Tietosuojaseloste Espoon kaupunki Henkilötietojen käsittely kulttuurin tulosyksikön tapahtumailmoitukset ja kyselyt

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 24.8.2026

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Tässä palvelussa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumailmoittautumiset, palvelujen kehittämiseen liittyvät kyselyt ja kartoitukset sekä tulosten analysointi ja tilastointi. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on median edustajien yhteystietojen ylläpito.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:

• Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
  • Suostumus. Sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi muokkaamalla ilmoittautumis- tai kyselylomaketta tai ottamalla yhteyttä lomakkeen lähettäjään.
• Mediarekisterin osalta käsittelyperusteena on yleinen etu tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?

Palvelun tuottamisen kannalta käsitellään: 

• Tapahtumailmoittautumiset: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio
• Kyselyt: nimi, osoite tai asuinalue, sähköpostiosoite, ammattinimike, organisaatio, ikä, perhetilanne, sukupuoli, äidinkieli, rooli kyseisen palvelun käytössä. Osa kyselyistä toteutetaan anonyymisti, mutta mikäli asiakas haluaa, että häneen otetaan yhteyttä, on hänen annettava sähköpostiosoitteensa tai puhelinnumeronsa.
• Palautteet: nimi, sähköpostiosoite (valinnainen)

Asiakas antaa tarvittaessa itse tiedot vastatessaan kyselyyn tai antaessaan palautetta tai ilmoittautuessaan tapahtumiin. Median edustajien henkilötiedot (nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio) kerätään median omilta verkkosivuilta ja julkisista lähteistä, median edustajien omasta yhteydenotosta tai suostumuksesta.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen. Henkilötietojen säilyttämisessä noudatetaan Espoon kaupungin ohjeita säilytysajoista sekä mahdollisia lainsäädännön määräyksiä. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti: 

Tietoja säilytetään vain kyselyn tarkoitukseen perustuvan säilytysajan: esimerkiksi ilmoittautumisissa tilaisuuden järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittava aika, enintään 6 kk tilaisuuden jälkeen. Tapahtumaan ilmoittautujan poistaessa itse kaikki tai osan tiedoista kyselyn järjestelmästä tiedot säilyvät varmuuskopiossa 1 kuukauden ajan. Mediarekisterin yhteystietoja säilytetään niin kauan, kun yhteystiedot ovat ajantasaisia ja tarpeellisia viestinnän kannalta, tai kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytystä. Rekisteri tarkastetaan vuosittain.

4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot 

4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita:Webropol Oy ja Vitec Roidu Oy käsittelevät henkilötietoja palvelun tuottajana.

4.2 Luovutus toisille organisaatioille

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Espoon kaupungin ulkopuolelle. Tietoja käsitellään ainoastaan Espoon kaupungin kulttuurin tulosyksikössä. Tietoja voitaisiin luovuttaa vain, mikäli lainsäädäntö, esimerkiksi julkisuuslaki tähän velvoittaisi.

5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

6. Rekisteröidyn oikeudet 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.

7. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

7.1 Rekisterin yhteyshenkilö

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön: 

Leena Kummu, markkinointi- ja viestintäpäällikkö

leena.kummu@espoo.fi

7.2 Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava: tietosuoja@espoo.fi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Muutoshistoria

1. 24.8.2026