Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Henkilötietojen käsittely, Liikunnan ja urheilun tulosyksikön avustushakemukset

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 19.10.2023

Espoon kaupunki

Liikuntajohtaja

Liikuntapalvelukoordinaattori

Sähköpostiosoite: liikuntapaikkavaraukset@espoo.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

PL 34, 02070 ESPOON KAUPUNKI

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avustushakemusten käsittely ja arkistointi Liikunnan ja urheilun tulosyksikössä.

- liikuntapalvelut: liikuntatoiminta-avustus (liikuntaseurat ja erityisryhmät), liikuntatilojen vuokra-avustus, koulutusavustus, nuorten urheilijastipendi ja suunnistuskartta-avustus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Yhteisöön tai muuhun toimijaan liittyvän henkilön tiedot:

- nimi

- henkilötunnus

- osoite

- puhelinnumero

- sähköposti

- valmentajan / ohjaajan nimi ja sähköpostiosoite (koulutusavustus)

- urheilijan nimi, osoite ja syntymäaika (nuorten urheilijastipendit)

Yhteisöistä tallennetaan:

- yhteisön nimi

- y-tunnus

- osoite

- puhelinnumero

- sähköposti

- kotikunta

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Tiedot eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä.

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan hakemuksesta.

Perustietolomakkeesta siirretään tarvittaessa tietoja Espoon avustusjärjestelmään.

Espoon avustusjärjestelmän palveluntuottaja on Espoon kaupunki, toimittaja Reaktor ja alikäsittelijä Amazon EU.

Kaupunki rekisterinpitäjänä käyttää toiminnassaan henkilötietojen käsittelijöitä (palveluntuottajat). Käsittelijät voivat siirtää rekisterin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät: Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Hakemuksen tarvittavat tiedot tallennetaan rekisterin vastuuhenkilön työasemaan.

Manuaalinen aineisto: Asiakkaiden täyttämät paperiset hakemuslomakkeet liitteineen säilytetään mapeissa, jotka ovat aikajärjestyksessä lukitussa kaapissa. Pääsy kaappiin on vain rekisterin vastuuhenkilöillä tai heidän esihenkilön valtuuttamalla viran- tai toimenhaltijalla. Paperiset lomakkeet tuhotaan tietoturvallisesti.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).