Dataskyddsbeskrivning Behandling av personuppgifter, ungdomsfullmäktigeval och ungdomsfullmäktigeledamöter

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter i registret är att anordna valet till Esbo stads ungdomsfullmäktige, att tillsätta ungdomsfullmäktige och att möjliggöra ungdomsfullmäktiges verksamhet i enlighet med 26 § i kommunallagen.

Dataskyddsbeskrivningens publiceringsdatum: den 9 september 2021

1. Personuppgiftsansvarig

Esbo stad

2. Ansvarig person för registret

Chef för regionala ungdomstjänster, e-post: nina.taipale (at)espoo.fi

3. Kontaktperson för registret

Ungdomsarbetskoordinator, e-post: paula.vihiniemi(at)espoo.fi

4. Dataskyddsombud

Esbo stads dataskyddsombud

Adress: PB 12, 02070 ESBO STAD

Tfn 09 816 21 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

5. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter i registret är att anordna valet till Esbo stads ungdomsfullmäktige, att tillsätta ungdomsfullmäktige och att möjliggöra ungdomsfullmäktiges verksamhet i enlighet med 26 § i kommunallagen.

6. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

EU:s allmänna dataskyddsförordning art. 6 punkt 1 c: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

7. Vilka uppgifter behandlas?

I verksamheten behandlas personuppgifterna om ungdomsfullmäktigekandidater, kandidaternas vårdnadshavare, invalda ledamöter, röstberättigade, medlemmar i valnämnden och ansvariga lärare. Uppgifterna i denna dataskyddsbeskrivning har registrerats på grundval av det val som hölls 2019.

Kandidater till och ledamöter i ungdomsfullmäktige

– Namn, födelsedatum, adress, telefonnummer, e-post, läroanstalt, bostadsområde, samtycke till att vara kandidat.

– Om kandidaten vill publicera följande uppgifter: hobbyer, varför den unga ställer upp, vallöfte, foto.

– Kandidatens namn och kandidatnummer föras in i den elektroniska röstningstjänsten.

– Kandidatens namn, kandidatnummer och foto föras in i den elektroniska valkompassen om kandidaten vill och ger sitt tillstånd. Valkompassen är en offentlig webbplats som är öppen för alla.

– Kandidaten själv lämnar svar på valkompassens frågor efter kandidatnomineringen.

Röstberättigade

– Uppgifter som krävs för att identifiera eleven och kontrollera rösträtten, vilka kan omfatta namn, hemkommun, läroanstalt, klass och läsår samt ålder/födelseår.

– Uppgift om personen har röstat eller inte.

Medlemmar i skolans valnämnd och ansvarig lärare

– Namn, skola.

Kandidatens vårdnadshavare

– Vårdnadshavarens namn och underskrift föras in i kandidatursblanketten.

De personuppgifter om ungdomsfullmäktigeledamöter som behövs för att organisera ungdomsfullmäktiges verksamhet behandlas under mandatperioden.

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:

I princip är uppgifterna inte sekretessbelagda enligt lag.

8. Varifrån fås uppgifterna?

Uppgifterna om kandidater inhämtas från kandidaterna själva. Kandidatens ålder och hemort kontrolleras i befolkningsdatasystemet. Uppgiften om namnet på kandidatens vårdnadshavare fås av vårdnadshavaren själv. Uppgifterna om röstberättigade fås av läroanstalterna. Uppgifterna om ungdomsfullmäktigeledamöterna fås av ledamöterna själva. Uppgifterna om valnämndens medlemmar och ansvariga lärare fås av läroanstalterna.

9. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Uppgifter får endast lämnas ut på grundval av en specifik uppgiftsbegäran till personer som har laglig rätt att behandla uppgifterna.

Personuppgifter om kandidater och röstberättigade behandlas endast av

– medlemmar i skolans valnämnd för att anordna valet

– medlemmar i den av stadsstyrelsen tillsatta valarbetsgruppen, i den mån som detta behövs för att anordna valet och förbereda tillsättandet av ungdomsfullmäktige

– personal vid kontaktpunkterna som kontrollerar kandidaternas ålder och hemort i samarbete med ungdomstjänsterna vid kandidatnomineringen och omröstningen.

Röstningen i valet sker med elektronisk röstningstjänst (vid kontaktpunkterna med röstsedlar i pappersform). Vid kandidatnomineringen begärs samtycke av vårdnadshavaren för att publicera kandidatens namn och kandidatnummer i den elektroniska röstningstjänsten. Utöver dessa begäras tillstånd för publicering av kandidatens bild på valkompassen.

Uppgifter om kandidater publiceras på ungdomsfullmäktiges webbplats endast med kandidatens och vårdnadshavarens samtycke. Kandidaten själv specificerar vilka personuppgifter som ska publiceras på webbplatsen.

Namnen på ungdomsfullmäktigeledamöterna under perioden publiceras på webbplatsen för Esbo stads ungdomsfullmäktige. Annars kommer ungdomsfullmäktiges personuppgifter endast att behandlas av de anställda vid staden vars arbetsuppgifter omfattar det.

För att möjliggöra lagring och IT-behandling av personuppgifter använder staden tekniska serviceproducenter, såsom Microsoft och Fujitsu. Den elektroniska eVaali-röstningstjänstens tekniska serviceproducent är Arts & Minds Oy. Valkompassens tekniska serviceproducent är ZEF Oy.

10. Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

Personuppgifterna lagras på servrar i EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Stadens personal använder Office 365-tjänsten som produceras av Microsoft (t.ex. Word, Excel, e-post). Platsen där uppgifterna lagras är i EU. Microsoft driver och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa, och data anses överföras utanför EU om exempelvis en administratör i USA tar kontakt med en europeisk datasal via distansanslutning, t.ex. för att lösa en felsituation. Under dessa omständigheter används t.ex. EU-modellavtalsklausuler.

11. Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

I lagringen och förstöringen av uppgifter följs Esbo stads arkiveringsplan/informationsstyrningsplan och arkivverkets gällande regler och bestämmelser.

Personuppgifter om röstberättigade, medlemmar i skolans valnämnd och ansvariga lärare lagras under ungdomsfullmäktigeperioden, dvs. cirka två år.

Kandidaternas personuppgifter lagras i regel under ungdomsfullmäktigeperioden, dvs. cirka två år. Ett undantag från detta är stadsstyrelsens beslut om listan över kandidater till ungdomsfullmäktige, som omfattar kandidatens namn, storområde och kandidatnummer samt eventuella protokoll, promemorior från mötena, rapporter, broschyrer och affischer med anknytning till anordnandet av valet. Övrigt valmarknadsföringsmaterial, broschyrer m.m. som ska arkiveras varierar från år till år.

Ungdomsfullmäktiges medlemmars personuppgifter lagras i två år, om inte en längre lagringstid har definierats för det dokument som innehåller personuppgifterna. Exempelvis lagras stadsstyrelsens beslut om utnämning av ungdomsrådet och protokoll från ungdomsfullmäktiges allmänna möten med namnen på ledamöterna i mer än två år.

12. Hur skyddas uppgifterna?

Elektroniskt material: IT-utrustningen ligger i skyddade och övervakade lokaler. Rätten att använda filer baserar sig på personliga användarrättigheter. Användarrättigheterna beviljas enligt arbetsuppgift. Varje användare godkänner en användnings- och sekretessförbindelse för uppgifterna och datasystemen. En del av uppgifterna finns i Esbo stads beslutssystem Dynasty 360. Dataskyddsbeskrivning för D360: Dataskydd/Dataskyddsbeskrivningar.

Manuellt material Arkiv och enheter har passerkontroll och dörrlås. Dokumenten förvaras i ett låst skåp eller rum i övervakade lokaler.

13. Den registrerades rättigheter

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: Dataskydd/Kunders rätt till uppgifter

13.1. Hur kan jag kontrollera mina uppgifter?

Du har rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas av den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter inom en månad efter mottagandet av begäran. Tidsfristen kan vid behov förlängas med högst två månader med beaktande av komplexiteten och omfattningen av begäran.

Om den personuppgiftsansvariga inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran ska den personuppgiftsansvariga utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till detta och om möjligheten att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten och använda andra rättsmedel.

Begäranden från den registrerade och tillhörande åtgärder är kostnadsfria. Om begäranden från den registrerade emellertid är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvariga antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

13.2. När kan jag kräva att mina uppgifter rättas?

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

13.3. När kan jag kräva att mina uppgifter raderas?

Du har rätt att av den personuppgiftsansvariga utan onödigt dröjsmål få dina personuppgifter raderade under vissa förutsättningar. Rätten att få uppgifter raderade finns inte om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller om uppgifterna behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvariga. I dessa fall kommer personuppgifterna först att förstöras efter den lagstadgade tidsfristen.

13.4. När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?

Om uppgifterna som samlas in om dig inte är korrekta kan du begära att vi begränsar behandlingen av dina kunduppgifter tills uppgifternas riktighet har verifierats.

13.5. Inlämning av klagomål

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi (extern länk)(extern länk).