Henkilötietojen käsittely, Ilmoittautuminen Kera Talks! -tapahtumaan

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 22.8.2023

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Emmi Kauhanen, kehittämispäällikkö 

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Tessa Armour

Erityisasiantuntija

tessa.armour(at)espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Kestävän tulevaisuuden kaupunginosat -projektin järjestämään tilaisuuteen ilmoittautuminen.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Yhteistiedot tarvittavilta osin (nimi ja sähköposti) sekä tarvittavat taustatiedot (organisaatio ja mahdolliset allergiat ja erityisruokavaliot)

Tiedot eivät ole lähtökohtaisesti lain mukaan salassa pidettäviä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, kun hän täyttää ilmoittautumislomakkeen.

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin henkilökuntaan kuuluvat tapahtuman järjestämisestä vastaavat henkilöt. Henkilötietoja keräävän palvelun tekninen tuottaja on Webropol Oy. Ilmoittautumisen yhteydessä annettuihin sähköpostiosoitteisiin lähetetään sähköpostitse kutsu tapahtumaan. Espoon sähköpostipalvelun tuottaja on Microsoft.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Espoon kaupungin ulkopuolelle. Webropol Oy käsittelee henkilötietoja palvelun tuottajana. Microsoft käsittelee sähköpostiosoitteita kutsun lähettämisen yhteydessä. Myöhemmin määriteltävä tapahtumatoimija käsittelee sähköpostiosoitteita tapahtuman verkkoalustan linkin lähettämisen yhteydessä.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Kaikki Webropol-palvelun sisältämä tieto on tallennettu EU:n sisällä, eikä sitä luovuteta tai käsitellä EU:n ulkopuolella. Microsoftin tuottaman sähköpostipalvelun sähköpostien tallennuspaikka on EU:n alueella.

Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan esim. EU:n mallisopimuslausekkeita.

Myöhemmin määriteltävä tapahtumatoimija hallitsee tapahtumien osallistujatietoja tapahtumien toteuttamiseksi turvallisesti, tapahtumaa koskevien viestien välittämiseksi ja esimerkiksi osallistumistodistusten ja palautekyselyiden lähettämistä varten.  

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään 29.11.2023 tapahtuman järjestämisen mahdollistamiseksi ja tapahtuman sisältöjen jakamiseksi tapahtuman jälkeen, kuitenkin enintään kolme kuukautta tapahtuman järjestämisen jälkeen.

12. Miten tietoja suojataan?

Tapahtuman ilmoittautumisrekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan ja käyttämään vain siihen oikeutettu Espoon kaupungin työntekijä tapahtuman järjestämiseen liittyvien työtehtävien perusteella. Tietojärjestelmään pääsee vain kaupungin myöntämällä käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi-FI/Asioi_verkossa/Tietosuoja/Asiakkaiden_oikeudet

1. 1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

1. 2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

1. 3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

1. 4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

1. 5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.