Tietosuojaseloste Espoon kaupungin varhaiskasvatuksesta

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste 

Henkilötietoja käsitellään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin.  

Tässä palvelussa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on varhaiskasvatuksen järjestäminen ja varhaiskasvatuksen lapsisuhteeseen liittyvien tehtävien hoitaminen (varhaiskasvatuslaki 540/2018). Espoossa varhaiskasvatusta järjestetään kunnallisena, ostopalveluna sekä palvelusetelitoiminnalla. Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun se on tietojärjestelmien testaamisessa välttämätöntä esimerkiksi silloin, kun varhaiskasvatuksessa otetaan käyttöön uusi tietojärjestelmä. Rekisteristä voidaan tuottaa tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.  

Tässä palvelussa henkilötietojen käsittelyperusteina ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c- ja e -alakohdat: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi.   

Keskeinen lainsäädäntö:   

• Varhaiskasvatuslaki (540/2018)  

• Asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)  

• Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)  

• Laki varhaiskasvatuksen palvelusetelistä (1048/2025) 

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016)  

• Tietosuojalaki (1050/2018)   

Erityisien henkilötietoryhmien käsittely: Tietosuojalain 6 §:n mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä. Erityisten henkilötietoryhmien käsittely johtuu laissa varhaiskasvatuksen järjestäjälle säädetyistä tehtävistä.  Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina voidaan käsitellä terveyttä koskevia tietoja.   

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 momenttiin. Rekisteröidyn ja hänen henkilötietojensa yksiselitteinen erottaminen muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan (yksilöiminen) on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi. Henkilötunnusta käsitellään myös varhaiskasvatuksen asiakaslaskutuksen toteuttamiseksi.   

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan? 
 
Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä (eVaka) ja lomakkeet:  

Seuraavat asiakastietojärjestelmään tallennettavat tiedot koskevat kunnallisia, ostopalvelu- ja palveluseteliyksiköitä:  

• Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli  

• Huoltajien nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot, äidinkieli  

• Varhaiskasvatuspaikka- ja palveluntarvetiedot  

• Sopimus varhaiskasvatusajasta  

• Lapsen päivittäiset läsnä- ja poissaolot sekä loma-ajan läsnäolotiedot  

• Muita varhaiskasvatuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja ja lomakkeita  

• Muiden lapsen kanssa yhteistaloudessa elävien henkilöiden nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot   

• Hakemustiedot  

• Asiakassuhteeseen liittyvät päätökset   

• Tieto varhaiskasvatuspaikan vastaanottamisesta ja päättymisestä  

• Varhaiskasvatuksen tukitoimet  

Seuraavat asiakastietojärjestelmään tallennettavat tiedot koskevat vain kunnallisia yksiköitä:  

• Lapsen varahakijat ja heidän puhelinnumeronsa  

• Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma  

• Pedagoginen dokumentointi (esimerkiksi valokuvia ja videoita lasten toiminnasta)  

• Lapsen profiilikuva  

• Mediatöiden tallentamis- ja julkaisulupa 

• Välttämättömät terveystiedot, esimerkiksi erityisruokavalio, allergia, lääkitys lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi  

• Tieto kuljetuspäätöksestä  

Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän tietoja siirretään laskutusjärjestelmään, jolla hoidetaan varhaiskasvatuksen asiakaslaskutus.  

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä (UMA)  

• Lapsen ja huoltajan kansalaisuus, oleskeluluvan peruste ja oleskeluluvan voimassaoloaika pakolaisstatuksella olevan lapsen varhaiskasvatuksesta aiheutuvien erityiskustannusten korvaushakemusta varten  

Mistä tiedot saadaan? 

• Lapsen huoltajat  

• Varhaiskasvatuksen työntekijät, palveluntuottajat, ostopalvelu- ja palveluseteliyksiköiden vastuuhenkilöt  

• Asiakastiedot päivitetään Digi- ja väestötietovirastosta  

• Aikaisemmalta varhaiskasvatuksen järjestäjältä voidaan saada niitä julkisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom.). Aikaisemman varhaiskasvatuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava lapsen varhaiskasvatuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot (varhaiskasvatuslaki 41 § 3 mom.)  

• Opetustoimen viranomaisilta, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisilta, muilta varhaiskasvatus-, sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen tuottajilta sekä sosiaali- terveydenhuollon ammattihenkilöiltä voidaan saada lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi välttämättömiä tietoja salassapitosäännösten estämättä (varhaiskasvatuslain 41 §:n 1 mom.)  

• Maahanmuuttovirasto Migrin Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmästä (UMA)   

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. 

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.  

Lasta koskevat tiedot säilytetään järjestelmässä, kunnes kymmenen (10) vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana lapsen sijoitus varhaiskasvatuksessa päättyy.  

Pysyvästi säilytettävät digitaalisesti tuotetut asiakirjat siirretään sähköiseen arkistointijärjestelmään. 

Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat lapsen varhaiskasvatussuunnitelmat. Tuen hallintopäätöksiä säilytetään 10 vuotta oppivelvollisuuden päättymisestä. Muu manuaalinen aineisto hävitetään säilytysajan päättyessä.