Laskutus- ja perintäohjeet

2 § Laskutus

Yksikkö, joka on luovuttanut hyödykkeen tai tuottanut palvelun, vastaa laskutuksesta ja saataviensa seurannasta. Laskuttaminen tulee organisoida tehokkaasti ottaen huomioon hyvän asiakaspalvelun vaatimukset.

Laskutuksen perusteena olevat asiakirjat on laadittava selkeiksi ja niiden tietosisällön tulee täyttää myös mahdollisen perinnän vaatimukset. Suurehkoja tai pitkäaikaisia sopimuksia tehtäessä on tarkistettava sopimuskumppanin luottotiedot.

Saatava on laskutettava mahdollisimman pian suoritteen luovuttamisen jälkeen.  

Ennakkomaksu on pääsääntöisesti asetettava ehdoksi lupien ja tilojen käyttöoikeuksien luovutuksille. Postitse lähetettävät asiakirjat, tutkimustulokset yms. maksulliset lausunnot tulee laskuttaa postiennakolla.

3 § Laskun tiedot

Lasku on laadittava selkeäksi ja siitä tulee ilmetä:

- asiakkaan yksilöintitiedot
- asiakkaan osoitetiedot
- päiväys ja laskunnumero
- maksuehto tai eräpäivä
- luovutettu suorite
- suoritteen luovutuspäivä
- laskutusperusteet ja suoritteen yksikköhinta
- arvonlisäveron rahamäärä verokannoittain eriteltynä
- maksettava rahamäärä
- pankkiyhteys ja viivakoodi
- perintäkulujen ja viivästyskoron perusteet
- muistutusaika ja kenelle huomautukset on tehtävä
- myyjän verovelvollisuus (ALV REK)
- myyjän ly-tunnus
- laskuttavan yksikön yhteystiedot
- IBAN ja BIC/SWIFT - koodit 

Kun on kyse EU-yhteisökaupasta, laskuun on merkittävä myyjän ja ostajan arvonlisäveronumerot.

Laskutuksen jälkeen havaitut virheet korjataan hyvityslaskulla. Hyvityslaskun tietosisällön tulee vastata varsinaisen laskun tietosisältöä. Laskutuksesta vastaavan yksikön tulee järjestää hyvityslaskujen käsittely ja hyväksyminen asianmukaisella tavalla.

4 § Laskutusjärjestelmät

Uusien laskutusjärjestelmien käyttöönotto edellyttää konserniesikunnan suunnittelu- ja rahoitusryhmän päällikön hyväksymistä.

5 § Maksuehto

Ellei maksuehtoja ole määritelty laskutuksen perusteena olevissa asiakirjoissa, laskun maksuajaksi merkitään 21 päivää laskun lähettämispäivästä. Postin kulkuun kuluva aika sisältyy näin määriteltyyn maksuaikaan.

Maksu katsotaan suoritetuksi kaupungille sinä päivänä, jolloin maksajan pankki tai kaupunki on sen vastaanottanut.

6 § Liikasuoritus

Liikasuoritus palautetaan pyynnöstä asiakkaan ilmoittamalle pankkitilille, ellei muuta sovita. Liikasuoritus voidaan kuitata myös asiakkaan seuraaville saman laskutusaiheen laskuille.

7 § Viivästyskorko

Viivästyskorkona peritään korkolain mukainen viivästyskorko, ellei muun lain perusteella viivästyskorosta ole muuta määrätty (julkisoikeudelliset maksut).

8 § Saatavien poistot kirjanpidosta

Edellisvuoden vanhat saatavat poistetaan kirjanpidosta kuluvan vuoden loppuun mennessä. Talouspalvelut-vastuuyksikkö on velvollinen seuraamaan saatavien kertymistä ja huolehtimaan tarvittaessa niiden poistamisesta kirjanpidosta.

Saatavan poistaminen kirjanpidosta ei tarkoita saatavan perinnästä luopumista. Jos kirjanpidosta poistetun saatavan perintä tuottaa tulosta, asiakkaan maksamat suoritukset kirjataan muihin toimintakuluihin.

9 § Maksumuistutukset ja perintäkirjeet (maksuvaatimukset)

Ensimmäinen maksukehotus lähetetään lähetetään aikaisintaan 14 vuorokauden kuluessa eräpäivästä joko Espoon kaupungin tai Espoon kaupungin ulkoistetun palveluntarjoajan toimesta. Toinen maksumuistutus lähetetään 14 vuorokauden kuluessa ensimmäisen maksumuistutuksen lähettämisestä. Painavista syistä voidaan kuitenkin siirtyä suoraan perintään ilman maksumuistutusta.

Ensimmäisessä maksukehotuksessa tulee toistaa varsinaisen laskun ohjeet siitä, miten tulee toimia, jos asiakas katsoo, että lasku on aiheeton tai virheellinen. 

Jos laskua ei makseta toisesta maksumuistutuksesta huolimatta, lähetetään julkisoikeudellisesta saatavasta asiakkaalle kaksi maksuvaatimusta. Yksityisoikeudellisesta saatavasta lähetetään henkilöasiakkaalle vähintään yksi maksuvaatimus ja yritysasiakkaalle trattauhkainen maksuvaatimus sekä tämän jälkeen trattakirje.

10 § Hyvitykset ja osasuoritukset

Jos lasku todetaan virheelliseksi, lasku voidaan hyvittää. Lasku voidaan hyvittää joko kokonaan tai osittain. Jos lasku on maksettu ennen hyvittämistä, sovitaan asiakkaan kanssa palautuksesta tai liikamaksun kuittaamisesta muille laskuille.

Mikäli maksusuoritus ei kata saatavia kokonaan, maksusuoritus luetaan ensisijassa velkapääoman suoritukseksi ja loppuosaltaan korkojen ja kulujen lyhennykseksi.

11 § Toimitusten keskeytys

Maksuhäiriöiden vuoksi toimitukset tai palvelut keskeytetään, ellei laista tai asetuksesta muuta johdu. Toimitusten tai palveluiden keskeytyksestä ja siitä mahdollisesti aiheutuvista ylimääräisistä kustannuksista tulee ilmoittaa asiakkaalle toisen maksukehotuksen yhteydessä.

12 § Maksusopimus

Saatavan maksuaikataulusta ja viivästyskorkosaatavista luopumisesta kokonaan tai osittain voidaan sopia velallisen kanssa, mikäli tähän on olemassa painavia syitä. Saatavan pääomasta ei saa luopua maksusopimuksella.

Maksusopimuksen tekemisestä päättää Talouspalvelut-vastuuyksikkö tai laskuttava yksikkö ellei johtosäännössä tai toimintaohjeessa toisin säädetä. Perintään siirrettyjen saatavien osalta maksusopimusten tekemisestä päättää kuitenkin viranomainen, jolle on johtosäännöllä tai toimintaohjeella annettu oikeus käyttää puhevaltaa perimisasioissa.

Maksusopimuksesta aiheutuvan suorituksen viivästymisestä syntyvä viivästyskorko peritään asiakkaalta.

13 § Oikeudellinen perintä 

Jos laskua ei maksuvaatimuksista huolimatta ole maksettu lasku siirretään 1. suoraan ulosottoon (julkisoikeudellinen saatava) tai 2. käräjäoikeuteen, jossa edetään haastehakemukseen ja käräjäoikeus määrää tuomiolla velan maksettavaksi, jolloin tuomiosta tulee ulosottokelpoinen (yksityisoikeudellinen saatava).

Saatavia perittäessä on varsinaisen saatavan ohella vaadittava viivästyskorkoa ja korvausta aiheutuneista kustannuksista korkoineen, ellei laissa ole toisin säädetty.

Saatavaa on perittävä niin, ettei saatava pääse vanhenemaan. Perinnän tehostamiseksi perintää hoitava yksikkö voi käyttää myös muita perintäkeinoja, kuten perintätoimistoa.

14 § Konkurssi- ja muun saatavan valvonta

Milloin saatava on valvottava konkurssissa tai julkisen haasteen, panttihuutokaupan tai kiinteistön pakkohuutokaupan yms. yhteydessä, käyttää kaupungin puhevaltaa hallinto- ja lakiasiat -vastuuyksikkö.

Näissä tapauksissa kaikkien yksiköiden tulee toimittaa saatavaan liittyvät asiakirjat hallinto- ja lakiasiat -vastuuyksikköön.

15 § Perinnästä luopuminen

Saatavan perinnästä voidaan luopua, jos perimiskustannukset muodostuvat suhteettomiksi saatavan määrään nähden tai on todennäköistä, ettei saatavaa pystytä perimään. Ellei laista tai asetuksesta muuta johdu, tulee perinnästä luopumista harkittaessa kaupungin kaikki saatavat kyseiseltä asiakkaalta yhdistää yhdeksi saatavaksi.

Perinnästä luopumisesta päättää toimialajohtaja ellei johtosäännössä tai toimintaohjeessa toisin säädetä. Pakkoperintään siirrettyjen saatavien osalta perinnästä luopumisesta päättää kuitenkin viranomainen, jolle on johtosäännöllä tai toimintaohjeella annettu oikeus käyttää puhevaltaa perimisasioissa.