Tietosuojaseloste Espoon kaupungin markkinointirekisteri

Markkinointirekisteriä käytetään Espoon kaupungin palveluiden ja myynti- ja verkostoitumistapahtumien markkinointiin, uutiskirjeiden ja asiakastiedotteiden lähettämiseen sekä muihin näihin rinnastettaviin toimiin.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 14.6.2021

1.    Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI

2.    Rekisterin vastuuhenkilö

Harri Paananen, elinkeinojohtaja
harri.paananen@espoo.fi

3.    Rekisterin yhteyshenkilö

Mari Ala-Mikkula, markkinointi- ja viestintäpäällikkö
mari.ala-mikkula@espoo.fi

4.    Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. 09 816 21 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5.    Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Markkinointirekisteriä käytetään Espoon kaupungin palveluiden ja myynti- ja verkostoitumistapahtumien markkinointiin, uutiskirjeiden ja asiakastiedotteiden lähettämiseen sekä muihin näihin rinnastettaviin toimiin.

6.    Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset käsittelyperusteet.

  • Kun markkinoidaan yksityishenkilöille, rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 a-kohta.
  • Kun markkinoidaan yrityksille, rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun. Tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 e-kohta.

7.    Mitä tietoja käsitellään?

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakas- ja yhteistyökumppaniyritysten yhteyshenkilöt, viran puolesta yhteistyökumppaniksi, potentiaaliseksi asiakkaaksi ja/tai markkinoinnin piiriin lukeutuvat, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt sekä rekisterinpitäjän järjestämiin tapahtumiin osallistuneet tai markkinointiluvan antaneet.

Rekisteri voi sisältää rekisteröidyistä muun muassa seuraavia tietoja:

  • nimi
  • organisaatio (ja osasto) sekä asema
  • organisaation osoitetiedot
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
  • henkilön itse luovuttamat muut tiedot
  • mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti)
  • edellä olevien tietojen muutostiedot
  • lokitiedot (esim. uutiskirjeiden avaukset)

8.    Mistä tiedot saadaan?

Markkinointirekisterin tiedot saadaan tai kerätään asiakassuhteen kautta rekisteröidyltä itseltään, Espoon kaupungin verkkosivuilta (yhteydenottolomakkeet, materiaalilataukset, uutiskirjeen tilauslomakkeet), Espoon kaupungin sekä kolmansien osapuolien järjestämien tapahtumien ilmoittautumisten kautta sekä yleisesti saatavilla olevista internet-lähteistä ja mahdollisista muista julkisista lähteistä. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

9.    Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Espoon kaupunki voi kuitenkin luovuttaa tietoja lainsäädännön sallimin tavoin muun muassa yhteistyökumppaneilleen markkinointitarkoituksiin, mikäli rekisteröity on antanut luvan tietojensa luovuttamisesta. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa myös niissä tapauksissa, joissa katsotaan, että kolmannella osapuolella on tarjota rekisterissä olevalle henkilön edustamalla yritykselle erityistä tietoa tai etua.

10.    Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

11.    Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista Espoon kaupungin toiminnan kannalta tai kunnes henkilö itse kieltää tietojenkäsittelyn.

12.    Miten tietoja suojataan?

Tiedot ovat elinkeino ja työllisyys -yksikön CRM-järjestelmässä, minne ainoastaan markkinointirekisterin käyttäjillä on pääsy.

Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin.

Esihenkilöt päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Henkilötietojen käsittelyä seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla, mikäli lokitiedot on mahdollista saada tietojärjestelmästä.

Jokainen käyttäjä hyväksyy Espoon kaupungin tietoturvasitoumuksen, joka sisältää tietojen käyttö- ja salassapitositoumuksen. Henkilöstö perehdytetään tietosuojaan ja henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn.

13.    Rekisteröidyn oikeudet

Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.