Tietosuojaseloste, henkilötietojen käsittely, Espoon ruotsinkielisen työväenopiston kurssihallintajärjestelmän henkilötietokanta (Kursor/Ilmonet.fi)

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 19.12.2022 (Päivitetty: 12.8.2024 )

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Apulaisrehtori Ann-Christine Stenbacka

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: 09 816 21 (vaihde)

Osastosihteeri Anette Ohlström 
anette.a.ohlstrom@espoo.fi

Osoite: Espoon ruotsinkielinen työväenopisto, PL 3560, 02070 ESPOON KAUPUNKI

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Rekisteröityneet ovat asianosaisia järjestelmään kirjatuissa asioissa. Järjestelmään talletetaan vain asioiden käsittelyn ja rekisteröidyn oikeusturvan kannalta välttämättömiä tietoja.
Viranomainen tarvitsee rekisterissä olevia opettajia koskevia tietoja työsopimusta ja palkanmaksua varten.
Rekisterissä olevat opiskelijoita koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta opiskelijat voidaan yksilöidä riittävän tarkasti kursseille rekisteröitymistä ja kurssimaksujen asianmukaista kohdentamista varten.
Lisäksi kerätään välttämättömiä tietoja asiakaspalvelua, toiminnan suunnittelua ja tilastointia varten työväenopiston, kaupungin ja valtionhallinnon viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamiseksi.

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b-c ja e alakohdat.

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Pakolliset tiedot:
Sukunimi, etunimet, sukupuoli, henkilötunnus, osoite.
Pääsääntöisesti kaikilta kerättävät tiedot:
Kutsumanimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Valinnaiset tiedot:
Työttömyys (jos henkilö hakee alennusta), Kaikukortin tunnus (jotta henkilö voi käyttää Kaikukorttia osallistuakseen kursseille ilmaiseksi), Kursor-ohjelman kautta tapahtuvan opiston markkinoinnin hyväksyminen, äidinkieli, palvelukieli sekä yhteystiedot.
 

Rekisteriin päivitetään asianomaisilta osapuolilta saadut tiedot yleensä silloin, kun he rekisteröityvät kurssille tai kun henkilöt rekisteröidään laitoksen työntekijöiksi tai tuntiopettajiksi.

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Julkisten tietojen luovuttamisesta viranomaisten rekistereistä määrätään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 16 §:n 3 momentin perusteella. Lain mukaan luovutuksensaajalla tulee olla oikeus tallettaa ja käyttää kyseisiä henkilötietoja.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 13 §:n 2 momentissa tarkoitetun yksilöidyn tiedonsaantipyynnön perusteella.
Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöllisen tietopyynnön perusteella. Jokaisella on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Toimintakertomuksia ym. varten järjestelmästä kerätään suoritteita kuvaavaa tilastotietoa. Nämä tiedot eivät sisällä henkilötietoja.
Palvelun tekninen palveluntuottaja on Grynos Oy.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Espoon ruotsinkielisen työväenopiston arkistonmuodostussuunnitelma on nähtävillä asiakaspalvelussa osoitteessa Tuuliniitty 6, 02100 Espoo.

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: -