Henkilötietojen käsittely, Lasten kulttuurikeskus Auroran uutiskirjeiden henkilörekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Vastaava tuottaja Johanna Kallioaho

Kulttuurituottaja Miia Salminen

Kulttuurituottaja Mari Rissanen (Karamzinin kahvihetkien uutiskirjeen osalta)

aurora.info@espoo.fi, PL 94303, 02070 ESPOON KAUPUNKI

p. +358 9 81621 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käytetään Espoon kaupungin, Lasten kulttuurikeskus Auroran sähköpostilla tapahtuvaan uutiskirjeen ja asiakastiedotteen postitukseen, sekä Karamzinin kahvihetkien sähköpostilla tapahtuvaan tiedotukseen.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Rekisterin henkilötietojen käsittely viestinnässä yksityishenkilöille perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 a-kohta). Mediaviestinnässä käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 e-kohta). Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan tulee mm. antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista.

7. Mitä tietoja käsitellään?

• sähköpostiosoite
• tieto, milloin ollut viimeksi aktiivinen: pvm, aikaleima
• tieto, milloin liittynyt listaan manuaalisesti syötettynä

Tiedot eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään. Tietoja kerätään pääasiallisesti rekisteriin siten, että henkilö tilaa itse netistä linkin kautta uutiskirjeen sähköpostiinsa. Tietoja kerätään myös lomakkeilla uutiskirjeen lähettämiseen esim. tilaisuuksien ja asiakastyytyväisyyskyselyjen yhteydessä tai palautelomakkeen kautta.

Toimittajien sähköpostit mediaviestintään saadaan julkisista lähteistä.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Liana Technologies Oy (Koodiviidakko Oy) käsittelee rekisterin henkilötietoja ylläpitämänsä uutiskirjepalvelun LianaMailer toimittamisen edellyttämässä laajuudessa.

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille henkilöille.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja poistetaan asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Asiakas voi itse peruuttaa uutiskirjeen sähköisessä uutiskirjeessä olevan poistolinkin kautta tai vastaamalla sähköpostitse tulleeseen tiedotteeseen.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus.

Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään silppuamalla tai käyttäen tietosuoja-astiaa.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi/espoon-kaupunki/tietosuoja

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki)