Tietosuojaseloste, verkko-oppimisympäristö Moodle

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 27.9.2020 (Päivitetty: 12.8.2024 )

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Apulaisrehtori Ann-Christine Stenbacka

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: 09 816 21 (vaihde)

Osastosihteeri Anette Ohlström 
anette.a.ohlstrom@espoo.fi

Osoite: Espoon ruotsinkielinen työväenopisto, PL 3560, 02070 ESPOON KAUPUNKI

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Espoon ruotsinkielisellä työväenopistolla on käytössä oma verkko-oppimisympäristö Moodle, joka toimii sekä oppimisalustana että tiedotuskanavana. Moodlessa on kaksi pääsivua, joista toinen on opiskelijoille ja toinen henkilöstölle. Oppimisympäristö sisältää käyttäjien (opettajat/muu henkilöstö, opiskelijat) tuottamia valmiita oppimateriaaleja ja sisältöjä.

Henkilötietoja käytetään:

• Moodle-käyttöoikeuksien hallintaan

• käyttäjien vuorovaikutuksen mahdollistamiseen heidän omissa ryhmissään

• oppimiseen ja oppimisen ohjaukseen sekä palautteen antamiseen opintosuorituksista

Lokiin palvelun käytön yhteydessä kirjattuja henkilötietoja käytetään:

• palvelimen ja tietoliikenteen suorituskyvyn seuraamiseen

• teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Espoon ruotsinkielisen työväenopiston opettajat ja muut työntekijät:

Käyttäjän nimi

Opetusryhmät

Salattu yksilöllinen tunniste

Sähköpostiosoite

Käyttäjänimi

Salasana

Opettajien/muun henkilöstön itse tuottama sisältö

Oppilas/opiskelija:

Käyttäjän nimi

Tiedot kursseihin osallistumisesta (kurssi, ryhmä jne.)

Salattu yksilöllinen tunniste

Sähköpostiosoite

Käyttäjänimi

Salasana

Opiskelijan tuottama sisältö tai opiskelijan itse lisäämä tieto

Opettajien, muiden työntekijöiden tai opiskelijan itse tuottamalla sisällöllä tarkoitetaan järjestelmään tallennettuja kuvia, tekstejä, linkkejä, videoita ja äänitiedostoja.

Tarvittavat henkilötiedot annetaan verkkokurssille ilmoittauduttaessa Ilmonetin kautta tai puhelimitse. Tiedot tallennetaan Kursor-järjestelmään (katso Kursor-järjestelmän erillinen rekisteriseloste). Opiskelijat aktivoivat itse käyttäjätunnuksensa Moodlessa. Opettaja lisää opiskelijat kurssilleen kurssin läsnäololistan avulla Kursorista.

Opettaja luo omat käyttäjätunnuksensa ensin opiskelijakäyttäjänä, jonka jälkeen järjestelmänvalvoja antaa opettajalle opettajan käyttöoikeudet, jotta hän voi luoda omia kursseja (Course creator).

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Julkisten tietojen luovuttamisesta viranomaisten rekistereistä määrätään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella. Lain mukaan luovutuksensaajalla tulee olla oikeus tallettaa ja käyttää kyseisiä henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tiedonsaantipyynnön perusteella. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 13 § 2 momentti)

Julkisia tietoja saa luovuttaa suoramarkkinointia sekä mielipide- ja markkinatutkimusta varten vain rekisteröidyn henkilön tai alaikäisen henkilön huoltajan suostumuksella.

Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn henkilön tai alaikäisen henkilön huoltajan suostumuksella tai yksittäistapauksessa erikseen pyydettävän luvan perusteella. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 28 §)

Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn henkilön tai alaikäisen henkilön huoltajan nimenomaisella suostumuksella tai jos tietojen keräämisestä tai tiedonsaantioikeudesta on nimenomaisesti säädetty laissa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 7 luku).

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Lokitietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Henkilötietoja säilytetään palvelussa kolmen (3) kuukauden ajan palvelun käytön päättymisestä.

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: -