Tietosuojaseloste henkilökuntaluettelo palveluyritysten työntekijöistä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 25.8.2025

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Tässä palvelussa henkilötietoja käsitellään harmaantalouden torjumista varten. Harmaantalouden torjunta on lakisääteinen tehtävä. Henkilökuntaluetteloiden avulla Espoo saa tiedon, keitä sen kiinteistöissä työskentelee ja voi tarvittaessa luovuttaa tiedot eteenpäin esimerkiksi poliisille. Espoo tekee tarkastuskäyntejä siivouskohteisiinsa ja henkilökuntaluetteloiden avulla pystytään tarkastamaan, työskenteleekö kohteessa ne henkilöt, jotka sen sopimustoimittaja on ilmoittanut. Henkilökuntaluettelon tietojen avulla Espoo pyrkii varmistumaan siitä, että työntekijöille annetaan riittävästi työaikaa siivouksen suorittamiseen. Henkilökuntaluetteloiden avulla Espoo varmistaa myös, että työntekijät täyttävät siivouspalvelusopimuksissa määritellyt vaateet (esimerkiksi koulutuksen osalta) ja että sopimustoimittajat eivät ketjuta alihankintaansa.

Rekisteri perustuu voimassa oleviin siivouspalvelusopimuksiin ao. toimittajien kanssa.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:

• Yleisen edun tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
• Sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Sopimuksessa rekisteröity on osapuolena, tai kyse on rekisteröidyn pyynnöstä tehtävistä sopimuksen tekemistä valmistavista toimenpiteistä.

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä:

Sopimustoimittaja ja sopimus, jota rekisteri koskee.

Sopimustoimittajan henkilöstöstä rekisterissä on seuraavat henkilötiedot:

• työntekijän etu- ja sukunimi
• syntymäaika
• veronumero
• kotikunta
• siivoustyöntekijöiden osalta työaika (h/vko)
• koulutus
• työnjohdon osalta työkokemus työnjohtotehtävistä siivousalalla (vuotta)
• päivämäärä jona työntekijä on aloittanut työskentelyn Espoon kohteissa
• päivämäärä jona työntekijä on lopettanut työskentelyn Espoon kohteissa

Tiedot saadaan sopimustoimittajilta sopimussuhteeseen perustuen.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:

Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa sopimuskauden ajan sekä 6 vuotta sen päätyttyä

4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot

4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa emme käytä ulkopuolisia toimijoita.

4.2 Luovutus toisille organisaatioille

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tässä palvelussa tietoja luovutetaan tietoja luovutetaan Aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille vain mikäli luovutukselle on lainsäädännöllinen peruste.

5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

7. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

7.1 Rekisterin yhteyshenkilö

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:

Ninna Leimu

ninna.leimu@espoo.fi

puh +358 50 67305

Muutoshistoria

1.0 25.8.2025