Tietosuojaseloste: Espoo.fi

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 18.9.2023.

Espoo.fi on Espoon kaupungin virallinen verkkosivusto. Espoo käsittelee verkkosivustollaan henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.  

Henkilölle tulee antaa tieto, jos johonkin henkilörekisteriin kirjataan hänen henkilötietojaan. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot.  

Tämän lisäksi on kerrottava myös henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, rekisteritietojen luovuttamisesta sekä rekisteröidyn oikeuksista. 

Espoo.fi verkkopalvelu on rakennettu Drupal sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmän avulla.  

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 18.9.2023. 

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Espoon kaupungin viestintäjohtaja Johanna Pajakoski.

Espoon kaupungin viestintäjohtaja Johanna Pajakoski

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava 

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 

Puh. +358 9 81621 (vaihde) 

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi.

Espoon kaupunki kerää Drupal-käyttäjätunnuksia varten välttämättömät henkilötiedot verkkopalvelun sisällöntuotantoa, järjestelmän ylläpitoa ja hallinnointia varten. Tämän lisäksi henkilökunnan ja esimerkiksi valtuutettujen henkilötietoja esitetään Espoo.fi-verkkopalvelussa. 

Espoon kaupunki ei käytä edellä mainittuja tietoja muuhun tarkoitukseen.  

Henkilötietojen käsittely perustuu viestintävelvoitteeseen ja sidonnaisrekisterin julkaisuvelvoitteeseen.  

Kuntalain mukaan kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. ​  

Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. ​  

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 

Drupal sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmä käsittelee sekä tunnistettavissa olevia että muita kuin tunnistettavissa olevia henkilötietoja. 

Drupal-käyttäjätunnukset sisältävät seuraavia henkilötietoja: etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. 

Espoo.fi-sivustolla on luottamushenkilöiden henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puolue ja toimielinroolit. Lisäksi luottamushenkilöstä voidaan hänen halutessaan julkaista kattavampaa tietoa.  

Espoo.fi-sivustolla julkaistaan työntekijöiden henkilötietoja, kuten nimi, puhelinnumero, valokuva ja sähköpostiosoite.    

Espoo.fi-sivuston analytiikkatyökalu ei kerää tietoja siitä, mitä käyttäjät ovat esimerkiksi sivustolla oleviin lomakkeisiin täydentäneet. Tietojen kerääminen perustuu evästeisiin, jonka asetukset voi tarkistaa Espoo.fi:n alatunnisteesta. 

Espoo.fi verkkopalvelussa olevat henkilötiedot saadaan käyttäjiltä, jotka tarvitsevat työssään Drupal-käyttäjätunnuksia. Lisäksi verkkopalvelun julkisella puolella olevat henkilötiedot tulevat joko luottamushenkilöiltä itseltään tai Espoon kaupungin henkilökunnalta työroolin puitteissa. 

Julkiset henkilötiedot ovat luettavissa Espoo.fi:n verkkopalvelussa. 

Käyttäjätunnusten edellyttämiä henkilötietoja (nimi ja sähköposti) ei luovuteta tai siirretä kaupungin ulkopuolelle. Kyseiset henkilötiedot ovat kuitenkin Drupal- sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmässä ja ne sijaitsevat teknisen palvelutoimittajan servereillä, joten myös heillä on rajoitettu pääsy edellä mainittuihin henkilötietoihin.  

Tietoja käsitellään pääsääntöisesti vain EU:n tai ETA:n alueella. 

Julkiset henkilötiedot ovat luettavissa Espoo.fi:n verkkopalvelussa, kunnes ne erikseen palvelusta poistetaan. 

Käyttäjätunnusten edellyttämiä henkilötietoja tarkastellaan vuosittain ja rekisteri pidetään ajantasaisena.  

Henkilötietoja turvataan Espoo.fi:n verkkopalvelussa erilaisten teknisten toimenpiteiden avulla. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, jotka niitä tarvitsevat työ- tai virkatehtäviensä hoitamista varten. 

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi/espoon-kaupunki/tietosuoja#section-7317  

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.  

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. 

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. 

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. 

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.