, jos salaista tietoa

8. Mistä tiedot saadaan?

Rekisterissä oleva tieto kerätään Trimble Locus -paikkatietojärjestelmästä, kaavoituksen kohteena olevaan alueeseen kytkeytyvistä kiinteistötiedoista.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tiedot kootaan Dynasty360 -järjestelmään. Henkilötiedot ovat kaupunkisuunnittelulautakunnan käytettävissä kaava-asian käsittelyn yhteydessä.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tiedot ovat käytettävissä Dynasty 360 -järjestelmässä. Tietojen säilytysajat vaihtelevat, osaa tiedoista säilytetään pysyvästi. Tarkemmat säilytysajat selviävät Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS).

12. Miten tietoja suojataan?

TIETOJEN YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT JA SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

esim. tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

esim. Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki)