Tietosuojaseloste asukasvalintojen valvonta

Henkilötietojen käsittely asukasvalintojen valvonnassa

Julkaistu: 10.9.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Teknisen ja ympäristötoimen asuntopäällikkö

Osoite: PL 49, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 040 353 3582

Sähköpostiosoite: asuntoyksikko@espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Teknisen ja ympäristötoimen asumisasioiden asiantuntija

Osoite: PL 49, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 040 552 5956

Sähköpostiosoite: asuntoyksikko@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Tietoja käsitellään aravarajoituslain 23 §:n, korkotukilain 11 d §:n ja lyhyen korkotukilain 24 §:n nojalla hoidettavaa asukasvalintojen valvontaa varten. Tietoja asukkaiksi valituista henkilöistä käsitellään asuntolainsäädännön edellyttämällä tavalla.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679):

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö:

  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
  • Aravarajoituslaki (1190/1993)
  • Laki vuokra-asuntolainojen ja asumisoikeustalolainojen korkotuesta (604/2001)
  • Laki vuokratalojen rakentamislainojen lyhytaikaisesta korkotuesta (574/2016)

7. Mitä tietoja käsitellään?

Asukasvalintarajoitusten alaisiin asuntoihin valittujen henkilöiden nimiä, osoitteita, muuttopäivämääriä, henkilötunnuksia, tulo- ja varallisuustietoja, tietoja asunnon tarpeesta, tietoja asunnon koosta ja huoneluvusta sekä mahdollisia asumispalvelujen myöntämiseen liittyviä tietoja hakijan terveydentilasta.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

SALASSAPIDON PERUSTEET

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 24 § 1 momentti 23 ja 25 kohdat.

8. Mistä tiedot saadaan?

Tietoja saadaan asukasvalintarajoitusten alaisia asuntoja omistavilta ja asuntojen vuokrausta hoitavilta tahoilta. Tietojen saaminen perustuu edellä mainittuihin aravarajoituslain ja korkotukilakien säännöksiin. Lisäksi tietoja voidaan saada Väestörekisterikeskuksen väestötiedoista erillisellä kyselyllä.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja luovutetaan vain viranomaisille, joilla on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada nähtäväkseen valvonnan toteuttamiseksi tarvittavat asiakirjat. Aravarajoituslain ja korkotukilakien mukaan tällaisia viranomaisia ovat kunnan lisäksi ympäristöministeriö, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ja Valtiokonttori.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Valvontailmoituksia ja niiden liitteitä säilytetään viisi kalenterivuotta.

12. Miten tietoja suojataan?

Sähköinen aineisto tallennetaan verkkolevylle. Tietoihin on käyttöoikeudet vain henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietojen käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus.

Paperista aineistoa säilytetään lukitussa kaapissa ja lukitussa arkistotilassa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.(ulkoinen linkki)