Henkilötietojen käsittely, Espoon tapahtuma- ja kulttuuripalveluiden B2B-uutiskirje

Espoon kaupunki, tapahtuma- ja kulttuuripalvelut

Mari Hatakka
tapahtuma- ja kulttuuripalvelupäällikkö, palvelualueen johtaja (vs.)

tapahtumajakulttuuripalvelut@espoo.fi

Tapahtuma- ja kulttuuripalvelut

PL 3260

02070 ESPOON KAUPUNKI

p. +358 9 81621 (vaihde)

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

p. +358 9 81621 (vaihde)

sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietoja käytetään Espoon kaupungin tapahtuma- ja kulttuuripalveluiden sähköpostilla tapahtuvaan uutiskirjeen ja asiakastiedotteen postitukseen.

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 e-kohta). Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan tulee mm. antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista.

• nimi
  
• sähköpostiosoite
  
• tiedot rekisteröidyn käyttämistä markkinoinnin sisällöistä, kuten viestien avaus- ja klikkaustiedot
  
• tieto, milloin liittynyt listaan manuaalisesti syötettynä tai kun on itse tilannut uutiskirjeen sähköpostiinsa

Sähköpostit saadaan pääasiallisesti julkisista lähteistä (esim. verkkosivuilta) tai tapahtuma- ja kulttuuripalveluiden henkilökunnalta (esim. tilanvarauksen tai tiedustelun yhteydessä saadut julkiset sähköpostiosoitteet). 

Lisäksi uutiskirjeen voi halutessaan tilata itse, jolloin asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella suoraan häneltä itseltään, kun henkilö tilaa itse netistä linkin kautta uutiskirjeen sähköpostiinsa. Tietoja voidaan kerätä myös lomakkeilla uutiskirjeen lähettämiseen esim. tilaisuuksien ja asiakastyytyväisyyskyselyjen yhteydessä tai palautelomakkeen kautta.

Liana Technologies Oy käsittelee rekisterin henkilötietoja ylläpitämänsä uutiskirjepalvelun LianaMailer toimittamisen edellyttämässä laajuudessa.

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille henkilöille.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa. Tietoja poistetaan asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Asiakas voi itse peruuttaa uutiskirjeen sähköisessä uutiskirjeessä olevan poistolinkin kautta.

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät:

Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto:

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään silppuamalla.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi/espoon-kaupunki/tietosuoja

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki)