Henkilötietojen käsittely sidosryhmärekisterissä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 6.2.2018

Espoon kaupunki.

Espoon kaupungin viestintäjohtaja.

Espoon konserniviestintä info@espoo.fi

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
tietosuoja@espoo.fi

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on välittää tietoa ja kutsuja Espoon kaupungin sidosryhmille.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Rekisteröidyistä kerätään perusyhteystiedot: nimi, hänen edustamansa yhteisö/työpaikka, osoite, sähköpostiosoite.

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietoja kerätään esimerkiksi kaupungin kanssa tehdyn sopimuksen tai muun yhteistyön perusteella sekä julkisista tiedoista (esimerkiksi Espoossa toimivat yritykset).

Espressi-lehden ja Espoo-lehden postiosoiterekisteri luovutetaan numerokohtaisesti kirjapainolle, joka huolehtii lehden postituksesta ja hävittää osoiterekisterin käytön jälkeen. Samoin toimitaan myös muiden painotuotejakeluissa käytettävien sopimuspainojen kanssa.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Yhteistyöpainoille toimitettavat osoiterekisterit hävitetään heti aineiston postittamisen jälkeen.

Henkilötietorekisterit säilytetään sähköisesti Excel-tiedostoina kaupungin henkilöstön tietosuojatuilla työkoneilla.

Tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy Espoon kaupungin tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta Asiakkaiden oikeudet -sivulla https://www.espoo.fi/fi/espoon-kaupunki/tietosuoja#section-7317

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.