Tietosuojaseloste Espoon kaupungin lukio-opetuksesta

Opetustoimessa on käytössä seuraavat kaupunkitasoiset järjestelmät ja sähköiset ympäristöt, joissa käsitellään opiskelijoiden ja mahdollisesti huoltajien henkilötietoja: 

• Visman tuottama oppilashallintojärjestelmä Primus - Kurre, joka sisältää Wilman
• kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty Opetushallituksen integraatiopalvelu Koski 

• työskentely-ympäristö Google Workspace for Education (sis. mm. Classroom, Meet, Forms, Gemini for Education) 

• työskentely-ympäristö Microsoft M365 (sis. mm. Teams, OneDrive, Forms) 

• koulukirjastojärjestelmä Axiell Aurora 

• digitaaliset oppimateriaalit Edustore 

• digitaalinen arviointiväline Digilukiseula 

• Ict-palveluiden tuottamiseen, kuten päätelaitehallintaan liittyvät ratkaisut  

Alla on yksilöity tarkemmin, mihin tarkoituksiin opetuksen järjestämiseen liittyviä henkilötietoja käsitellään kyseessä olevissa järjestelmissä ja ympäristöissä. 

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös lukiokohtaisissa opetukseen käytettävissä sovelluksissa.  

Tietoja voi olla tarpeen käsitellä lukio-opetuksen järjestämiseksi myös järjestelmien/ympäristöjen ulkopuolella esimerkiksi opettajan tekemän opiskelija-arvioinnin tueksi, kouluruokailun järjestämiseksi (erityisruokavaliot), kouluretkien tai leirikoulujen järjestämiseksi, kyselyiden tuottamiseksi, oppivelvollisuuslain mukaisten tehtävien hoitamiseksi sekä Ict-palveluiden tuottamiseen, kuten päätelaitehallintaan liittyvissä toiminnoissa. 

Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun se on tietojärjestelmien testaamisessa välttämätöntä. 

  
Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään järjestelmissä ja sähköisissä ympäristöissä? 

Primus, Kurre ja Wilma 

Primus ja Kurre 

• Lukiokoulutuksen järjestäminen (lukiolaki 714/2018). 

• Opiskelijasuhteeseen liittyvien tehtävien hoito 

• Oppivelvollisuuslain (1214/2020) mukaisten tehtävien hoito  

• Käyttäjäidentiteetin luominen opiskeluympäristön sähköisiin palveluihin (Microsoft M365, Google Workspace for Education) 

• Mobiililaitehallintapalvelun tuottaminen (Apple School Manager / Jamf School) 

• Wilma-käyttöliittymän käyttäjätunnusten hallinta 

• Primuksesta tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön.  

• Tutkimuslupaan perustuen tieteellinen tutkimuskäyttö  

• Opiskelijoiden aine- ja kurssivalintatietiedot ovat Kurren työjärjestysohjelmassa työjärjestysten tekemistä varten  

Wilma  

• Poissaolojen kirjaamista 

• Opiskelija-arviointia 

• Kurssivalintoja ja kursseille ilmoittautumista 

• Lukion ja kodin välistä yhteistyötä 

• Tiedottamista (viestintä huoltajien ja opiskelijoiden kanssa ja ilmoitukset huoltajille ja opiskelijoille sekä huoltajien viestit lukiolle) 

• Kyselyitä ja niiden palautteita 

• Opiskelijaa koskevia huomioita koulunkäyntiin liittyen (ohjaava/korjaava palaute, seurantapalaute, positiivinen palaute) 

• Opiskelijaa koskevien päätösten tiedoksianto, jos huoltaja on tähän suostunut 

Microsoft M365 

• Lukiokoulutuksen järjestäminen (M365 sisältää sähköisiä työvälineitä ja käyttäjien tuottamaa sisältöä) 

• M365:n käyttöoikeuksien hallinta 

• Käyttäjien välisen vuorovaikutuksen mahdollistaminen omien ryhmien sisällä 

• Sähköpostipalvelun käyttö  

Google Workspace for Education 

• Lukiokoulutuksen järjestäminen (Google Workspace sisältää sähköisiä työvälineitä ja käyttäjien tuottamaa sisältöä) 

• Google Workspace käyttöoikeuksien hallinta 

• Käyttäjien välisen vuorovaikutuksen mahdollistaminen omien ryhmien sisällä 

• Tekoälylukutaitoon ja -käyttöön (Gemini App) 

• Palveluun liitettävien laitteiden ja niissä käytettävien ohjelmien ja sovellusten asetusten hallinnointi (esim. Chrome, Classroom ja Drive)  

Koulukirjastojärjestelmä Axiell Aurora 

• Lukio-opetuksessa äidinkielen ja kirjallisuuden opintoja tukevan kirjastotoiminnan toteuttaminen 

• Järjestelmässä on kolme osaa: kirjastojärjestelmä, itsepalvelukäyttöliittymä sekä verkkokirjasto. Opiskelijatiedot ovat kirjastojärjestelmässä, ja itsepalvelukäyttöliittymä ja verkkokirjasto Axiell Arena hyödyntävät sinne vietyjä opiskelijatietoja. 

Digitaaliset oppimateriaalit Edustore 

• Hankintakanava Edustore digitaalisten ja painettujen oppimateriaalien ja niihin liittyvien oheismateriaalien ja -tarvikkeiden hankintaan. 

Digitaalinen arviointiväline DigiLukiseula 

• DigiLukiseula on tutkimusperustainen tuen tarpeen tunnistamisen väline luku- ja kirjoitustaidon arviointiin. 

ICT- palveluiden tuottamiseen liittyvät välineet 

• Päätelaitehallintapalvelulla tarkoitetaan kouluissa ja oppilailla olevien työasemien ja mobiililaitteiden tietoturvallista hallintaa. Tämän kautta esimerkiksi oppilaat käyttävät koululta saamiaan laitteita vain oppimistarkoituksiin, sillä varmistetaan päivitysten ajantasaisuus, sekä sovellusten hallittu jakelu laitteille. 

• Tulostuspalvelua käytetään turvalliseen tulostamiseen.  

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan? 

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä:  

Järjestelmien ja sähköisten ympäristöjen tietosisällöt 

Azure AD hallinta ja lokit 

• Tietosuojaseloste Espoon kaupungin työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä: Henkilötietojen käsittely, Espoon kaupungin keskitetty käyttövaltuuksien hallinta- ja lokirekisteri | Espoon kaupunki 

Primus, Kurre ja Wilma 

• Opiskelijan nimi, henkilötunnus, oppijanumero ja yhteystiedot sekä vapaaehtoinen valokuva 

• Opiskelijan Wilma-käyttöliittymän ja edu-verkon AD -käyttäjätunnus 

• Huoltajien nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus sekä Wilma -käyttäjätunnus 

• Tiedot oppiaineita ja oppimääriä koskevista valinnoista 

• Opiskelijan arviointitiedot 

• Opiskelijaa koskevat päätökset 

• Opiskelijan koulunkäyntihistoria 

• Opiskelijan maahanmuuttoon liittyvät tiedot 

• Opiskelijan poissaoloja koskevat tiedot 

• Muita opetukseen ja opetuksen järjestämiseen liittyviä tietoja.  

• Ylioppilastutkintoon ja -kirjoituksiin liittyvät tiedot 

• Opiskelijan oikeus maksuttomaan koulutukseen 

• Pedagogiset asiakirjat, arvio ja suunnitelma liitteineen 

• Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevina tietoina voidaan käsitellä terveyttä koskevia tietoja, mikäli se on opetuksen kannalta välttämätöntä. 

• DigiLukiseulan aineiston käsittely: Arviointitulosten käsittelyä varten kootaan arviointiaineisto, jossa DigiLukiseulan tulokset yhdistetään Primuksessa oleviin taustatietoihin (esimerkiksi koulu, sukupuoli, äidinkieli ja tukitoimet), jotta voidaan analysoida ja seurata erilaisten ryhmien luku- ja kirjoitustaitoa. 

Microsoft M365 

• Henkilön etu- ja sukunimi 

• Käyttäjätunnus 

• Sähköpostiosoite 

• Oppijanumero 

• Salattu ainutkertainen tunniste 

• Tietoja koulunkäyntiin liittyen (Opetusryhmät, Koulu, Luokka, Oppilaitostunnus) 

• Henkilön roolitietoja: henkilökunta /opiskelija 

• Ip-osoite 

• Oppilaan itse tuottamat sisällöt tai lisäämät tiedot 

Oppilaan ja huoltajan itse tuottamilla sisällöillä tarkoitetaan järjestelmään vietyjä kuvia, tekstejä, linkkejä, videoita ja äänitiedostoja. 

Käyttäjä voi esim. lisätä kaikille / rajoitetuille käyttäjille palveluun mm. oman kuvauksen itsestään ja vastuualueestaan, matkapuhelinnumeron, sijaintitiedon, osaamistiedot, syntymäpäivän, sekä muut kiinnostuksen kohteet. Käyttäjällä on mahdollisuus halutessaan sallia tuottamansa tietosisällön hyödyntämistä ja saada tietoja verkostoitumisestaan ja lähimmistä kavereistaan. 

Google Workspace for Education 

• Oppilaan nimi 

• Käyttäjätili 

• Koulu 

• Vuosiryhmät 

• Salattu ainutkertainen tunniste 

• Käyttäjän itse tuottamat sisällöt tai lisäämät tiedot 

Palveluun voidaan pääkäyttäjän toimesta tallentaa esimerkiksi organisaation nimi, verkkosivu, puhelinnumerot, osoite, sekä tieto käyttäjätilin jäädyttämisestä. Lisäksi Google kerää loppukäyttäjiltä tietoja, joiden syöttäminen perustuu käyttäjän itse syöttämään tietoon mm: puhelinnumero, käyttäjän valokuva, syntymäaika, käyttäjän laitekohtaiset tiedot muun muassa laitteiston malli, käyttöjärjestelmän versio, yksilöllinen laitetunniste sekä käytetty mobiiliverkko, mukaan lukien matkapuhelinnumero. Google voi yhdistää laitetunnisteen tai puhelinnumeron Google-tiliin. 

Koulukirjastojärjestelmä Axiell (Aurora) 

• Tunnisteellinen osa: Nimi, koulu, luokka, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, kirjastokortin numero, lainaustiedot, ryhmää ohjaava opettaja, PIN-koodi/salasana 

• Pseudonymisoitu osa: Object ID, joka toimii asiakkaan teknisenä tunnisteena 

Digitaaliset oppimateriaalit Edustore 

• Käyttäjän nimi 

• Koulun nimi 

• Luokka 

• Salattu ainutkertainen tunniste 

• Sähköpostiosoite 

4.2 Luovutus toisille organisaatioille 

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 

Tiedot ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 24 §:n ja lukiolain 714/2018 58 §:n perusteella.  

Rekisteröidyn/alaikäisen opiskelijan huoltajan tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan tietoja antaa myös muille tahoille. 

Opetushallituksen opintojärjestelmät (yhteisrekisterinpitäjä) 

• ”Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu" (KOSKI) kerää kootusti oppilaan opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet yhteen palveluun. Tiedot kerätään suoraan oppilasrekisteristä. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017) 
• Oppivelvollisuusrekisteri, missä oppivelvollisuusrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään opetuksen ja koulutuksen järjestäjille ja oppilaitoksen ylläpitäjille sekä kunnille oppivelvollisuuslaissa säädetyn ohjaus- ja valvontavastuun toteuttamiseen sekä maksuttoman koulutuksen toteuttamiseen 
• Opintopolku.fi-palvelussa voidaan selailla ja etsiä koulutuksia, saada tietoa opiskelusta Suomessa ja ulkomailla, etsiä ajankohtaisia koulutuksia, tutustua valintaperusteisiin, hakea koulutuksiin, tutustua koulutusten sisältöihin 

• Valpas toimii osana Opintopolku-palvelukokonaisuutta koostamalla tietoa muista Opintopolun palveluista oppivelvollisuuden seurantaan ja valvontaan liittyvien tietojen näyttämistä varten. Näistä palveluista keskeisimpiä ovat opiskelijavalintarekisteri, opetuksen ja koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (KOSKI-tietovaranto), oppijanumerorekisteri ja oppivelvollisuusrekisteri.

  Opiskeluhuollon toimijat 

• Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen opiskeluhuollon kuraattoreilla ja psykologeilla sekä kouluterveydenhoitajilla on tiedonhallintalain 23 §:n mukainen rajattu käyttöoikeus (katseluoikeus) asiakkaana olevan oppilaan välttämättömiin tietoihin (oppilaan nimi, syntymäaika, yhteystiedot sekä oppilaan huoltajien nimi ja yhteystiedot). Asianomaisen suostumuksella rajattu käyttöoikeus (katseluoikeus) voi koskea oppilaan poissaolo- ja tuntimerkintöjä. 

• Opetuksen järjestäjä voi luovuttaa oppilaan välttämättömiä tietoja laissa säädetyissä tilanteissa kuten esimerkiksi silloin, kun oppilaan asiaa käsitellään moniammatillisesti yhteistyössä opiskeluhuollon ammattihenkilöiden kanssa (lukiolaki 58 §). 

  Ulkopuolisen koulutuksen arvioinnin järjestäminen 

• Ulkopuolisen koulutuksen arvioinnin järjestämistä varten (esim. PISA tai TIMSS-tutkimus tai kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen arvioinnit, KARVI). Tätä tarkoitusta varten luovutetaan henkilötiedot, jotka ovat tarpeellisia arvioinnin järjestämiseksi (lukiolain 56 §). Kyse ei ole yksittäisten opiskelijoiden arvioinnista. 

  Lukion vaihtuminen tai lukioon siirtyminen 

• Opiskelijan edellinen lukio voi luovuttaa opiskelijan uuteen lukioon niitä julkisia tietoja, jotka ovat uudessa lukiossa tarpeellisia opetuksen järjestämiseksi (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom.). 
• Vastaanottajan tehtävien hoidon kannalta välttämättömiä opiskelijan terveydentilaa ja toimintakykyä koskevia tietoja on tiedon haltijalla salassapitosäännösten estämättä oikeus antaa oppilaitoksen rehtorille ja oppilaitoksen turvallisuudesta vastaavalle muulle henkilölle opiskelun turvallisuuden varmistamiseksi sekä opiskelijan suostumuksella opinto-ohjauksesta vastaaville henkilöille muihin opintoihin ja tukipalveluihin ohjaamista varten (lukiolaki 58 § 1 mom. 1 ja 2 kohdat). 
• Koululla on oikeus saada oppivelvollisuuslaissa säädettyjen tehtäviensä toteuttamiseksi välttämättömät tiedot oppivelvollisen hakeutumisesta, opiskelupaikan saamisesta ja opiskelupaikan vastaanottamisesta sekä opintojen aloittamisesta ja keskeyttämisestä sekä oppivelvollisuuden suorittamisen keskeyttämisestä toiselta koulutuksen järjestäjältä tai kunnalta. (oppivelvollisuuslaki 23 § 1 mom.)  

• Koululla on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada oppivelvollisuuslaissa tarkoitettuun koulutukseen liittyvien tehtäviensä toteuttamiseksi välttämättömät tiedot oppilaan oppivelvollisuudesta ja aiemmista opinnoista sekä niiden keskeyttämisestä toiselta koulutuksen järjestäjältä tai ohjaus- ja valvontavastuussa olevalta kunnalta. (oppivelvollisuuslaki 23 § 2 mom.) 

Etsivä nuorisotyö 

Opetuksen järjestäjä voi luovuttaa nuoren kotikunnalle etsivää nuorisotyötä varten yksilöinti- ja yhteystiedot sellaisesta perusopetuksen päättäneestä nuoresta, joka ei ole sijoittunut perusopetuksen jälkeisiin opintoihin. 

Muut luovutukset 

• HSL-koululaislippujen yritysportaali 

• Ylioppilastutkinnon ilmoittautumistiedot ylioppilastutkintolautakunnalle
• Ylioppilaskirjoitusten laskutustiedot Espoon kaupungin JOTO –järjestelmään. 

• Tilastokeskukselle tilastolain määräämät tiedot.

  Tiedot tulee kerätä ja tallettaa ilman tunnistetietoja aina, kun se tilastojen laatimisen kannalta on mahdollista. Tunnistetietoja voidaan kerätä ja tallettaa ainoastaan silloin, kun se on välttämätöntä. 

5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Espoo pyrkii oletusarvoisesti varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään EU/ETA-alueella. Kaupunkimme palveluita ja toimintoja voidaan kuitenkin joissain tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevien palveluntarjoajien, palvelujen tai palvelimia käyttäen.  

Palveluntarjoajat voivat siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla. 

• Microsoft M365 
  Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Microsoft Corporation on yhdysvaltalainen yritys, joka on mukana EU-US Data Privacy Frameworkissa. 

• Google Workspace for Education 
  Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Google LLC on yhdysvaltalainen yritys, joka on mukana EU-US Data Privacy Frameworkissa.  

Mobiililaitehallinta 

• Apple School Manager 

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Applen palvelujen sopimusehdot mukaan lukien komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet ovat luettavissa Applen internet-sivuilla. 

• Jamf School