Tietosuojaseloste Päätöksentekojärjestelmä Dynasty 10

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Tässä palvelussa henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Espoon kaupungin viranomaisten asioiden ja asiakirjojen rekisteröinti, käsittely, säilytys ja tuhoaminen tiedonhallintalain ja kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Järjestelmään tallennetaan valtuuston, kaupunginhallituksen, lauta- ja johtokuntien, niiden jaostojen sekä viranhaltijoiden päätettävät asiat. Järjestelmän avulla seurataan kaupungin hallinnossa valmisteltavien asioiden käsittelyä sekä annetaan tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä. Osana tätä järjestelmään rekisteröidään käyttäjistä nimitietoja ja lokitietoja osoittamaan, kuka asiaa tai asiakirjaa on käsitellyt. Järjestelmän rakenne ja toiminta noudattaa julkisuuslakia, hallintolakia, tietosuoja-asetusta, tietosuojalakia, tiedonhallintalakia, arkistolakia sekä niiden pohjalta annettuja ohjeita ja määräyksiä. 

Lisäksi järjestelmään tallennetaan sopimukset, jossa Espoon kaupunki on osapuolena. Järjestelmään rekisteröityy tietoja järjestelmään tallennettavien asioiden ja asiakirjojen käsittelijöistä. Näitä tietoja käytetään tarkastustoimessa.

Järjestelmässä toimii myös luottamushenkilörekisteri, johon tallennetaan kaupungin luottamustoiminnassa olevien henkilöiden tiedot kuntalain mukaisesti.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:

• Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi palvelussa käsitellään henkilötietoja mahdollistamaan seuraavien lakien mukainen toiminta:
  • Kuntalaki 419/2015  107 § (pöytäkirjan laadinta); 139 § (päätöksen tiedoksianto asianosaiselle); 140 § (päätöksen tiedoksianto kunnan jäsenelle) mukainen toiminta
  • Mahdollistamaan hallintolain 434/2003 mukainen hallintoasian käsittely.
  • Tiedonhallintalain 906/2019 25 § ja 26 § mukainen asiarekisteriin rekisteröinti.
  • Julkisuuslain 621/1999 mukainen tietopyyntöjen käsittely (9-12 §) sekä mahdollistamaan salassa pidettävien asiakirjojen merkitseminen ja käsittely (22-25 §).
  • Arkistolain 831/1994 6-16 § mukainen toiminta asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja arkistointia varten. 
  • Digipalvelulain 306/2019 5 § mukainen digitaalisten palveluiden mahdollistaminen

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä: henkilön nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ammatti, osoite- ja muut yhteystiedot sekä käsiteltävän asian vaatimat muut yksilöivät tiedot, asian ja asiakirjojen kuvaus ja kuvailutiedot sekä asian käsittely- ja päätöstiedot.

Järjestelmässä on tieto asioiden päättäjistä, sopimuskumppaneista, valmistelijoista ja käsittelijöistä: sukunimi, etunimi, tehtävänimike/asema organisaatiossa. Käyttäjän kaikesta asioiden käsittelystä, myös lukemisesta, rekisteröityy nimi- ja tehtävätietojen lisäksi käyttäjätunnus sekä tieto niistä asioista ja asiakirjoista, joita hän on käsitellyt.

Saamme tiedot suoraan rekisteröidyltä asian vireillepanon yhteydessä tai osana sopimuksen rekisteröinnin yhteydessä. 

Tiedot voidaan saada toiselta viranomaiselta osana muutoksenhakua valittaessa kaupungin viranomaisen tai toimielimen päätöksestä tai osana asian/asiakirjan rekisteröintiä ja asian käsittelyä henkilön toimiessa asianosaisena tai asian käsittelijänä.

Tiedot voidaan saada myös osana muita käytössä olevia rekistereitä kuten esimerkiksi kiinteistörekisteri tai luottamushenkilörekisteri ja niihin liittyvän asian käsittelyn yhteydessä.

Järjestelmän käyttäjien tiedot saadaan käyttövaltuushallinnan kautta Espoo Azure AD:n avulla.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:

Arkistoitavat asiakirjat määrää Kansallisarkisto arkistomääräyksillään. Dynasty päätöksentekojärjestelmään tallennettavat asiakirjat noudattavat näitä arkistomääräyksiä. 

Mm. seuraavia asiakirjoja arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi: Toimielinten päätöspöytäkirjat, luottamushenkilörekisteri, viranhaltijapäätökset, osapöytäkirjat, kuntalaisaloitteet ja -vastaukset, valtuustoaloitteet, valtuustokysymykset, kantelut, lausunnot jos Espoo toimii lausuntojen pyytäjänä, selvityspyynnöt ja -vastaukset, vastinepyynnöt ja -vastaukset, valtuustotoivomukset, jatkovalituskirjeet, tilinpäätökset, kunnan strategiat, toimintakertomukset, toimintaraportit

Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat on arvioitu lainsäädännön, kansallisten suosituksien sekä tehtävää toteuttavien asiantuntijoiden avulla.

• 20 vuotta säilytetään mm. seuraavia asiakirjoja: valitusviranomaisen päätökset (kun Espoo ei toimi valitusviranomaisena)
• 15 vuotta säilytetään mm. seuraavia asiakirjoja: sopimukset (sopimuksen voimassaolon päätyttyä)
• 10 vuotta säilytetään mm. seuraavia asiakirjoja: Kirjeet, hakemukset, tietopyynnöt- ja vastaukset, saapuneet päätökset, oikaisuvaatimukset, lausuntopyynnöt (ja lausunnot mikäli Espoo vastaa lausuntopyyntöön), kirjanpitoaineisto
• 2 vuotta säilytetään mm. seuraavia asiakirjoja: lainvoimaisuustodistus
• 1 vuotta säilytetään mm. seuraavia asiakirjoja: pöytäkirjanote

Huomioithan, että tietojen ja asiakirjojen säilytysajoissa voi olla tehtäväriippuvaista vaihtelua. Ajantasaiset säilytysaikatiedot löytyvät Espoon tiedonohjaussuunnitelmasta. Säilytysaikatietoa yksittäiseen asiakirjaan liittyen voi tiedustella Espoon kaupunginarkistolta kaupunginarkisto@espoo.fi  

4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot 

4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: Innofactor Oy, Digia Oyj

4.2 Luovutus toisille organisaatioille

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti toisille organisaatioille. 

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tässä palvelussa tietoja luovutetaan julkisuuslain 621/1999 9-12 § mukaisiin tietopyyntöihin tai tietosuoja-asetuksen art. 35 7-kohdan art. 15 mukaisiin omien henkilötietojen tarkastuspyyntöihin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa poliisilain 4 luvun 2 § mukaisesti poliisille kuuluvan tehtävän suorittamista varten. 

5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

6. Rekisteröidyn oikeudet 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.

7. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

7.1 Rekisterin yhteyshenkilö

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön: 

Hallintosihteeri Heidi Rosenberg

Osoite: PL 12 (Virastopiha 2 C), 02070 Espoon kaupunki 

Puh.: +358 50 5970956. 

Sähköpostiosoite heidi.rosenberg@espoo.fi 

Muutoshistoria

1. 2023
2. 19.3.2026