Tietosuojaseloste Espoon kaupungin avoimesta varhaiskasvatuksesta

 
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste 

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Tässä palvelussa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avoimen varhaiskasvatustoiminnan järjestäminen ja niihin liittyvien tehtävien hoito. Avoin varhaiskasvatus koostuu asukaspuistoista ja kerhotoiminnasta. 

Asukaspuistotoiminta on tarkoitettu eri-ikäisille lapsille, heidän huoltajilleen ja muille lasten kanssa toimiville aikuisille sekä pienille koululaisille. Kerhotoiminta tarjoaa vaihtoehdon koko- tai osapäiväiselle varhaiskasvatukselle. Kotihoidossa olevalla 2–5-vuotiaalla lapsella on kerhossa mahdollisuus osallistua ohjattuun toimintaan lapsiryhmässä.  

Asukaspuistoissa tarjotaan kaikille ilmoittautuneille puistoa käyttäville pienille koululaisille välipala. Välipalaruokailuun ilmoittaudutaan ennakkoon puistoista saatavilla lomakkeilla, joissa mahdollisesti tietoa myös erityisruokavalioista.  

Lisäksi tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita. 

Henkilötietojen käsittelyperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohtien c -ja e alakohdat: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi.     

Keskeinen lainsäädäntö:  

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016) 

• Tietosuojalaki (1050/2018)  

• Varhaiskasvatuslaki (540/2018) 

Erityisiä henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina voidaan käsitellä terveyttä koskevia tietoja.  Tietosuojalain 6 §:n mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä. 

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 momenttiin. Rekisteröidyn ja hänen henkilötietojensa yksiselitteinen erottaminen muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi.  

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan? 
 

Varhaiskasvatuksen kerhotoiminta asiakastietojärjestelmä ja lomakkeet 

• Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot ja äidinkieli 

• Huoltajien nimet, henkilötunnukset, yhteystiedot 

• Muut lapsen kanssa samassa taloudessa asuvat kerhoikäiset sisarukset (sisarusperusteista valintaa tehtäessä) 

• Lapsen varahakijat ja heidän puhelinnumeronsa 

• Kerhohakemus- ja päätös 

• Tieto kerhopaikan vastaanottamisesta 

• Perheen ilmoittamat muut tarpeelliset lisätiedot 

• Pedagoginen dokumentointi 

• Lapsen valokuva (vapaaehtoinen) 

• Lapsen poissaolotiedot 

• Lapsen perustietolomake 

Koululaisten välipalaruokailu 

• Koululaisten välipalalomake toimitettavaksi Espoon Cateringille, sisältää tiedot mahdollisista allergioista ja erityisruokavalioista. Välipalalle ilmoittautuneiden koululaisten Espoon Cateringin koontilista, sisältää tiedot mahdollisista erityisruokavalioista 

• Lapsen nimi, yhteystiedot ja muut tarvittavat tiedot 

• Vanhemman tai huoltajan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot 

Koululaisten avoin iltapäivätoiminta 

• Yhteystietolomake: lapsen nimi, puhelinnumero, koulu ja luokka; huoltajan nimi ja yhteystiedot (lomake on vapaaehtoinen) 

Kotoa kohti työelämää -kerhot 

• Osallistujaluettelo; lapsen nimi, lapsen ikä ja huoltajan nimi 

Tiedot saadaan:  

• Lapsen huoltajat 

• Varhaiskasvatuksen työntekijät 

• Kotoutumispalvelut 

• Asiakastiedot päivitetään Digi- ja väestötietoviraston VTJ-järjestelmästä 

• Aikaisemmalta varhaiskasvatuksen järjestäjältä voidaan saada niitä julkisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom.). 

• Välipalaruokailijoiden koontilista saadaan Espoon Cateringilta 

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 

Kerholasta koskevat tiedot säilytetään järjestelmässä, kunnes kuusi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen sijoitus varhaiskasvatuksessa päättyy. Manuaalinen aineisto hävitetään arkistointiajan päättyessä.  

Kerhon osalta tarvittava manuaalinen dokumentaatio esimerkiksi kerholapsen perustietolomake säilytetään kerhossa oloaika + 6 vuotta.  

Koululaisille tarjottavien välipalojen osalta osallistujalista säilytetään asukaspuistossa lukuvuoden ajan ja sen jälkeen aineisto hävitetään.   

Kotoa kohti työelämää -kerhojen osallistujalistat säilytetään lukukauden ajan. 

4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot  

4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot 

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin viranhaltijat ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin. 

Tilastointia varten voimassa olevista sijoituksista, hakemuksista, henkilöistä, perheistä, päiväkirjamerkinnöistä, sekä yksikkötiedoista muodostettu aineisto kootaan tietovarastopalvelimelle. 

Espoon kaupungin tietojärjestelmäympäristössä hyödynnetään ohjelmistoja ja pilvipalveluja päivittäisissä toiminnoissa. M365 työskentely-ympäristön tuottaa Microsoft, sekä eVaka asiakastietojärjestelmässä hyödynnetään Solitan tuottamaa pilvipalvelualustaa. 

4.2 Luovutus toisille organisaatioille  

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille.  

5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.