Erityisruokavalioiden rekisteri, henkilötietojen käsittely

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 17.9.2020. 

Muutoshistoria: 1.0, 26.8.2025

1. Rekisterinpitäjä 

Espoon kaupunki  

2. Rekisterin vastuuhenkilö 

Minna Ahola, ruokapalvelujohtaja
PL 60, 02070 ESPOON KAUPUNKI
+358 9 81621 (vaihde), ruokapalvelut@espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö 

Minna Ahola, ruokapalvelujohtaja
PL 60, 02070 ESPOON KAUPUNKI
+358 9 81621 (vaihde), ruokapalvelut@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde) 
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?  

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Tässä palvelussa rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kaupungin järjestämien ateriapalvelujen piirissä olevien ruokailijoiden erityisruokavalioiden järjestäminen.
Erityisruokavaliolomakkeiden pohjalta ateriapalvelujen sopimustoimittajat tekevät yhteenvetolistat ruokailijoiden erityisruokavalioista ateriapalvelujen sopimustoimittajien käyttöön.

Henkilötietojen keräämisen on edellytys sille, että henkilölle voidaan toimittaa oikea eritysruokavalioannos. Mikäli tietoja ei toimiteta, eivät eritysruokavaliota noudattavat henkilöt saa itselleen sopivaa ruokaa kaupungin järjestämissä ateriapalveluissa.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:

• Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi perusopetuslain (628/1998, 31 §), lukiolain (629/1998, 28 §) ja varhaiskasvatuslain (9/2018 11 §) mukaisten aterioiden tarjoamiseen.
• Suostumus. Sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi, mikäli tarvetta erityisruokavaliolle ei enää ole.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste? 

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen, lakiin henkilötietojen käsittelystä, varhaiskasvatuslakiin, perusopetus- ja lukiolakeihin sekä yleiseen etuun ja henkilön suostumukseen. 

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi 

7. Mitä tietoja käsitellään? 

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä:

• henkilön nimi ja syntymävuosi sekä koulun/päiväkodin/muun toimipisteen nimi
• huoltajan nimi ja yhteystiedot
• erityisruokavalion / muun ruokavalion tiedot

8. Mistä tiedot saadaan? 

Henkilötiedot kerätään henkilön itsensä/huoltajien tai muun omaisen toimittamista erityisruokavalioilmoituksista. 

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle? 

Ei luovuteta 

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Espoo pyrkii oletusarvoisesti varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään EU/ETA-alueella. Kaupunkimme palveluita ja toimintoja voidaan kuitenkin joissain tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevien palveluntarjoajien, palvelujen tai palvelimia käyttäen. Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti EU- ja ETA-alueella.

Espoo on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen asettamia kriteerejä henkilötietojen siirroille, ja on tässä palvelussa varmistanut henkilötietojesi riittävän suojaustason tietosuojalainsäädännön mukaisella siirtoperusteella. Espoon kohdalla siirtoperusteet ovat pääosin EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet sopimuksen osana; EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys; siirto maihin joissa tunnistetusti riittävä tietosuojan taso; tai yritystä koskevat sitovat säännöt (Binding Corporate Rules).

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:

Tietoja säilytetään niin pitkään, kun henkilöt ovat kaupungin järjestämien ateriapalvelujen piirissä, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

12. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot

Espoon lukuun käsittelevät tahot:

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: Espoon kaupungille ateriapalveluja tuottavat sopimuskumppanit.

Luovutus toisille organisaatioille:

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tässä palvelussa tietoja luovutetaan vain siinä tapauksessa toimipisteen henkilökunnalle tai terveydenhuollolle, jos asiakas on saanut vakavan oireen syödystä ateriasta.

13. Rekisteröidyn oikeudet 

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Asiakkaiden oikeudet 

1. Miten voin tarkastaa tietoni? 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.  

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. 

1. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista? 

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. 

3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. 

4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista? 

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. 

5. Valituksen tekeminen 

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.