Tietosuojaseloste Espoon kaupunki Kulttuurin tulosyksikkö KULPS-uutiskirjeen henkilörekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä 15.3.2023.

Espoon kaupunki

Tiina Kasvi, kulttuuripäällikkö

tiina.kasvi@espoo.fi

Elina Harlas, erityisasiantuntija

elina.harlas@espoo.fi

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on viestiä uutiskirje-työkalun tai sähköpostin avulla KULPS-sisällöistä kaikille osallisille ja kiinnostuneille.

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, koulu ja/tai organisaatio).

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot voivat olla osittain salassa pidettäviä.

SALASSAPIDON PERUSTEET:

Julkisuuslaki 24.1 §

Henkilötiedot saadaan rekisteröityneeltä suostumuksella koulujen lukuvuosisuunnitelmasta, henkilön itse suoraan tilatessa uutiskirjeen, tai sähköpostilla kirjallisesti pyytäessä.

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Espoon kaupungin ulkopuolelle. Tietoja käsitellään Espoon kaupungin kulttuurin tulosyksikössä. Liana Technologies Oy (Koodiviidakko Oy) käsittelee rekisterin henkilötietoja ylläpitämänsä uutiskirjepalvelun LianaMailer toimittamisen edellyttämässä laajuudessa. Tietoja voitaisiin luovuttaa vain, mikäli lainsäädäntö, esimerkiksi julkisuuslaki tähän velvoittaisi.

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille henkilöille.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja poistetaan rekisteröidyn vaatimuksesta, tai rekisteröidyn vuorovaikutussuhteen loppumisen vuoksi. Asiakas voi itse peruuttaa uutiskirjeen sähköisessä uutiskirjeessä olevan poistolinkin kautta.

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta).

Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan ja käyttämään vain siihen oikeutettu Espoon kaupungin työntekijä. Tietojärjestelmään pääsee vain kaupungin myöntämällä käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).