Tietosuojaseloste, henkilötietojen käsittely liittyen yksityisen varhaiskasvatuksen aloittamiseen, hyväksymiseen, ohjaukseen, neuvontaan ja valvontaan​

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 19.8.2024

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki. 

Suomenkielisen varhaiskasvatuksen johtaja Virpi Mattila

Ruotsinkielisten sivistyspalvelujen johtaja Barbro Högström

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Varhaiskasvatuksen aluepäällikkö Mirva Alakoskela 

Hallintopäällikkö Mia Westerlund 

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietoja käsitellään yksityisen hoidon tuella, ostopalveluna sekä palvelusetelillä järjestettävän yksityisen varhaiskasvatuksen (päiväkodit, ryhmäperhepäiväkodit ja perhepäivähoitajat) toiminnan aloittamisessa ja hyväksymisessä. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisterissä varhaiskasvatuslain mukaisten ohjauksen, neuvonnan ja valvontatehtävien hoitamisessa.

Rekisteristä tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön määrällisinä tietoina. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.

Varhaiskasvatusta järjestävällä tai tuottavalla yksityisellä palvelujentuottajalla on ennen toiminnan aloittamista oltava lupa harjoittaa päiväkotitoimintaa. Luvan myöntää palveluntuottajan hakemuksesta aluehallintovirasto. 

Mikäli palveluntuottaja hakeutuu palvelusetelillä toimivaksi päiväkodiksi Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän (PSOP) kautta, palveluntuottaja toimittaa palvelusetelihyväksymistä varten tietoja palveluntuottajasta tai yrityksestä, toimipaikasta, henkilöstöstä ja palveluhinnastosta. 

Perhepäivähoitoa järjestävän tai tuottavan yksityisen palvelujentuottajan on ennen toiminnan aloittamista tai sen olennaista muuttamista tehtävä kirjallinen ilmoitus kunnalle.  

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018) 
• Perusopetuslaki (628/1998) 
• Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
• Asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009)
• Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)
• Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus varhaiskasvatuksen yksityisen palveluntuottajan lupa- ja ilmoitusmenettelyyn kuuluvista liitteistä annetun opetus- ja kulttuuriministeriön asetuksen muuttamisesta (97/2024)
• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 momenttiin. Henkilötunnuksen käsittelystä yksityisen palveluntuottajan lupa- tai ilmoitusmenettelyn yhteydessä säädetään varhaiskasvatuslain 44 a, 44 e ja 45 §:ssä. 

Päiväkotipalveluntuottajat

• Kunnan viranomaiset saavat aluehallintovirastosta lausuntopyynnön sekä kopion palveluntuottajan laatimasta lupahakemuksesta ja rekisteriotteesta. 
• Kunnan viranomaisen lausunto, joka tarvittaessa sisältää lasten kanssa työskentelevän muuhun kuin työsopimussuhteiseen henkilöstöön kuuluvien henkilöiden nimet ja tiedot rikosrekisteriotteiden anto- ja tarkistuspäivämääristä
• Omavalvontasuunnitelma
• Aluehallintoviraston myöntämä lupa harjoittaa päiväkotitoimintaa. Luvan liitteenä on rekisteriote Soteri-rekisteristä (Valviran ja aluehallintovirastojen yhteinen rekisteri, johon on koottu tiedot kaikista yksityisistä varhaiskasvatuksen palveluntuottajista, joilta edellytetään lupaa)

Yksityiset perhepäivähoitajat ja ryhmäperhepäiväkodit

• Ilmoitus ja liitteet toiminnan aloittamisesta. Ilmoitus sisältää toiminnasta vastaavan henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, koulutus, työkokemus ja tehtävä toimipaikassa sekä varhaiskasvatuslain 44 a §:n 1 momentin 1–4 kohdassa ja 6–11 kohdassa tarkoitetut tiedot sekä pyydetyt liitteet. 

• Ilmoituslomakkeet tiedot:

  -nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, äidinkieli, muu kielitaito, sähköpostiosoite

  -perhepäivähoitajan rikostaustaotteen anto- ja tarkistuspäivämäärät

  -koulutus, työkokemus

  -puolison työskentely kotona

  -kotona asuvien lasten lukumäärä ja syntymävuodet, lisäksi asunnossa asuvat muut henkilöt

  -asuntoa koskevat tiedot

  -asiakirjojen säilytyspaikka ja -tapa

  -selvitys lapsen tuesta

  -perustelut perhepäivähoitajaksi hakeutumiselle

  -mahdolliset lisätiedot

• Ilmoituslomakkeen liitteet:

  - palveluntuottaja toimittaa liitteitä, joista käy ilmi muun muassa perhepäivähoitajan tai yrityksen yhteyshenkilön tai määräämisvaltaa käyttävän henkilön nimi, henkilötunnus, syntymäaika, yhteystiedot, kotikunta, kansalaisuus

• Kunnan viranomaisen kodin tai toimitilojen tarkastuskäynti, jossa tarkistetaan lasten kanssa työskentelevän muuhun kuin työsopimussuhteiseen henkilöstöön kuuluvien henkilöiden nimen, henkilötunnuksen ja tiedon rikosrekisterisotteen anto- ja tarkistuspäivämäärät

• Ilmoituslomakkeessa on erillinen kohta mihin kirjataan rikosrekisteriotteen myöntämis- ja tarkistuspäivämäärät sekä muut perhepäivähoitajan tiedot esimerkiksi suoritetusta hygieniapassista tai ensiapukoulutuksesta. 

• Viranhaltijapäätös yksityisen perhepäivähoitajan hyväksymisestä (henkilön nimi)

   

Päiväkodin hakeutuminen palvelusetelille 

Mikäli palveluntuottaja hakeutuu palvelusetelillä toimivaksi päiväkodiksi Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän (PSOP) kautta, palveluntuottaja toimittaa palvelusetelihyväksymistä varten tietoja palveluntuottajasta tai yrityksestä, toimipaikasta, henkilöstöstä ja palveluhinnastosta. 

• PSOP-järjestelmään tulevat palveluntuottajan yrityksen perustiedot:

  -yrityksen yhteyshenkilö, nimi, puhelinnumero, sähköposti

• Palveluntuottajan/yrityksen liitteet: 

  -jos yritys ei kuulu Luotettava kumppani -palveluun, palveluntuottaja toimittaa liitteitä, joista käy ilmi muun muassa yrityksen yhteyshenkilön tai määräämisvaltaa käyttävän henkilön nimi, henkilötunnus, syntymäaika, yhteystiedot, kotikunta, kansalaisuus

• Työntekijää koskevat liitteet päiväkodin johtajan ja henkilöstön osalta:

  -Henkilöstöluettelo (työntekijän nimi, nimikkeet ja koulutustiedot sekä lapsiryhmän nimi)

  -Päiväkodin johtajan tutkintotodistukset (nimi ja henkilötunnus)

Kunnan viranomainen tekee vuosittain ohjauskäynnin palveluntuottajalle. Ohjauskäynnin yhteydessä tarkistetaan seuraavia asioita ja ohjauskäynnistä laaditaan ohjauskäynnin pöytäkirja.  

Yksityisen hoidon tuen, ostopalvelu- ja palvelusetelipäiväkotien tai ryhmäperhepäiväkotien ohjauskäynnin pöytäkirja:

• ohjauskäynnillä läsnäolijat
• palveluntuottajan nimi, yhteystiedot
• päiväkodin ja johtajan nimi, yhteystiedot
• päiväkodin johtajan kelpoisuustiedot ja kielitaito, mahdollinen kouluttautumistieto
• yksikön työsuojeluvastaavan nimi
• työntekijöiden nimi-, nimike-, koulutus- ja kelpoisuustiedot, rikosrekisteriotteen anto- ja tarkistuspäivämäärät sekä mahdollinen muu koulutus
• varhaiskasvatuslain mukaisen valvonnan suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja liitteet

Yksityisten perhepäivähoitajien ohjauskäynnin pöytäkirja:

• ohjauskäynnillä läsnäolijat
• perhepäivähoitajan nimi, syntymävuosi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköposti)
• koulutus, mahdollinen kouluttautumistieto
• mahdollinen merkintä kaupparekisteriotteen esittämisestä (henkilön nimi ja osoite)
• merkintä ennakkoperintärekisteriin kuulumisesta (henkilön nimi)
• merkintä YEL- tai TYEL-maksujen maksamisesta (henkilön nimi ja mahdollisesti osoite)
• merkintä verojen maksamisesta tai maksujärjestelyistä tai verovelkatodistuksesta (henkilön nimi ja mahdollisesti osoite)
• tarvittaessa selvitys yrityssaneerauksesta tai maksujärjestelyistä
• varhaiskasvatuslain mukaisen valvonnan suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja liitteet 

Varhaiskasvatuslain mukainen valvontamenettely:

Kunnan viranomainen käynnistää tarvittaessa varhaiskasvatuslain mukaisen valvonnan.  Valvonnan yhteydessä tarkistetaan valvonnan kohteena olevat asiat. Valvonnasta laaditaan valvonnan tarkastuskäynnin pöytäkirja. 

Valvonnan tarkastuskäynnin pöytäkirja: 

• valvonnan kohteena olevan yksikön vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot
• valvonnan suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja liitteet 

Tiedot varhaiskasvatustoiminnan aloittamisesta ja toiminnan olennaisesta muutoksesta saadaan päiväkotien osalta aluehallintoviraston lupahakemuksesta ja pyynnöstä tarkastaa toimipaikka. Tiedot saadaan tarkastuksen yhteydessä luvanhakijalta eli palveluntuottajalta. Lisäksi kunta saa tietoja tarvittaessa pelastus-, rakennusvalvonta- ja terveydensuojeluviranomaisilta.

Mikäli palveluntuottaja hakeutuu palvelusetelillä toimivaksi päiväkodiksi, tiedot saadaan palveluntuottajalta Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän (PSOP) kautta. 

Tiedot varhaiskasvatustoiminnan aloittamisesta ja toiminnan olennaisesta muutoksesta saadaan ryhmäperhepäiväkotien osalta ilmoituksesta ja palveluntuottajan toimittamista ilmoituksen liitteistä. 

Yksityisten perhepäivähoitajien osalta toiminnan aloittamisen tiedot saadaan yksityisen perhepäivähoitajan ilmoituksesta ja perhepäivähoitajan toimittamista ilmoituksen liitteistä. 

Lisäksi valvonnan kannalta tarpeellisia tietoja saadaan auditointi- ja ohjauskäyntien sekä mahdollisten tilojen ja valvonnan tarkastuskäyntien yhteydessä.

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Kansaneläkelaitokselle ilmoitetaan kunnan hyväksynnän saaneet palveluntuottajat. Aluehallintovirastolle luovutetaan tietoja yksityisen varhaiskasvatustoiminnan hyväksyntään ja valvontaan liittyen.

Espoon kaupunki voi käyttää palvelun järjestämiseen toiminnallisia tai teknisiä palveluntuottajia. Palveluntuottaja käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi. Palvelusetelipäiväkodiksi hakeutuvien palveluntuottajien hakemusten käsittely tapahtuu Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmässä (PSOP), jonka tuottaa Kuntien Tiera. Microsoft on Espoon palveluntuottaja sähköpostin ja toimisto-ohjelmien (Office) osalta.

PSOP-järjestelmän asiakasrekisterin tietoja ei siirretä ETA:-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Microsoftin työtilojen tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan EU komission hyväksymää siirtoperustetta. Siirtoperuste on Euroopan komission Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös. Henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework).  

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä

Tietojen säilyttämisajat ovat pääsääntöisesti 10 vuotta tai toiminta-aika + 10 vuotta. Perhepäivähoitajan suunnitelma tarjottavista palveluista toimintavuonna säilyttämisaika on kaksi vuotta. 

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle. 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi. 

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin. 

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: -