Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Omavalvontasitoumuksiin liittyvä henkilörekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 30.5.2022

Espoon kaupunki

Liikuntajohtaja

Liikuntapalvelukoordinaattori, liikuntapaikkavaraukset@espoo.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

PL 34, 02070 ESPOON KAUPUNKI

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Rekisterin avulla hallinnoidaan koulujen liikuntatilojen

· ulkopuolisen ilta-, viikonloppu- ja loma-aikaisten käyttövuorojen valvonta

· järjestyksen ylläpito

· tilojen siistiminen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

Omavalvonta -lomakkeen sisältö, mm.

- Sitoumuksen antajan nimi, osoite, sitoumuksen yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti

- Valvonta- ja siistimistehtävien vastuuhenkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero

- Tehtävien suorittamispaikka- ja aika (koulun nimi ja osoite)

- Lomakkeen päiväys ja allekirjoitusten osalta käyttäjän allekirjoitus ja liikuntapalvelupäällikön allekirjoitus nimen selvennyksineen.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä.

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan hakemuksesta häneltä itseltään. Tiloja ei voi käyttää ilman tietojen antamista.

Ei säännönmukaista luovutusta.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa. Omavalvontasitoumuksia säilytetään sitoumuksen voimassaoloaika + 2 v.

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät: Ei ole.

Manuaalinen aineisto: Asiakkaiden täyttämät paperiset hakemuslomakkeet liitteineen säilytetään mapeissa, jotka ovat aikajärjestyksessä lukitussa kaapissa. Pääsy kaappiin on vain rekisterin vastuuhenkilöillä tai heidän esimiehensä valtuuttamalla viran- tai toimenhaltijalla. Paperiset lomakkeet tuhotaan tietoturvallisesti.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).