Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely Liikunnan ja urheilun tulosyksikkö venepaikkojenvarausjärjestelmä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 21.2.2025

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Tässä palvelussa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää venepaikkojenvarausjärjestelmän varausten asiakastietoja Liikunnan ja urheilun tulosyksikössä. Lisäksi henkilötietoja käytetään palveluiden raportointiin kuten Ämmäsmäen veneiden säilytyspaikkojen kulunvalvontaan, asiakkaalle lähettäviin varausvahvistuksiin tunnistetarroineen ja laskutukseen liittyviin erilaisiin raportteihin.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:

• Sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Sopimuksessa rekisteröity on osapuolena, tai kyse on rekisteröidyn pyynnöstä tehtävistä sopimuksen tekemistä valmistavista toimenpiteistä. 

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä:

Henkilöasiakkaan tai yhteisön yhteyshenkilön tiedot:

- nimi
- henkilötunnus
- osoite
- kotikunta
- puhelinnumero
- sähköposti
- veneen- ja trailerin rekisterinumero

Yhteisön tiedot:

- toiminimi 
- osoite
- laskutusosoite
- puhelinnumero
- sähköposti
- kotikunta

Ämmäsmäki veneiden säilytyspaikkojen kulunvalvonnan kannalta tarpeellinen tieto

-nimi

Henkilötiedoista saamme: henkilön nimi, henkilötunnus, osoite ja kotikunta tunnistautumispalveluun (SUOMI.FI-TUNNISTUS) kautta tai asiakkaan virkailijalle ilmoittamista tiedoista. Palveluasioissa tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:

Asiakastietoja säilytetään venepaikkojenvarausjärjestelmässä 2 vuotta venepaikkavarauksen asiakkuuden päättymisen jälkeen.

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: toimittaja Reaktor ja alikäsittelijä Amazon EU.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.  

Espoo pyrkii oletusarvoisesti varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään EU/ETA-alueella. Kaupunkimme palveluita ja toimintoja voidaan kuitenkin joissain tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevien palveluntarjoajien, palvelujen tai palvelimien käyttäen. Käsittelijät voivat siirtää rekisterin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Amazon EU toimii Reaktorin alikäsittelijänä. Amazon on yhdysvaltalainen yritys. Yhdysvaltojen lainsäädäntö voi erityistapauksissa velvoittaa Amazonia luovuttamaan käsittelemiään tietoja viranomaisille.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta.(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. 

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. 

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. 

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan). 

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:

Pia Martin, yhteyspäällikkö

Liikunnan ja urheilun tulosyksikkö, PL 34, 02070 Espoon kaupunki

Sähköpostiosoite: etunimi.m.sukinimi@espoo.fi

1.0 julkaisupäivämäärä