Tietosuojaseloste Espoon kaupunki Kaupunginorkesterin Tapiola Sinfonietta asiakasrekisteri

Julkaistu: 22.9.2020

Espoon kaupunki

etunimi.sukunimi@espoo.fi

Intendentti Maati Rehor

Mikko Koivumäki (tiedotus ja markkinointi)

Satu Eronen (taiteellinen toiminta)

PL 3262, 02070 ESPOON KAUPUNKI

p. +358 9 81621 (vaihde)

tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietoja käytetään kaupunginorkesteri Tapiola Sinfonietta asiakassuhteiden ylläpitoon ja asiakastiedotteiden postitukseen, sekä markkinointiin. Rekisterin henkilötietoja käytetään myös konserttitoimintaan liittyvien materiaalien (mm. nuotit) välittämiseen kapellimestareille ja solisteille.

Tietoja voidaan käyttää myös tilastollisiin tarkoituksiin.

Lipunmyynnin asiakastietojen ylläpito ulkoistettu osittain Lippupiste Oy:lle.

Rekisterin henkilötietojen käsittely yksityishenkilöille perustuu

rekisteröidyn antamaan suostumukseen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1a-kohta).

Kun markkinoidaan yrityksille, rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun (tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 e-kohta).

• Asiakkaan tiedot:

- nimi

- asiakkaan osoite ja sähköpostiosoite

- asiakkaan puhelinnumero

• Kapellimestarin ja solistin tiedot:

- nimi

- osoite ja sähköpostiosoite

- puhelinnumero

- agentti

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät pääosin ole lain mukaan salassa pidettäviä. Salassapitoa sääntelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Lain 24 §:n mukaan esimerkiksi salassa pidettäviä ovat asiakirjat, jotka sisältävät mm. tiedon henkilön ilmoittamasta salaisesta puhelinnumerosta.

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella heiltä itseltään. Rekisteriin saadaan myös tietoja samalla kun asiakas tilaa uutiskirjeen uutiskirjelinkin kautta.

Lisäksi käytetään julkisia tietolähteitä kuten FonectaFinder ja Väestörekisterikeskuksen osoitepalvelu.

Kapellimestarin ja solistin tiedot saadaan suoraan henkilöltä itseltään tai agentin kautta ja julkisia lähteitä käyttäen.

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille henkilöille. Lipunmyynnin osittaisen ulkoistuksen johdosta Lippupiste Oy:llä pääsy rekisteriin.

Massapostitukset on ulkoistettu kaupungin sopimuspainoille.

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle asianmukaisia suojatoimia noudattaen, mikäli se on tarpeen palvelujen tekniseksi toteuttamiseksi.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkisto- ja museolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta).

Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät:

Rekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään (OPAS), joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoverkko ja palvelimet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Käyttöoikeudet rekisteriin ovat niillä yksikön palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Markkinointiviestintään tarvittavat asiakastiedot tallennetaan rekisterin vastuuhenkilön työasemaan.

Manuaalinen aineisto:

Asiakkaiden täyttämät paperiset lomakkeet säilytetään lukituissa tiloissa siihen saakka, että ne kirjataan sähköiseen asiakasrekisteriin. Kirjauksen jälkeen paperiset lomakkeet tuhotaan tietosuojaroskien mukana.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon

tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)