Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, liikunnan uutiskirjeen asiakasrekisteri

Henkilötietoja käytetään pääasiassa liikunta- ja urheiluseuroille suunnattuun viestintään. Tietoja käytetään sähköpostilla tapahtuvaan postitukseen. Tietoja voidaan käyttää myös tilastollisia tarkoituksia varten.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 30.5.2022

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Liikuntajohtaja

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Viestintäasiantuntija

PL 34, 02070 ESPOON KAUPUNKI 

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käytetään pääasiassa liikunta- ja urheiluseuroille suunnattuun viestintään. Tietoja käytetään sähköpostilla tapahtuvaan postitukseen. Tietoja voidaan käyttää myös tilastollisia tarkoituksia varten.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Rekisterin henkilötietojen käsittely yksityishenkilöille perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohtaan: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

7. Mitä tietoja käsitellään?

Yhteystiedot: nimi ja sähköpostiosoite

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään. Tietoja kerätään rekisteriin siten, että henkilö tilaa itse netistä uutiskirjeen sähköpostiinsa.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Liana Technologiesin LianaMailer käsittelee rekisterin henkilötietoja ylläpitämänsä uutiskirjepalvelun toimittamisen edellyttämässä laajuudessa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille henkilöille, mikä lainsäädännön edellytykset luovutukselle täyttyvät.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Asiakas voi itse peruuttaa uutiskirjeen sähköisessä uutiskirjeessä olevan poistolinkin kautta.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät: Rekisteriä hallinnoi Liana Technologiesin LianaMailer, joka on sijoitettu valvottuun palvelinkeskukseen. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjän työtehtävien perusteella määrittämät edustajat ja Liana Mailer-palvelun pääkäyttäjä käyttäjätunnuksella ja määrävälein vaihtuvalla salasanalla. Rekisterinpitäjällä on ainoastaan tietojen käyttöoikeus.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään silppuamalla.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden_oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestientoimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).