Espoon kaupungin tilasto- ja tutkimustoiminnan tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 28.1.2022

1.    Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki 

2.    Rekisterin vastuuhenkilö

Tutkimusjohtaja, KOHA, Hallinto ja kehittäminen/Strategia

3.    Rekisterin yhteyshenkilö

Tietopalvelupäällikkö, KOHA, Hallinto ja kehittäminen/Strategia

4.    Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. 09 816 21 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5.    Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään? 

  • Espoon kaupungin toimintaan liittyvä tilastotuotanto ja tutkimustoiminta, sekä niihin liittyvien aineistojen säilyttäminen.
  • Hallinto- ja valmistelutehtävät.
  • Muu toiminnan järjestäminen ja toteuttaminen.

6.    Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Tietosuojalaki, 2.luku, 4 §, kohdat 2, 3, ja 4, sekä 29 §, 31 § ja 32 §. Käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi ja tilastointia varten. Tietojen käsittely arkistointarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden. Erityisiin henkilöryhmiin liittyen käsittelyperuste Tietosuojalaki 6 § kohdat 2 ja 7.

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

7.    Mitä tietoja käsitellään?

  • Kaupunkia ja kaupunkilaisia koskevia rekisteritietoja sekä henkilön itsensä antamia tietoja.
  • Tilasto- ja tutkimusaineistoihin sisältyvät henkilötiedot.
  • Tilasto- ja tutkimustoiminnan hallinnoimisessa tarvittavat yksilöinti- ja yhteystiedot.
  • Rekisterissä käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja.

Käsittely on luvallista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 mom. j-kohdan perusteella, jonka mukaan tietojen käsittely on luvallista, kun käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön nojalla, edellyttäen että se on oikeasuhteinen tavoitteeseen nähden, siinä noudatetaan keskeisiltä osin oikeutta henkilötietojen suojaan ja siinä säädetään asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä rekisteröityjen perusoikeuksien ja etujen suojaamiseksi.

8.    Mistä tiedot saadaan?

  • Kaupungin toimintaa kuvaavat rekisterit
  • Espoon väestötietojärjestelmä, Digi- ja väestötietoviraston väestörekisteri
  • KOTI-tietovarasto
  • Tutkimus- ja tilastotyöhön kerätyt ja hankitut tiedot
  • Hallinto- ja valmistelutehtäviin liittyvät järjestelmät

9.    Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietojen luovutuksen yhteydessä noudatetaan aineiston hankinnan yhteydessä tehtyä sopimusta

10.    Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

11.    Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietojen säilytysajat on määritelty sopimuksissa ja Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa.

12.    Miten tietoja suojataan?

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.
Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. 

13.    Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi-FI/Asioi_verkossa/Tietosuoja/Asiakkaiden_oikeudet(ulkoinen linkki)

13.1    Miten voin tarkastaa tietoni?

Kuntalaisten julkisiin tarkoituksiin kerättyjä tietoja käytetään kuntalaisten etujen mukaisen toiminnan kehittämiseen ja ylläpitoon, sekä kuntaa koskevaan tilastointiin ja kuntalaisten etujen mukaiseen ja kunnan toiminnan suunnittelua palvelevaan tutkimustoimintaan (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e -kohta). 

Tiedot haetaan pääasiassa muiden viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (esim. väestötiedot Digi- ja väestötietovirastosta, työvoimaviranomaiset, verottaja, terveyden ja sosiaalihuollon rekisterien ylläpitäjät, koulutoimi, ym. +sekä tutkimustiedon kerääjät), jolloin alkuperäisen rekisterin pitäjät hoitavat myös tietojen tarkastusoikeuteen liittyvät asiat. 

Mikäli käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen tai tämän kanssa tehtyyn sopimukseen, on rekisteröidyllä oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän (esim. Digi- ja väestötietovirasto) on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

13.2.    Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Tiedot voi oikaista esittämällä tiedon oikaisupyynnön tietoa ylläpitävälle tai tuottavalle taholle. Näitä ovat esimerkiksi Digi- ja väestötietovirasto (DVV), työvoimaviranomaiset, verottaja, terveyden ja sosiaalihuollon rekisterien ylläpitäjät, koulutoimi, ym. sekä tutkimustiedon kerääjät. (Näin ollen siis se, mikä kyseinen taho on, riippuu siitä, mikä ja missä tallennettu ja ylläpidettävä kyseinen oikaistavaksi haluttava tieto on.) 

Kaupungin tilasto- ja tutkimustoiminnassa ei ole varsinaista ylläpidettävää rekisteriä, vaan tiedot kerätään tarpeen mukaan muista julkisiin tarkoituksiin kerätyistä tiedoista eri rekistereistä tai saadaan erillisten tutkimusten kautta, joissa käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen tai tämän kanssa tehtyyn sopimukseen.

13.3    Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Oikeutta tietojen poistamiseen ei tilasto- ja tutkimustoiminnan käsittelemästä aineistosta sinänsä ole, kun lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai kun käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

13.4    Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos jokin 18 artiklan 1 kohdan a‒d alakohdan edellytyksistä täyttyy. 

13.5    Valituksen tekeminen

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77. Valituksen voi osoittaa tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).

13.6 Muut mahdolliset oikeudet

Pyynnöt osoitetaan alkuperäisen rekisterin pitäjälle (esim. DVV, työvoimaviranomaiset, verottaja, terveyden ja sosiaalihuollon rekisterien ylläpitäjät, koulutoimi, ym. sekä tutkimustiedon kerääjät, kulloinkin kyseessä olevasta tiedosta riippuen). Kun pyyntö tehdään alkuperäiselle rekisterinpitäjälle, tiedon käyttöoikeustieto välittyy myös tietojen jatkokäsittelijänä toimivaan Espoon kaupungin tilasto- ja tutkimustoiminnan rekisteriksi katsottavaan tietoon.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetus art. 21)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetus art. 20)
Rekisteröidyllä on oikeus siirtoon vain silloin, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja jos käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyn oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta käsittelyyn, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Jos tietojenkäsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.