Tietosuojaseloste yksityisen varhaiskasvatustoiminnan aloittamisesta, hyväksymisestä, ohjauksesta, neuvonnasta ja valvonnasta

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste 

Henkilötietoja käsitellään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Henkilötietoja käsitellään yksityisen hoidon tuella, ostopalveluna sekä palvelusetelillä järjestettävän yksityisen varhaiskasvatuksen (päiväkodit, ryhmäperhepäiväkodit ja perhepäivähoitajat) toiminnan aloittamisessa ja hyväksymisessä. Lisäksi henkilötietoja käsitellään varhaiskasvatuslain mukaisen ohjauksen, neuvonnan ja valvontatehtävien hoitamisessa. 

Mikäli palveluntuottaja hakeutuu palvelusetelillä toimivaksi päiväkodiksi Vakaseteli-järjestelmän kautta, palveluntuottaja toimittaa palvelusetelihyväksymistä varten tietoja palveluntuottajasta, toimipaikasta, päiväkodin johtajasta ja palveluhinnastosta.  

Perhepäivähoitoa järjestävän tai tuottavan yksityisen palvelujentuottajan on ennen toiminnan aloittamista tai sen olennaista muuttamista tehtävä kirjallinen ilmoitus kunnalle.  

Henkilötietojen käsittelyperusteena palvelussa on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 

Keskeinen lainsäädäntö:  

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016) 

• Tietosuojalaki (1050/2018)  

• Perusopetuslaki (628/1998)  

• Varhaiskasvatuslaki (540/2018) 

• Asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018) 

• Laki varhaiskasvatuksen palvelusetelistä (1048/2025) 

• Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996) 

• Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus varhaiskasvatuksen yksityisen palveluntuottajan rekisteröinti- ja ilmoitusmenettelyyn kuuluvista liitteistä (890/2022) 

• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002) 

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 momenttiin. Henkilötunnuksen käsittelystä yksityisen palveluntuottajan lupa- tai ilmoitusmenettelyn yhteydessä säädetään varhaiskasvatuslain 44 a, 44 e ja 45 §:ssä.  

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan? 
 

Toiminnan hyväksyminen ja aloittaminen 

Päiväkotipalveluntuottajat 

• Kunnan viranomaiset saavat Lupa- ja valvontavirastolta tarkastuspyynnön.   

• Kunnan viranomaisen tarkastuskertomus, joka tarvittaessa sisältää 

• lasten kanssa työskentelevän muuhun kuin työsopimussuhteiseen henkilöstöön kuuluvien henkilöiden nimet ja tiedot rikosrekisteriotteen anto- ja tarkistuspäivämääristä 

• Omavalvontasuunnitelma 

• Lupa- ja valvontaviraston päiväkotitoiminnan rekisteröintipäätös. Luvan liitteenä on rekisteriote Lupa- ja valvontaviraston palveluntuottajarekisteri Soterista. 

Yksityiset perhepäivähoitajat ja ryhmäperhepäiväkodit 

Yksityisten perhepäivähoitajien osalta toiminnan aloittamisen tiedot saadaan yksityisen perhepäivähoitajan ilmoituksesta ja perhepäivähoitajan toimittamista ilmoituksen liitteistä. 

Tiedot varhaiskasvatustoiminnan aloittamisesta ja toiminnan olennaisesta muutoksesta saadaan ryhmäperhepäiväkotien osalta ilmoituksesta ja palveluntuottajan toimittamista ilmoituksen liitteistä. 

• Ilmoitus ja liitteet toiminnan aloittamisesta. Ilmoitus sisältää toiminnasta vastaavan henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, koulutus, työkokemus ja tehtävä toimipaikassa sekä varhaiskasvatuslain 44 a §:n 1 momentin 1–4 kohdassa ja 6–11 kohdassa tarkoitetut tiedot sekä pyydetyt liitteet.  

Ilmoituslomakkeet tiedot: 

• nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, äidinkieli, muu kielitaito, sähköpostiosoite 

• perhepäivähoitajan rikostaustaotteen anto- ja tarkistuspäivämäärät 

• koulutus, työkokemus 

• puolison työskentely kotona 

• kotona asuvien lasten lukumäärä ja syntymävuodet, lisäksi asunnossa asuvat muut henkilöt 

• asuntoa koskevat tiedot 

• asiakirjojen säilytyspaikka ja -tapa 

• selvitys lapsen tuesta 

• perustelut perhepäivähoitajaksi hakeutumiselle 

• mahdolliset lisätiedot 

Ilmoituslomakkeen liitteet: 

• palveluntuottaja toimittaa liitteitä, joista käy ilmi muun muassa perhepäivähoitajan tai yrityksen yhteyshenkilön tai määräämisvaltaa käyttävän henkilön nimi, henkilötunnus, syntymäaika, yhteystiedot, kotikunta, kansalaisuus 

• Kunnan viranomaisen kodin tai toimitilojen tarkastuskäynti, jossa tarkistetaan myös lasten kanssa työskentelevän muuhun kuin työsopimussuhteiseen henkilöstöön kuuluvien henkilöiden nimet, ja tiedot rikosrekisterisotteen anto- ja tarkistuspäivämääristä. 

• Ilmoituslomakkeessa on erillinen kohta mihin kirjataan rikosrekisteriotteen myöntämis- ja tarkistuspäivämäärät sekä muut perhepäivähoitajan tiedot. 

• Viranhaltijapäätös yksityisen perhepäivähoitajan hyväksymisestä (henkilön nimi). 

• Luettelo yksityisen perhepäivähoidon harjoittajista (varhaiskasvatuslaki 44 e §:n 4 mom.). 

• henkilön nimi, syntymävuosi, koulutus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite 

Päiväkodin hakeutuminen palvelusetelille  

Mikäli palveluntuottaja hakeutuu palvelusetelillä toimivaksi päiväkodiksi Vakaseteli-järjestelmän kautta, palveluntuottaja toimittaa palvelusetelihyväksymistä varten tietoja palveluntuottajasta, toimipaikasta, päiväkodin johtajasta ja palveluhinnastosta.  

• Vakaseteli-järjestelmään tulevat palveluntuottajan yrityksen ja päiväkodin johtajan perustiedot: 

• yrityksen yhteyshenkilön ja päiväkodin johtajan nimi, puhelinnumero, sähköposti 

• perhepäivähoitajan nimi, syntymävuosi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköposti), koulutus ja mahdollinen kouluttautumistieto 

• tarvittaessa pyydetään verovelkatodistus, selvitys yrityssaneerauksesta tai maksujärjestelyistä tai todistus ulosotosta. 

Varhaiskasvatuslain mukainen valvontamenettely: 

Kunnan viranomainen käynnistää tarvittaessa varhaiskasvatuslain mukaisen valvonnan.  Valvonnan yhteydessä tarkistetaan valvonnan kohteena olevat asiat ja annetaan asiassa hallintopäätös. Mikäli valvonta sisältää tarkastuskäynnin, laaditaan siitä tarkastuskertomus, joka sisältää:   

• valvonnan kohteena olevan yksikön vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot 

• valvonnan suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja liitteet  

Valvonnan kannalta tarpeellisia tietoja saadaan palveluntuottajalta, valvonnan tarkistuskäyntien yhteydessä sekä muilta viranomaisilta. 

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa.  

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 

Tietojen säilyttämisajat ovat pääsääntöisesti 10 vuotta asian ratkaisusta. Perhepäivähoitajan suunnitelma tarjottavista palveluista toimintavuonna säilyttämisaika on kaksi vuotta. 

4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot  

4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot 

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin viranhaltijat ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin. 

Palveluntuottaja käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi. Espoon kaupungin tietojärjestelmäympäristössä hyödynnetään Microsoftin ohjelmistoja ja pilvipalveluja päivittäisessä toiminnassa.  

4.2 Luovutus toisille organisaatioille 

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 

Kansaneläkelaitokselle ilmoitetaan kunnan hyväksynnän saaneet palveluntuottajat. Lupa- ja valvontavirastolle luovutetaan tietoja yksityisen varhaiskasvatustoiminnan rekisteröintiin ja valvontaan liittyen. 

5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.