Henkilötietojen käsittely Espoon kaupungin rekrytoinnin asiakasrekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 22.9.2020. Päivitetty 27.6.2023

Espoon kaupunki, PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI 
Kirjaamon käyntiosoite: Siltakatu 11, Espoon keskus 
Puh. (09) 81621

Espoon kaupungin rekrytointipäällikkö

Espoon kaupungin rekrytointipäällikkö
Osoite: PL 651, 02070 ESPOON KAUPUNKI
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: keha.rekrytointi(at)espoo.fi  

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja(at)espoo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Espoon kaupungille haettavan henkilöstön rekrytointi ja hakijoiden tiedottaminen rekrytointiprosessin kulusta sekä kaupungilla avoinna olevien tehtävien markkinointi potentiaalisille hakijoille.

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 
• Tietosuojalaki (1050/2018)  
• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki) (621/1999) 
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 
• Arkistolaki (831/1994) 
• Työsopimuslaki (55/2011) 
• Laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta 304/2003
• Kuntalaki (410/2015) 
• Hallintolaki (434/2003) 
• Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014) 
• Tasa-arvolaki (609/1986)
• Lakijulkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
• Turvallisuusselvityslaki (726/2014)
• Kunnalliset työ- ja virkaehtosopimukset

Käsittelyperusteina ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu, lakisääteinen velvoite sekä sopimus.

Rekrytoinnin asiakasrekisteriin kerätään hakijoilta nimi, yhteystiedot, syntymäaika, koulutus-, kielitaito- ja työkokemustiedot sekä hakijan oma vapaamuotoinen esittely ja mahdolliset muut lisätiedot.

Rekisteriin kerättyihin tietoihin lisätään rekrytointiprosessin osalta oleellisia luokituksia (kuten kelpoisuusvaatimuksen täyttyminen sekä tietoja rekrytointiprosessin vaiheista) ja arviointeja.

Rekrytointiprosessin aikana rekisteriin tallennettuja henkilötietoja täydennetään muun muassa videohaastatteluista, haastatteluista sekä henkilöarvioinneista saatujen tietojen, vastauksien ja kuvauksien perusteella. Myös hakemuksien peruutukset, valintaesitykset, varasijalle valitut ja valintaperustelut täydennetään rekisteriin.

Virkahakujen osalta valintapäätökset (sisältäen valitun sekä mahdollisten varalle valittujen nimet) julkaistaan yleiseen tietoverkkoon sekä tiedotetaan kaikille hakijoille.

Hakijan antamia, mahdollisista työtapa-analyysistä ja soveltuvuusarvioinnista ja hakijan nimeämiltä suosittelijoilta saatuja tietoja käsittelevät rekrytointiprosessiin osallistuvat henkilöt.

Toimialat ovat määritelleet erityistä turvallisuutta vaativat tehtävät, joihin valittaviksi esitettäville henkilöille teetetään rekrytointiprosessin yhteydessä suojelupoliisin turvallisuusselvitys. Turvallisuusselvityksen teettämiseen kysytään etukäteen kirjallinen suostumus.

Espoon kaupungin rekrytoinnin jälkimarkkinoinnin sallineiden henkilöiden osalta rekrytoinnin asiakasrekisteriin tallennetaan rekisteröidyn yhteystiedot, koulutus- ja työkokemustiedot sekä mielenkiinnon kohteet avoimiin työ- tai harjoittelupaikkoihin sekä mielenkiinnon kohteet tuleviin tapahtumiin.

Rekrytoinnin asiakasrekisterin henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan myös kerätä muilta tahoilta, kuten hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. Turvallisuusselvityksen tiedot toimittaa suojelupoliisi.

Tietoja luovutetaan rekrytoinnin asiakasrekisteristä vain lain tarkoittamissa tilanteissa (julkisuuslaki 11 §).

Viranomaisen asiakirjojen julkisuusperiaatteen mukaan Espoon kaupungin asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä (julkisuuslaki 1 §). Julkishallinnon viranomaisena Espoon kaupungin rekrytoinnin asiakasrekisterin tiedotkin siten ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niitä ole yksityisyyden suojan tai muun perustellun syyn vuoksi säädetty salassapidettäväksi. Julkisuusperiaatteen mukaan tietoja saa lähtökohtaisesti vain pyynnöstä. Internetsivuille henkilötietoja laitetaan vain harkitusti silloin, kun kuntalaisten tiedonsaanti on turvattava. Monet rekisterin tiedot ovat kuitenkin salassapidettäviä, eikä niitä luovuteta edes pyynnöstä.  

Asianosaisjulkisia tietoja luovutetaan rekrytoinnin asiakasrekisteristä vain lain tarkoittamissa tilanteissa (julkisuuslaki 11 §).  

Salassapidettäviä tietoja käsitellään luottamuksellisesti eikä niitä luovuteta sivullisille.  

Seuraavat rekrytoinnin asiakasrekisteriin tallennetut henkilötiedot ja tietoja sisältävät asiakirjat ovat julkisuuslain 24 §:n nojalla salassa pidettäviä: 

• Tiedot psykologisesta testistä, soveltuvuuskokeesta tai sen tuloksesta taikka työntekijän valintaa tai palkkauksen perustetta varten tehdyistä arvioinneista (henkilöarvioinnit ja työtapa-arvioinnit) (JulkL 24 § 29-kohta). 
• Tiedot salaisesta puhelinnumerosta taikka turvakiellon piirissä olevista yhteystiedoista (kotikunta, osoite, puhelinnumero) (JulkL 24 § 31-kohta) .
• Tiedot henkilön yksityiselämän piirissä esittämistä mielipiteistä sekä tiedot henkilön elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan tai vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä tai muista niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista (perhesuhteet, harrastukset, poliittinen vakaumus) (JulkL 24 § 32-kohta).

Espoon kaupunki käyttää tarvittaessa soveltuvuusarviontien suorittamisessa sopimustoimittajia perustuen kulloinkin voimassa oleviin kilpailutettuihin hankintasopimuksiin. Tällöin hakemus mahdollisine liitteineen toimitetaan soveltuvuusarvioinnin toimittajalle.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Rekrytoinnin asiakasrekisteriin tallennettuja työnhakijan hakemuksessaan antamia henkilötietoja säilytetään haetun tehtävän osalta 2 vuotta sen jälkeen, kun päätös rekrytoinnista on tehty.

Avoimia hakemuksia säilytetään 2 vuotta tai hakijan määrittelemän ajan. Hakijan määrittelemä työhakemuksen säilytysaika on minimissään yksi vuorokausi ja maksimissaan kaksi vuotta.

Videohaastatteluvastauksia säilytetään 2 vuotta. 

Henkilövalinnan tueksi kerätään tietoa työtapa-analyysillä, jonka tuloksia säilytetään kaupungin omalla palvelimella kuluvan kalenterivuoden lisäksi kaksi vuotta. 

Turvallisuusselvitystodistuksia säilytetään 5 vuotta.

Jälkimarkkinoinnin sallineiden potentiaalisten työnhakijoiden tietoja säilytetään 2 vuotta. Arvontaan osallistuneiden tietoja säilytetään ainoastaan siihen asti, kun arvonta on suoritettu.

Rekrytoinnin asiakasrekisterin tiedot säilytetään pääsääntöisesti rekrytointijärjestelmässä. Rekisterin käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa sekä työnhakijalta että järjestelmää käyttävältä Espoon kaupungin työntekijältä.  

Tämän lisäksi viranhaltijoiden rekrytointipäätökset säilytetään kaupungin asianhallintajärjestelmässä.

Rekrytointijärjestelmän tietokannat ja ohjelmistot ovat käyttöpalveluja tuottavan yrityksen FCG Talent Oy:n Kuntarekry.fi-palvelussa.  

Kuntarekry.fi-palvelun profiilitietojen rekisterin tietosuojaseloste(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Manuaalisesti toimitetut hakemusten tiedot viedään sähköiseen rekrytointijärjestelmään. Arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 

Espoon kaupungin rekrytoinnin asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Osa tiedoista on salassapidettäviä, jolloin niitä käsitellään erityisellä varovaisuudella ja käyttöoikeudet ovat rajatulla käsittelijäryhmällä, eikä niitä voida luovuttaa edes pyynnöstä.  

Henkilötietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja poistetaan henkilön siirtyessä pois tehtävästä, jota varten oikeudet on myönnetty. Jokainen käyttäjä hyväksyy Espoon kaupungin tietoturvasitoumuksen, joka sisältää tietojen käyttö- ja salassapitositoumuksen. Henkilöstö perehdytetään tietosuojaan ja henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn. 

Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.  

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).