Tietosuojaseloste Espoon kaupunki Sellosalin uutiskirjeen henkilötietorekisteri

Henkilötietoja käytetään Sellosalin sähköpostilla tapahtuvaan uutiskirjeen ja asiakastiedotteen/-kyselyn postitukseen yksityishenkilöille ja medialle.

Julkaistu 2.10.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki, PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Sellosalin tuotantopäällikkö, Henna Salo

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Sellosalin markkinointisuunnittelija, sähköpostiosoite: sellosali@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki p. 09 816 21 (vaihde) sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käytetään Sellosalin sähköpostilla tapahtuvaan uutiskirjeen ja asiakastiedotteen/-kyselyn postitukseen yksityishenkilöille ja medialle.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Uutiskirjejärjestelmässä käsitellään ainoastaan sähköpostiosoitteita.

8. Mistä tiedot saadaan?

Sähköpostiosoitteet on saatu suoraan kultakin rekisteröidyltä itseltään.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Sähköpostiosoitteita luovutetaan/siirretään ainoastaan Koodiviidakko Oy:n LianaMailer-uutiskirjejärjestelmään, josta uutiskirjeet lähetetään niiden tilaajille.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään toistaiseksi. Mikäli kuitenkin henkilö peruuttaa uutiskirjetilauksensa, hänen sähköpostiosoitteensa poistetaan uutiskirjejärjestelmän rekisteristä.

12. Miten tietoja suojataan?

Sähköpostirekisterit sijaitsevat Espoon kaupungin verkkolevyasemalla sekä Koodiviidakko Oy:n palvelimella LianaMailer-uutiskirjejärjestelmässä. Kaikki tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja LianaMailer-palvelun pääkäyttäjä. Ainoastaan rekisterinpitäjällä on tietojen käyttöoikeus.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.