Tietosuojaseloste: Peli- ja luovien alojen keskittymä -hanke, Espoo Game LABin osallistuja- ja kumppanirekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 11.1.2024

Espoon kaupunki 
PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI

Harri Paananen, elinkeinojohtaja 
harri.paananen(at)espoo.fi

Heli Hidén, erityissuunnittelija 
heli.hiden(at)espoo.fi

Espoon kaupungin tietosuojavastaava 
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 
Puh. +358 9 81621 (vaihde) 
Sähköpostiosoite: tietosuoja(at)espoo.fi

Henkilötietoja käytetään Espoon kaupungin tuottaman peli- ja luovien alojen keskittymän sekä Espoo Game LAB-toiminnan toteuttamiseen. Toiminta on osa pääkaupunkiseudun pelialan keskittymä pk-yrityksille -hanketta.

Henkilötietoja käytetään:

• Espoo Game LABiin hakevien henkilöiden ilmoittautumiseen ja yhteydenpitoon.
• Hankkeen yhteistyökumppanien, mentoreiden ja opettajien yhteydenpitoon.
• Hankkeen tapahtuma- ja opetustoiminnan tuottamiseen.
• Hankkeen palveluiden kehittämiseen.
• Uutiskirjeiden ja asiakastiedotteiden lähettämiseen sekä muihin näihin rinnastettaviin toimiin.

Yksityishenkilöiden osalta rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 a-kohta.

Yritysten ja työnantajien osalta rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun. Tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 e-kohta.

Yksityishenkilön yksilöinti- ja yhteystiedot

• nimi
• organisaatio (ja osasto) sekä asema
• organisaation osoitetiedot
• kotikunta
• sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot, ml. linkkejä sosiaalisen median tileihin
• puhelinnumero
• rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
• henkilön itse luovuttamat muut tiedot
• mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti)
• edellä olevien tietojen muutostiedot
• asiakkaan itse tuottama tai tarjoama tieto
• suostumuksia ja muita valintoja
• koulutukseen, työhistoriaan ja ammattiin liittyviä tietoja
• lokitiedot uutiskirjeen avaamisista
• lokitiedot kolmansien osapuolien kanssa järjestettävistä tapahtumista, esimerkiksi tapahtumien yhteyteen sovittujen tapaamisten osapuolet, virtuaalitapahtumien eri ohjelmaosuuksien osallistumis- ja julkisesti käydyt chat-tiedot.

Yritysten ja työnantajien yhteyshenkilöiden yksilöinti- ja yhteystiedot

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakas- ja yhteistyökumppaniyritysten yhteyshenkilöt, viran puolesta yhteistyökumppaniksi, potentiaaliseksi asiakkaaksi ja/tai markkinoinnin piiriin lukeutuvat, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt sekä rekisterinpitäjän järjestämiin tapahtumiin osallistuneet tai markkinointiluvan antaneet.

Rekisteri voi sisältää rekisteröidyistä muun muassa seuraavia tietoja:

• nimi
• organisaatio (ja osasto) sekä asema
• organisaation osoitetiedot
• sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot, ml. linkkejä sosiaalisen median tileihin
• puhelinnumero
• organisaatiossa olevat avoimet työpaikat
• rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
• henkilön itse luovuttamat muut tiedot
• mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti)
• edellä olevien tietojen muutostiedot
• lokitiedot uutiskirjeen avaamisista
• lokitiedot kolmansien osapuolien kanssa järjestettävistä tapahtumista, esimerkiksi tapahtumien yhteyteen sovittujen tapaamisten osapuolet, virtuaalitapahtumien eri ohjelmaosuuksien osallistumis- ja julkisesti käydyt chat-tiedot.

Neuvontaa ja palvelua koskevat tiedot

• ajanvaraus- ja käyntitiedot (tämä koskee mm. yrityksen perustamisen ja työllistymiseen liittyviä palveluja)
• palvelun järjestämiseen liittyvät tiedot
• asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit sekä yhteydenotot
•  asiakaskohtaiset suunnitelmat

Muita rekisteriin muodostuvia tietoja

• palvelun tilastotapahtumat

Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät

• EkaCRM (Elinkeino- ja kaupunkikehitysyksikön asiakkuuden hallinnan järjestelmä)
• Espoon kaupungin suojattu/käyttöoikeuksin rajoitettu verkkolevy

Rekisterin tiedot saadaan tai kerätään rekisteröidyltä itseltään, Espoon kaupungin verkkosivuilta (yhteydenottolomakkeet, materiaalilataukset, uutiskirjeen tilauslomakkeet), Espoon kaupungin sekä kolmansien osapuolien järjestämien tapahtumien ja ohjelmien ilmoittautumisten kautta, kuten esimerkiksi osallistumalla Espoo Game LABin toimintaan. 

Yritysten ja työnantajien yhteyshenkilöiden henkilötietoja saadaan myös yleisesti saatavilla olevista internet-lähteistä ja mahdollisista muista julkisista lähteistä. Yritysten ja työnantajien yhteyshenkilöiden henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

Tietoja luovutetaan yhteistyökumppaneille, jotka ovat osallisina rekisteröidylle tarjottavan palvelun suunnittelussa ja/tai toteuttamisessa.

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisterinpitäjän tarjoamat palvelut hyödyntävät kolmannen osapuolen pilvipalveluita, joita säätelevät Yhdysvaltain lait. Nämä lait voivat erityistapauksissa pakottaa pilvipalvelun toimittajan luovuttamaan tietoja Yhdysvaltain viranomaisille.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista Espoon kaupungin toiminnan kannalta tai kunnes henkilö itse kieltää tietojenkäsittelyn.

Asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja lukituissa tiloissa. Järjestelmiin tallennettuja tietoja suojataan käyttöoikeuksin ja käyttölokein. Henkilöstö perehdytetään tietosuojaan ja henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn.

Jos tiedonkeruu perustuu suostumukseen, asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen ja vaatia tietojensa poistamista. Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostia rekisterin yhteyshenkilölle.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Ennen tietojen luovuttamista tietoja pyytävän henkilöllisyys tarkastetaan, joka voi edellyttää käyntiä Espoon asiointipisteessä.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi