Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely Iltapäivätoiminnan järjestämisen henkilörekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 9.8.2024 (päivitetty 15.8.2025)

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.  

Suomenkielisessä perusopetuksen tulosyksikössä:  

Perusopetuksen johtaja Juha Nurmi

Ruotsinkielisissä sivistyspalveluissa:

Ruotsinkielisten sivistyspalveluiden johtaja Barbro Högström

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Opetuksen tuen päällikkö Miia Loisa-Turunen

Kehityspäällikkö Ida Stolt-Haglund

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 
 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

Iltapäivätoimintaa järjestetään sekä Espoon Suomenkielisen perusopetuksen tulosyksikössä että Ruotsinkielisissä sivistyspalveluissa. Palvelua järjestetään kaupungin omana toimintana tai hankkimalla palvelut ostopalveluna tai antamalla avustusta palvelun tuottajille.

Kaupunki päättää oppilaan ottamisesta iltapäivätoimintaan. Kaupunki perii toiminnasta asiakasmaksun. Kaupunki päättää iltapäivätoiminnan maksuhuojennuksista. 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohdan mukaan käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Iltapäivätoimintaa järjestetään perusopetuslain 8 a luvun mukaan.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 ja 2 momenttiin. Rekisteröidyn ja hänen henkilötietojensa yksiselitteinen erottaminen muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi. 

Koulu näkee oppilashallintojärjestelmä Primuksen kautta omien oppilaiden osalta, osallistuuko koulun oppilas iltapäivätoimintaan, palveluntuottajan ja toiminta-ajan. Työntekijät käyttävät rekisteritietoja omiin työtehtäviinsä liittyen. Suurin osa iltapäivätoiminnan hakemuksista toimitetaan sähköisesti Wilman kautta. Huoltaja voi hakemusta tehdessään päättää, haluaako hän päätöksen sähköisesti vai kirjepostilla toimitettuna.

Hakemuksesta iltapäivätoimintaan saadut tiedot:

• lapsen tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite
• huoltajan tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Iltapäivätoimintaa järjestävä koulu tai palveluntuottaja
• koulun nimi ja luokka-aste
• toiminta-aika

Henkilötunnusta tarvitaan laskutusta varten.

Tarvittaessa tieto oppimisen ja koulunkäynnin tuen päätöksestä (perusopetuslaki 48 b § 1 mom.).

Päätös iltapäivätoimintaan ottamisesta:

• toimintaan ottaminen ja iltapäivätoiminnan järjestämispaikka
• toiminta-aika (kokoaikainen/ osa-aikainen)

Tietoja lapsesta -lomake, joka on saatavilla iltapäivätoiminnan palveluntuottajille Espoo.fi sivustolla:

• lapsen nimi, osoite
• huoltajien yhteystiedot
• toiminta-aika
• lapsen kulkemiseen liittyvät asiat
• lapsen mahdolliset allergiat, erityisruokavaliot, lääkitys iltapäivätoiminnan aikana
• muut lapseen liittyvät huomioitavat asiat iltapäivätoiminnassa
• suostumus tiedonvälittämiseen

Linkki suomenkielisen perusopetuksen sivustoon, valitse Tietoja lapsesta -lomake: Opetuksen lomakkeet. Ruotsinkielisten sivistyspalvelujen järjestämässä iltapäivätoiminnassa lomake on saatavissa iltapäivätoiminnan palveluntuottajalta.

Asiakasmaksun perimättä jättäminen tai alentaminen:

Iltapäivätoiminnan asiakasmaksun perimättä jättämisen tai alentamisen hakemuksesta saadaan huojennukseen vaikuttavat tulo- ja perhetiedot (perusopetuslaki 48 f § 2 mom.). Iltapäivätoiminnan asiakasmaksun perimättä jättämisen tai alentamisen maksupäätösvalmistelussa asiakkaiden ilmoittamia, päätökseen vaikuttavia tietoja Kelan myöntämistä etuisuuksista voidaan Espoon kaupungin viranhaltijoiden toimesta tarkistaa Kelan Kelmu- järjestelmästä. Rekisteriin merkitään myös, jos asiakkaalla on oikeus maksuvapautukseen muulla perusteella. Tarvittaessa tiedot tarkistetaan Digi- ja väestötietovirastosta tai Trimble Locus Cloudista.  

Huoltajat ilmoittavat tiedot Wilmassa tai paperilomakkeella. Mahdollisista muutoksista huoltajat ilmoittavat kirjallisesti joko Wilmassa tai sähköpostitse.

Primus -oppilashallintojärjestelmän opiskelijarekisteristä saadaan oppilaan ja huoltajan perustiedot sekä tarvittaessa tieto oppimisen ja koulunkäynnin tuen päätöksestä.

Huoltajat täyttävät “Tietoja lapsesta” -lomakkeen, joka palautetaan suoraan iltapäivätoiminnan palveluntuottajalle. Iltapäivätoiminnan palveluntuottaja säilyttää ja arkistoi lomakkeet kaupungin antaman ohjeistuksen mukaisesti. Jos palveluntuottaja lopettaa toimintansa, lomakkeet siirtyvät kaupungille arkistoon. 

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Julkisten tietojen luovutus viranomaisen henkilörekisteristä määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella. Sen mukaan luovutuksensaajalla tulee olla oikeus tallettaa ja käyttää luovutettavia henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 13 § 2 mom.).

• Julkisia tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointia ja mielipide- ja markkinatutkimusta varten vain rekisteröidyn/ alaikäisen huoltajan suostumuksella.

• Julkisia tietoja voidaan luovuttaa yleisen edun mukaista tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten. Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn/ alaikäisen huoltajan suostumuksella tai yksittäistapauksissa erikseen pyydettävällä luvalla. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 28 §).

Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn/alaikäisen huoltajien nimenomaisella suostumuksella tai jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. (viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 luku)

Rekisterin perusteella luovutetaan iltapäivätoimintaa koskevia tietoja opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain 58 §:n perusteella.

Espoon kaupunki käyttää palvelun järjestämiseen toiminnallisia tai teknisiä palveluntuottajia. Palveluntuottaja käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi. Palveluntuottajien kanssa tehtävissä sopimuksissa huomioidaan EU:n tietosuoja-asetuksen määräykset. 

Palveluntuottajalle siirretään tiedot (nimi, osoite, vuosiluokka/luokka-aste, koulun nimi, toiminta-aika, tarvittaessa tieto oppimisen ja koulunkäynnin tuen päätöksestä) niistä lapsista, jotka osallistuvat sen toimintaan sekä huoltajien tiedot yhteydenpitoa varten. Lapsen henkilötunnus annetaan tarvittaessa palveluntuottajalle esimerkiksi lastensuojelu- tai tapaturmailmoitusta varten. 

Microsoft on Office -tuoteperheen palveluntuottaja.

Laskutustiedot siirretään Digian liittymän kautta Espoon kaupungin JoTo -johtamisen ja talousohjauksen tietojärjestelmiin.

Oppilashallintojärjestelmä Primus-Wilman tuottaja on Visma. Paikka ja väestötietojärjestelmä Trimble Locus Cloudin tuottaja on Trimble. 

Kaupunki rekisterinpitäjänä käyttää toiminnassaan henkilötietojen käsittelijöitä (palveluntuottajat). Käsittelijät voivat siirtää rekisterin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla.

Microsoftin työtilojen tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan EU komission hyväksymää siirtoperustetta. Siirtoperuste on Euroopan komission Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös. Henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework).    

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 

Iltapäivätoiminnan hakemukset, päätökset, läsnäololistat, asiakasmaksuhuojennushakemukset ja -päätökset säilytetään kymmenen vuotta. Tietoja lapsesta -lomaketta palveluntuottajat säilyttävät kaksi vuotta ja voimassaoloajan. Jos palveluntuottaja lopettaa toimintansa, on hän velvollinen toimittamaan lomakkeet kaupungille arkistoitavaksi. 

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle. 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi. 

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin. 

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: 

2.6.2025 Otsikon "Asiakasmaksun perimättä jättäminen tai alentaminen" tekstiä päivitetty.

15.8.2025 Huomioitu oppimisen tuen uudistus, joka astui voimaan 1.8.2025.