Tietosuojaseloste Espoon kaupungin järjestämästä esiopetuksesta ja perusopetukseen valmistavasta opetuksesta

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste 

Henkilötietoja käsitellään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on esiopetuksen ja perusopetukseen valmistavan opetuksen järjestäminen ja oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito (perusopetuslaki 628/1998). Espoon kaupunki järjestää esiopetuspalvelut itse tai se hankkii ne yksityisiltä palveluntuottajilta ostopalveluna. Esiopetuksessa järjestettävää perusopetukseen valmistavaa opetusta tarjotaan vain suomenkielisissä kunnallisissa esiopetusyksiköissä. Rekisteristä voidaan tuottaa tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita. 

Tässä palvelussa henkilötietojen käsittelyperusteina ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c -ja e alakohdat: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi.  

Keskeinen lainsäädäntö:  

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016) 

• Tietosuojalaki (1050/2018)  

• Perusopetuslaki (628/1998)  

• Varhaiskasvatuslaki (540/2018)  

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina voidaan käsitellä terveyttä koskevia tai etniseen alkuperään liittyviä tietoja. Tietosuojalain 6 §:n mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä. 

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 momenttiin. Rekisteröidyn ja hänen henkilötietojensa yksiselitteinen erottaminen muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi. 
 

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan? 
 

Esiopetukseen hakeminen 

Kaikkiin Espoon kaupungin esiopetuksen toimintamuotoihin haetaan varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän eVakan kautta ja sinne tallennetaan seuraavat tiedot: 

• Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot ja äidinkieli 

• Huoltajien nimet, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli sekä huoltajuustiedot 

• Esiopetushakemus 

• Tieto lapsen perusopetukseen valmistavan opetuksen tarpeesta 

• Tieto esiopetukseen tai perusopetukseen valmistavaan opetukseen liittyvästä varhaiskasvatuksesta ja varhaiskasvatusaika 

• Esiopetushakemuksessa huoltaja voi ilmoittaa vapaaehtoisesti lapsen sisarusperusteen, tuen tarpeen, allergiatiedon, erityisruokavalion ja muita lisätietoja 

Esiopetuspäätös 

• Päätös esiopetuksesta ja esiopetuspaikasta tai päätös perusopetukseen valmistavasta opetuksesta ja paikasta esiopetuksessa 

• Tieto esiopetuspaikan ja liittyvän varhaiskasvatuksen vastaanottamisesta, kieltäytymisestä tai irtisanomisesta  

• Tieto perusopetukseen valmistavan opetuksen ja liittyvän varhaiskasvatuksen vastaanottamisesta, kieltäytymisestä tai irtisanomisesta 

Esiopetuksen järjestämiseen liittyvät tiedot 

Kunnallisessa esiopetuksessa olevien lasten osalta tiedot ovat eVaka asiakastietojärjestelmässä.  

• Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma sisältäen Lapsikohtaisen tuen toteuttamista koskevan suunnitelman esiopetuksessa    

• Henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma  

• Lapsen tukitoimet  

• Esiopetuksen tuen järjestämiseen liittyvät hallintopäätökset ja asiakirjat 

• Lapsen erityisruokavalio, allergiatiedot tai lääkitys 

• Lapsen kuva 

• Pedagoginen dokumentointi 

• Kuljetuksiin liittyvät tiedot (pois lukien kuljetuspäätös) 

• Lapsen läsnä- ja poissaoloja koskevat tiedot  

• Lapsen varahakijat ja heidän puhelinnumeronsa 

• Muita esiopetuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja ja lomakkeita esiopetuksessa käytettäviä lomakkeita kuten Mediatöiden tallentamis- ja julkaisulupa 

Ostopalvelu- ja palvelusetelipäiväkodeissa eVakaan tallennetaan lapsen tuen tiedot sekä lapsen poissaoloja koskevat tiedot.   

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä (UMA) 

• Lapsen ja huoltajan kansalaisuus, oleskeluluvan peruste ja oleskeluluvan voimassaoloaika pakolaisstatuksella olevan lapsen esiopetuksesta ja liittyvästä varhaiskasvatuksesta aiheutuvien erityiskustannusten korvaushakemusta varten 
   

Väestötietojärjestelmä (VTJ) 

• Tiettyjä tarkistustehtäviä hoidettaessa rajatut henkilöt voivat tarkistaa asiakkaiden väestötiedon VTJ-järjestelmästä 

Tiedot saadaan 

• Lapsen huoltajat 

• Esiopetuksen työntekijät 

• Muut monialaisen yhteistyöverkoston työntekijät 

• Hakemusta täytettäessä haetaan hakijan ja tämän huollettavien lasten nimet, henkilötunnukset, osoite väestötietojärjestelmästä. Väestötietojärjestelmän palveluntuottaja on Digi- ja väestötietovirasto     

• Varhaiskasvatuksesta, aikaisemmalta esiopetuksen järjestäjältä tai saman kunnan aikaisemmasta esiopetuspaikasta voidaan saada niitä julkisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia lapsen esiopetuksen järjestämiseksi (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom.)  

• Varhaiskasvatuksen järjestäjältä voidaan saada esiopetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät salassa pidettävät tiedot (perusopetuslaki 41 § 4 mom., varhaiskasvatuslaki 41 § 3 mom.) 

• Aikaisemmalta esiopetuksen järjestäjältä tai saman kunnan aikaisemmasta esiopetuspaikasta voidaan saada esiopetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät salassa pidettävät tiedot (perusopetuslaki 40 § 2 mom. ja 4 mom.) 

• Lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisilta, muilta varhaiskasvatus-, sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen tuottajilta sekä sosiaali- terveydenhuollon ammattihenkilöiltä voidaan saada lapsen opetuksen järjestämiseksi välttämättömiä tietoja salassapitosäännösten estämättä (perusopetuslaki 41 § 4 mom.) 

• Maahanmuuttovirasto Migrin Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmästä (UMA)    

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 

Kunnallisessa esiopetuksessa olevien lasten tiedot säilytetään pääsääntöisesti järjestelmässä, kunnes kymmenen (10) vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen sijoitus esiopetuksessa ja varhaiskasvatuksessa päättyy.  Lapsikohtaisen tuen toteuttamista koskeva suunnitelma esiopetuksessa säilytetään arkistossa kymmenen (10) vuotta oppivelvollisuuden päättymisen jälkeen. Pysyvästi säilytettävät digitaalisesti tuotetut asiakirjat (esim. Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelman, joka sisältää lapsen varhaiskasvatussuunnitelman) siirretään Espoon kaupungin sähköiseen arkistointijärjestelmään. 

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma on pysyvästi säilytettävä asiakirja, joka sisältyy Espoossa lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelmaan ja henkilökohtaiseen opetuksen järjestämistä koskevaan suunnitelmaan (HOJKS). Esiopetuksen tuen hallintopäätökset säilytetään 10 vuotta oppivelvollisuuden päättymisen jälkeen. Muu manuaalinen aineisto hävitetään säilytysajan päättyessä.  

Ostopalvelu- ja palvelusetelipäiväkotien esiopetuksessa olevien lasten osalta noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat toimitetaan Kasvun ja oppimisen toimialan asiakirjahallintoon. 

Yksityisen hoidon tuen päiväkotien esiopetuksessa olevien lasten esiopetushakemus ja -päätös säilytetään, kunnes kymmenen (10) vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen sijoitus esiopetuksessa ja varhaiskasvatuksessa päättyy. 

4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot