Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 14.07.2022 

Henkilötietoja käytetään toimintaan, joka lisää asukkaiden osallistumista Espoo kaupungin kehittämiseen, markkinointiin, uutiskirjeiden ja asiakastiedotteiden lähettämiseen sekä muihin näihin rinnastettaviin toimiin.

 

1. Rekisterinpitäjä 

Espoo kaupunki

PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI

 

2. Rekisterin vastuuhenkilö 

Asukasosallisuuden kehittämispäällikkö Marianne Julkunen

marianne.julkunen@espoo.fi

 

3. Rekisterin yhteyshenkilö 

osallisuus@espoo.fi

 

4. Tietosuojavastaava 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava 

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 

Puh. 09 816 21 (vaihde) 

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

 

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?  

Henkilötietoja käsitellään Espoon kaupungin kehittämistyöhön osallistumisen järjestämiseksi ja edistämiseksi. Henkilö itse ilmoittaa tiedot ilmoittautuessaan mukaan kehittämiseen tai tilatessaan uutiskirjeen.

 

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste? 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. (Kuntalaki 22 §)

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

 

7. Mitä tietoja käsitellään? 

Henkilön nimi, ikäryhmä, kuinka kauan henkilö on asunut Suomessa, asuinkunta, asuinalue, äidinkieli, kielitaito, erityisruokavalio, avuntarve, sähköpostiosoite, tehtävänimike, koulutus, lupa käyttää tilaisuudessa otettua valokuvia ja videoita.

Tiedoista kysytään yksi tai useampia tilanteen ja tarpeen mukaan.

 

8. Mistä tiedot saadaan? 

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

 

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle? 

Tietoja ei luovuteta tai siirretä.

 

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

 

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Uutiskirjetietoja säilytetään niin kauan kuin tilattu uutiskirje ilmestyy tai henkilö peruuttaa uutiskirjeen tilauksen tai sähköpostiosoitteesta tulee uutiskirjeitä lähetettäessä toistuvasti virheilmoitus.

Eri tapahtumista kerättyä tietoa säilytetään ainoastaan niin kauan kuin niitä tarvitaan.

 

12. Miten tietoja suojataan? 

Sähköiset ylläpitojärjestelmät: Dedikoidut palvelimet Suomessa

Kaikkia tietoja käsitteleviä työntekijoitä sitoo salassapito-ja luottamuksellisuusvelvollisuus.

Tietojen suojauksen periaatteet: Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuurein ja teknisin suojakeinoin. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

 

13. Rekisteröidyn oikeudet 

Jos tiedonkeruu perustuu suostumukseen, asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen ja vaatia tietojensa poistamista. Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostia rekisterin yhteyshenkilölle.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta:   

 

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni? 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.  

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. 

 

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista? 

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

 

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. 

 

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista? 

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. 

 

13.5 Valituksen tekeminen 

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.