Henkilötietojen käsittely sidosryhmärekisterissä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 6.2.2018

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki.

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Espoon kaupungin viestintäjohtaja.

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Espoon konserniviestintä info@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. 09 816 21 (vaihde)
tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on välittää tietoa ja kutsuja Espoon kaupungin sidosryhmille.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteröidyistä kerätään perusyhteystiedot: nimi, hänen edustamansa yhteisö/työpaikka, osoite, sähköpostiosoite.

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Tietoja kerätään esimerkiksi kaupungin kanssa tehdyn sopimuksen tai muun yhteistyön perusteella sekä julkisista tiedoista (esimerkiksi Espoossa toimivat yritykset).

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Espressi-lehden ja Espoo-lehden postiosoiterekisteri luovutetaan numerokohtaisesti kirjapainolle, joka huolehtii lehden postituksesta ja hävittää osoiterekisterin käytön jälkeen. Samoin toimitaan myös muiden painotuotejakeluissa käytettävien sopimuspainojen kanssa.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Yhteistyöpainoille toimitettavat osoiterekisterit hävitetään heti aineiston postittamisen jälkeen.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietorekisterit säilytetään sähköisesti Excel-tiedostoina kaupungin henkilöstön tietosuojatuilla työkoneilla.

Tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy Espoon kaupungin tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta Asiakkaiden oikeudet -sivulla https://www.espoo.fi/fi/espoon-kaupunki/tietosuoja#section-7317(ulkoinen linkki)

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2 Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.