Tietosuojaseloste maanvuokrasopimukset

Henkilötietojen käsittely Trimble Sopimustenhallinta
Tietosuojaselosteen julkaisupäivä: 7.5.2024

Espoon kaupunki

Tonttipäällikkö

Suunnittelupäällikkö Jukka Haataja

Kaupunkiympäristön toimiala / tonttiyksikkö

puh. +358 50 4289443

jukka.haataja@espoo.fi

PL 49 02070 ESPOON KAUPUNKI

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Sopimustenhallinta on rekisterisovellus kaupungin maa-alueita koskevien vuokrasopimusten hallintoon. Sopimustenhallintaan kerätään vain sopimusten hallinnoinnin kannalta tarpeellista tietoa. Vuokrasopimuksen laskutus tapahtuu rekisterin kautta, ja rekisteröityjä tietoja käytetään laskutuksen ja mahdollisten asiakkuutta koskevien tiedotteiden kohdentamiseksi.

Järjestelmästä tulostetaan laskutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi sähköisiä laskutusraportteja, jotka voivat sisältää myös henkilötietoja.

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä

Vuokralaiset ovat rekisterissä osapuolina, joilla voi olla tietoina seuraavat tiedot: nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, kansalaisuus ja mahdollinen kuolinpäivä.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Sopimushallinnassa käsiteltävät tiedot eivät ole salassa pidettäviä.

Jos rekisteröidyllä on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli turvakielto on tiedossa. Ulkopaikkakuntalaisten maanomistajien ja -haltijoiden osalta turvakielto on asiakkaan ilmoituksen varassa.

Tiedot saadaan rekisteröidyn tekemästä sopimuksesta. Lisäksi tietoja voidaan saada rekisteröidyn kirjallisesta ilmoituksesta, Maanmittauslaitoksen ylläpitämästä kirjaamisasioiden rekisteristä, väestörekisterikeskuksen väestötietorekisteristä sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmistä.

Tietoja käytetään järjestelmässä ja sen tietopalvelujärjestelmän kautta. Rekisteristä ei luovuteta eikä siirretä tietoja kaupungin ulkopuolelle.

Vuokrasopimukset, joissa Espoon kaupunki on osapuolena, ovat julkisuuslain tarkoittamina viranomaisen asiakirjoina pääsääntöisesti julkisia.

Tietoja ei luovuteta EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

Tiedot säilytetään rekisterissä sopimuksen voimassaoloajan päättymisen jälkeen enintään 10 vuodan ajan.

SÄHKÖINEN AINEISTO:

• Trimble Locus Sopimustenhallinta-sovellus
• MS Excel

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai

rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).