Behandling av personuppgifter vid Esbo stads upphandlingscentral

Dataskyddsbeskrivning: Behandling av personuppgifter vid Esbo stads upphandlingscentral

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 1.4.2022 

1. Personuppgiftsansvarig 

Esbo stad  

2. Ansvarig person för registret 

Upphandlingsdirektören 

3. Kontaktperson för registret 

Upphandlingskoordinatorn 

E-postadress: hankinta@espoo.fi 

4. Dataskyddsombud 

Esbo stads dataskyddsombud 

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad 

Tfn +358 9 81621 (växel) 

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi  

5. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?  

Uppgifterna behandlas i syfte att genomföra konkurrensutsättningar samt avtals- och leverantörshantering vid Esbo stads upphandlingscentral. 

Central lagstiftning:  

Lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016)  

Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). 

6. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter? 

Artikel 6.1 b i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. 

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. 

Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. 

7. Vilka uppgifter behandlas? 

Följande uppgifter behandlas från förberedelserna inför upphandlingen fram till avtals- och leverantörshanteringen: 

  • kontaktuppgifter till anbudsgivarens eller anbudssökandens representant, en eventuell tredje part, undertecknaren av upphandlingskontraktet och kontaktpersonen till den som lämnat anbud, såsom namn, personbeteckning, telefonnummer, e-postadress och postadress, 

  • uppgifter om anbudsgivarens personal och/eller underleverantörer (bland annat meritförteckningar, straffregisterutdrag och andra uppgifter om anbudsgivaren) som ingår i anbuden och som samlas in under upphandlingsförfarandet och avtalets livscykel.  

En del av uppgifterna har till exempel med stöd av 11 § 2 mom. 6 punkten i offentlighetslagen kunnat definieras som sekretessbelagda. 

8. Varifrån fås uppgifterna? 

  • Av anbudsgivare och anbudssökande samt av valda leverantörer och tjänsteproducenter, 

  • Från olika offentliga och kommersiella informationskällor, såsom Patent- och registerstyrelsen, Vastuu Group Oy och Suomen Asiakastieto Oy, 

  • Från Esbo stads inköpssystem och andra databaser. 

Lämnandet av ovan nämnda personuppgifter kan vara ett lagstadgat eller avtalsbaserat krav eller ett sådant krav som ingåendet av avtalet förutsätter.  

9. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden? 

Regelmässiga överlåtelser av uppgifter görs inte. I vissa fall kan uppgifter överlåtas till andra myndigheter. 

10. Överförs uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet? 

Uppgifter överlåts inte utanför EU-/EES-området, om en tillräcklig nivå på dataskyddet inte har säkerställts genom avtal eller annars på det sätt som lagen förutsätter.  

11. Hur länge kommer uppgifterna att lagras? 

Lagringstiderna för handlingar som hänför sig till upphandlingsförfarandets olika skeden samt till avgöranden som gäller dem har fastställts i upphandlingslagen samt i arkivlagen och andra speciallagar. På lagringen av uppgifterna tillämpas dessutom Esbo stads informationsstyrningsplan och arkiveringsanvisningar.  

12. Hur skyddas uppgifterna? 

IT-utrustningen ligger i skyddade och övervakade lokaler. Rätten att använda materialet baserar sig på personliga användarrättigheter och användningen övervakas. Varje användare godkänner en användnings- och sekretessförbindelse för uppgifterna och datasystemen. 

Manuellt material, såsom konkurrensutsättningshandlingar som inte finns i digital form, lagras i regel i upphandlingscentralens låsta arkiv. Kontoret har passerkontroll och dörrlåsning. Handlingarna förvaras i övervakade lokaler och/eller i låsbara skåp. 

13. Den registrerades rättigheter 

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: https://www.espoo.fi/sv/esbo-stad/dataskydd  

1. Hur kan jag kontrollera mina uppgifter? 

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.  

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning. 

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran. 

2. När kan jag kräva att mina uppgifter rättas? 

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss. 

3. När kan jag kräva att mina uppgifter raderas? 

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen. 

4. När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas? 

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta. 

5. Inlämning av klagomål 

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi.