Tietosuojaseloste graafinen tilahallintajärjestelmä

Henkilötietojen käsittely - RambollFM Graafinen tilahallinta-järjestelmä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 04.09.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki Tilapalvelut-liikelaitos

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Kiinteistötietopäällikkö Mikko Kaskivalli

mikko.kaskivalli@espoo.fi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Kiinteistötietopäällikkö Mikko Kaskivalli

mikko.kaskivalli@espoo.fi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Suunnittelija Sari-Leena Koski

sari-leena.koski@espoo.fi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

RambollFM on Ramboll Finland Oy:n kehittämä kiinteistötietojärjestelmä. Järjestelmä tarjotaan asiakkaille pääasiallisesti sovellusvuokrauksena ja sitä käytetään internetselaimella. Järjestelmän oleellisin osa on graafinen tilahallinta, johon liitetyt rakennusten pohjakuvat toimivat tilahallinnan perustana. Järjestelmään kirjaudutaan AD-tunnistautumisella SSO -tekniikalla.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

6. Mitä tietoja käsitellään?

Järjestelmän rekisteriin tallennetaan AD-tunnus, nimi, tehtävä/titteli, yritys, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

7. Mistä tiedot saadaan?

Säännönmukaisena tietolähteenä on järjestelmän tietokanta.

Järjestelmän käyttäjän tiedot tallennetaan rekisteriin Espoon kaupungin toimesta Espoon kaupungin AD:sta.

Kiinteistöjen kunnossapidosta ja kiinteistöjen hoidosta vastaavien henkilöiden yhteystiedot tulevat integraation välityksellä Espoon muista tietojärjestelmistä.

8. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

9. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

10. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietokannan osalta Rambollin palvelinsalissa otetaan varmuuskopiot ylläpitosopimuksen mukaisesti. Säilytetään toistaiseksi kiinteistön elinkaaren ajan.

11. Miten tietoja suojataan?

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

12.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

12.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

12.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

12.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

12.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).