Tietosuojaseloste Trimble Locus kiinteistörekisteri

Henkilötietojen käsittely Trimble Locus kiinteistöosa
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 10.11.2023

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Rekisterin vastuuhenkilöinä ovat kaupungingeodeetti ja tonttipäällikkö.

Annamari Räty, apulaiskaupungingeodeetti, puh. +358 50 5737264

Jukka Haataja, puh. +358 50 4289443

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. 09 816 21 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Espoon kaupunginkuntatietojärjestelmän kiinteistöosa on virallisen kiinteistörekisterin kunnallinen käyttökopio, joka sisältää kunnan teknisen toimialan kannalta tarvittavat tiedot kiinteistöistä ja määräaloista. kuntatietojärjestelmässä on lisäksi tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista, joista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero ja kansalaisuus sekä mahdollinen kuolinpäivä.

Kiinteistöosan avulla hoidetaan osin valtakunnallisen kiinteistörekisterin ylläpito sekä mm. kiinteistönmuodostamislain ja maankäyttö ja rakennuslain mukaisten viranomaistehtävien hoitaminen ja valmistelu. Henkilötietoja käytetään myös kunnallisiin suunnittelu- ja hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen. Kiinteistöosan tonttijako ja toimitustieto-osiin tallennetaan tiedot tonttijakojen ja toimitusten hakijoista ja palvelujen maksajista. Tietoja käytetään hyväksi palvelujen laskutuksessa.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Kiinteistörekisterilain ja -asetuksen mukaiset kiinteistöjä ja määräaloja koskevat tiedot. 
Toimitusten- ja tonttijakojen osalta rekisteriin on merkitty toimenpiteen hakijatieto nimitasoisena sekä toimenpiteen maksajan nimitasoisena tietona.

Omistaja ja haltijatietojen osalta rekisterissä on tietoina seuraavat tiedot: nimi, hety/y-tunnus, yhteystieto, kansalaisuus ja mahdollinen kuolinpäivä. Jos henkilöllä on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli turvakielto on tiedossa (espoolaiset maanomistajat ja -haltijat). Ulkopaikkakuntalaisten maanomistajien ja -haltijoiden osalta turvakielto on asiakkaan ilmoituksen varassa.

Tietojen julkisuus ja salassapidettävyys:
Tiedot eivät pääsääntöisesti ole salassa pidettäviä.

Salassapidon perusteet:
JukL mukaan, jos on salassa pidettävää.

Valtakunnallinen kiinteistötietojärjestelmä, kaupanvahvistajien tekemät kiinteistönluovutusilmoitukset, luovutuskirjat, maanmittauslaitoksen kirjaamisrekisteri, toimitushakemukset, väestörekisterikeskuksen väestötietorekisteri sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmät. Lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

Kiinteistöjen ja määräalojen omistaja-, haltija- ja yhteystietoja käytetään kaupungin eri toiminnoissa tarpeen mukaan suorakäyttöisesti Trimble Locus järjestelmässä tai sen tietopalvelujärjestelmän kautta tai pyytämällä tietoja tonttiyksiköstä. Omistajien nimi- ja yhteystietoja luovutetaan myös yksin kappalein kaupunkimittauksen asiakaspalvelusta, jos tiedon tarvitsija esittää hyväksyttävän syyn tietotarpeelleen.

Tietoja ei luovuteta EU/ETA -alueen ulkopuolelle.

Tiedot ovat osin pysyvästi säilytyksessä (hakijatiedot) ja osin jatkuvassa ylläpidossa (omistaja- ja haltijatiedot sekä yhteystiedot)

Trimble Locus järjestelmä sijaitsee Espoon kaupungin sisäisessä tietoverkossa. Tietoverkkoon kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla. Eri käyttäjien käyttöoikeudet järjestelmän tietoihin ovat rajatut työtehtävien vaatiman laajuuden mukaan.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Asiointipalvelu(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) käyttää ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka auttaa verkkosivujen ylläpitäjää tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottaa kävijöiden kirjautumista sivuille ja mahdollistaa yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystytään jatkuvasti parantamaan sivujen sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön avulla voidaan tarjota asiakkaille kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua palvelun saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen.

On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpidettyjen sivujen ja tarjottujen palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.