Espoon kaupungin hankintaohje

1. Johdanto

Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden ja palvelujen hankkimista sekä rakennusurakoiden teettämistä julkisin varoin. Kunnat ovat velvollisia kilpailuttamaan hankintansa ja käyttöoikeussopimuksensa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (30.12.2016/1397, ”hankintalaki”) mukaisesti.

Julkisissa hankinnoissa on niiden arvosta riippumatta kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Lisäksi Espoon kaupungin hankinnoissa tulee aina huomioida Espoo-tarina ja sen arvot ja toimintaperiaatteet sekä kaupunginhallituksen palvelujen järjestämiseen liittyvät hankintojen strategiset linjaukset.

Jo kilpailutettujen tavaroiden, palveluiden tai urakoiden osalta ei tilauksia saa tehdä muilta kuin kulloinkin voimassaoleviin hankintasopimuksiin perustuen nimetyiltä sopimuskumppaneilta. Tilaamisen, tavaran tai palvelun vastaanottamisen, ostolaskun käsittelyn sekä maksamisen periaatteiden ja toimintatapojen osalta hankintaohjetta tarkentavia ohjeita annetaan Espoon kaupungin osto-ohjeessa.

Tässä hankintaohjeessa tarkoitetaan viranhaltijapäätöksellä päätöstä, joka tehdään viranhaltijan päätöspöytäkirjaan. Teknisen ja ympäristötoimen rakennusurakoilla ja suunnittelukilpailuilla tarkoitetaan rakennustuotannon ja kunnossapidon suunnittelu- ja urakkahankintoja ja rakentamisprosessiin liittyviä hankintoja ja arkkitehtikilpailuja.

Mitä tässä hankintaohjeessa jäljempänä määrätään hankintatoimen ja hankintoihin liittyvien tehtävien kuulumisesta hankintakeskuksen vastuulle tai velvollisuudesta saattaa jokin hankinta hankintakeskuksen arvioitavaksi, ei kuitenkaan koske teknisen ja ympäristötoimen rakennusurakoita ja suunnittelukilpailuja, joita koskevista vastaavista tehtävistä vastaa kokonaisuudessaan tekninen ja ympäristötoimi.

Tämän hankintaohjeen toimialoja koskevia määräyksiä sovelletaan myös konserniesikuntaan, konsernipalveluihin sekä soveltuvin osin kaupunkikonserniin kuuluviin hankintayksiköihin.

Liiketoimintajohtaja määrää tarkemmin hankintoja koskevista operatiivisista menettelytapaohjeista pois lukien teknisen ja ympäristötoimen rakennusurakat ja suunnittelukilpailut, joita koskevista operatiivisista menettelytapaohjeista määrää tarkemmin teknisen toimen johtaja.

2. Hankinnan yleinen prosessi

Toimiala tunnistaa hankintatarpeen. Toimiala osallistuu hankintaan kokonaisuutena niin, että hankinnassa saavutetaan kaupungin kannalta kokonaistaloudellisesti paras mahdollinen Espootarinaa toteuttava lopputulos.

Hankintakeskus vastaa kaupungin hankintakokonaisuuden koordinoinnista, hankintojen prosessista ja työkaluista sekä hankintoihin liittyvästä neuvonnasta. Hankintakeskus hallinnoi ja ylläpitää kaupungin hankintasuunnitelmaa.

ICT-liitännäisissä hankinnoissa tulee toimia yhteistyössä Tietotekniikan tulosyksikön kanssa ja noudattaa kaupungin ICT-ohjeita.

Kaikista kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista ja pääsääntöisesti myös muista hankinnoista tulee sopia kirjallisesti.

2.1 Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat

Hankintakeskus vastaa hankintalain soveltamisalaan kuuluvien hankintojen valmistelusta.

Toimiala vastaa hankinnan tarpeen määrittelystä ja niin laadukkaasta kuvaamisesta, että hankintakeskus voi hyödyntää kuvausta kilpailutusasiakirjana.

Hankintakeskus vastaa kaikesta yhteydenpidosta toimittajakentän kanssa sinä aikana, kun kilpailutusta koskeva tarjouspyyntö on julkaistu ja hankintapäätöstä ei vielä ole tehty.

2.2 Hankinnat puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän perusteella

Puitejärjestely

Puitejärjestelykilpailutuksessa määriteltyä hankintatapaa on noudatettava sopimuskauden aikana.

Puitejärjestelyyn perustuvaa kevennettyä kilpailutusta käytettäessä noudatetaan puitejärjestelyssä vahvistettuja ehtoja.

Jos puitejärjestelyn perusteella tehtävän hankinnan ennakoitu arvo on tavaroissa, palveluissa, suunnittelukilpailuissa ja rakennusurakoissa alle kulloinkin voimassa olevan EU-kynnysarvon sekä hankintalain liitteen E mukaisissa sosiaali- ja terveyspalveluissa ja muissa erityispalveluissa sekä käyttöoikeussopimuksissa alle kulloinkin voimassa olevan kansallisen kynnysarvon, toimiala vastaa kevennetyn kilpailutuksen valmistelusta itse, ellei puitejärjestelyssä vahvistetuissa ehdoissa ole toisin määrätty.

Jos puitejärjestelyn perusteella tehtävän hankinnan ennakoitu arvo on tavaroissa, palveluissa ja muissa kuin teknisen ja ympäristötoimen suunnittelukilpailuissa ja rakennusurakoissa yli kulloinkin voimassa olevan EU-kynnysarvon sekä hankintalain liitteen E mukaisissa sosiaali- ja terveyspalveluissa ja muissa erityispalveluissa sekä käyttöoikeussopimuksissa yli kulloinkin voimassa olevan kansallisen kynnysarvon, hankintakeskus vastaa kevennetyn kilpailutuksen valmistelusta, ellei puitejärjestelyssä vahvistetuissa ehdoissa ole toisin määrätty.

Jos kevennetyn kilpailutuksen perusteella tehtävän hankinnan ennakoitu arvo ylittää 60.000 euroa, tulee kevennetystä kilpailutuksesta tehdä viranhaltijapäätös.

Dynaaminen hankintajärjestelmä

Hankintakeskus vastaa dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtäviä hankintoja koskevien kilpailutusten valmistelusta. Dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävistä hankinnoista tehdään aina viranhaltijapäätös.

2.3 Sopimusmuutokset sopimuskauden aikana

Hankintakeskus arvioi sopimuskauden aikana tehtävien sopimusmuutosten ja sopimusmuutokseksi katsottavien lisähankintojen lainmukaisuuden perusteet. Hankintakeskuksen arviosta ei saa poiketa ilman perusteltua syytä. Hankintakeskus vastaa tarvittavien sopimusmuutosilmoitusten julkaisemisesta.

Hankinnan valmistelusta vastuussa ollut yksikkö vastaa hankintasopimukseen tehtävien muutosten sekä tarvittavien viranhaltijapäätösehdotusten valmistelusta. Kaikki tehdyt sopimusmuutoksia koskevat päätökset tulee saattaa hankintakeskuksen tietoon.

3. Erityistilanteet

3.1 Pienhankinnat (kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat ei-sopimustoimittajilta)

Toimiala vastaa omien pienhankintojensa menettelyistä, joissa tulee noudattaa kulloinkin sovellettavia tarkempia operatiivisia menettelytapaohjeita sekä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteita.

3.2 Suorahankinnat (kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat, joita ei kilpailuteta)

Hankintakeskus arvioi suorahankintojen lainmukaisuuden perusteet ja suorahankintailmoituksen tekemisen tarpeellisuuden. Hankintakeskuksen arviosta ei saa poiketa ilman perusteltua syytä. Hankintakeskus vastaa tarvittavien suorahankintailmoitusten julkaisemisesta.

Toimiala vastaa suorahankintojen valmistelusta, lukuun ottamatta hankintakeskuksen vastuulla olleisiin hankintoihin liittyvistä lisähankintoja koskevista suorahankinnoista, joiden valmistelusta vastaa hankintakeskus. Kaikki tehdyt suorahankintapäätökset tulee saattaa hankintakeskuksen tietoon.

Sosiaali- ja terveystoimi vastaa kuitenkin lastensuojelulain mukaisia sijoituspäätöksiä koskevasta suorahankintamenettelystä kokonaisuudessaan hankinnan arvosta riippumatta silloin, kun hankintalain 110 §:ssä asetetut edellytykset täyttyvät.

3.3 Muut erityiset hankinnat riippumatta hankinnan arvosta

Sidosyksikköhankinnoissa, toiselta hankintayksiköltä tehtävissä hankinnoissa sekä yhteishankintayksiköiltä tehtävissä hankinnoissa ja muissa yhteishankinnoissa tulee kääntyä hankintakeskuksen puoleen jo suunnitteluvaiheessa. Toimialan on noudatettava hankintakeskuksen arviota soveltuvasta hankintamenettelystä.

Hankintakeskus vastaa sidosyksikköhankintojen sekä toiselta hankintayksiköltä ja yhteishankintayksiköltä tehtävien hankintojen sekä muiden yhteishankintojen valmistelusta.

4. Muut määräykset

Hankinnan valmistelusta vastuussa ollut yksikkö vastaa tarvittavien tilaajavastuuseen liittyvien velvoitteiden valvonnasta.

Hankinnan valmistelusta vastuussa ollut yksikkö dokumentoi ja säilyttää hankinnan valmisteluun liittyvän kilpailutusmateriaalin.

Hankintaoikaisusta päättää hankinnasta toimivaltainen viranhaltija. Hankintaoikaisua koskevan päätösehdotuksen valmistelee hankintakeskuksen hankintalakimies silloin, kun hankinnan valmistelu on ollut hankintakeskuksen vastuulla.