Henkilötietojen käsittely henkilöstön Pride-verkoston sähköpostilistalla ja Teams-ryhmässä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 27.4.2026

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Tässä palvelussa on kyse henkilöstön Pride-verkoston sähköpostilistasta ja Teams-ryhmästä, joihin Espoon kaupungin työntekijät voivat halutessaan liittyä. Sähköpostilistalle liittymällä saa verkoston tiedotteita esimerkiksi tulevista tapaamisista, ja Teams-ryhmän kanavilla jaetaan sekä tietoa että käydään vapaampaa keskustelua. Teams-ryhmässä käyttäjät voivat nähdä myös toistensa osallistumisen.

Henkilöstön Pride-verkosto on seksuaali- ja sukupuolivähemmistöjen edustajille ja heidän tukijoilleen suunnattu vertaistukiverkosto, joka myös jakaa asiantuntemustaan kaupungille.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:

• Suostumus. Sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi poistumalla sähköpostilistalta ja Teams-ryhmästä. Sähköpostilistalta voi poistua ilmoittamalla asiasta vapaamuotoisesti sähköpostilistan ylläpitäjälle, joka on sama henkilö kuin tämän rekisterin yhteyshenkilö. Sähköpostilistalle lähetettävien sähköpostien lopussa annetaan myös linkki lomakkeeseen, jolla voi ilmoittaa halunsa poistua sähköpostilistalta. Teams-ryhmästä voi halutessaan poistua omatoimisesti.

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä: sähköpostiosoite 

Saamme tiedot suoraan rekisteröidyltä, kun hän pyytää liittymistä sähköpostilistalle tai Teams-ryhmään. Teams-ryhmään liittyessä nähdään henkilön Teams-yhteystietokortilla olevat tiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävänimike, osasto ja sijainti organisaation hierarkiarakenteessa. Näitä tietoja ei kerätä tai säilötä minnekään. Liittymisen jälkeen henkilö voi julkaista Teams-ryhmän kanavilla itse tuottamaansa sisältöä, jonka muut Teams-ryhmän jäsenet näkevät.

Sähköpostilistalle liittyminen ei edellytä Teams-ryhmään liittymistä, eikä päinvastoin.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:

Sähköpostilistalle ja Teams-ryhmään liitytään täyttämällä lomake Webpropolissa. Tässä yhteydessä kerätään sähköpostiosoite. Vastauksia säilytetään Webropolissa kolme kuukautta.

Sähköpostilistalle kuuluvia sähköpostiosoitteita säilytetään verkkolevyllä.

Sähköpostiosoite poistetaan ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun rekisteröity on pyytänyt poistumista sähköpostilistalta. Sähköpostiosoitetta säilytetään kuitenkin enintään kolme kuukautta poistumispyynnön vastaanottamisesta. Mikäli rekisteröity pyytää sähköpostilistalta poistumista Webropol-lomakkeen täyttämällä, poistuu tämä vastaus Webropolista automaattisesti kolmen kuukauden kuluttua.

Teams-ryhmään kuuluminen ei edellytä mitään tietojen säilömistä, ja kun rekisteröity poistuu Teams-ryhmästä, ei hänestä säilytetä mitään tietoja. Rekisteröidyn käymät keskustelut säilyvät kuitenkin ryhmässä poistumisen jälkeenkin.

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: Microsoft M365 (sähköposti ja Teams), Webropol

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tässä palvelussa tietoja ei luovuteta toisille organisaatioille.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön: 

Pride-verkoston sihteeri, valitaan vuodelle 2026 verkoston perustamiskokouksessa
Pride-verkoston sihteerin yhteystiedot lisätään verkostosta kertovalle Essi-sivulle.

Rekisterin varayhteyshenkilö:
Sasu Nuokkola, erityisasiantuntija
sasu.nuokkola@espoo.fi
+358 40 6369841