Tietosuojaseloste Trimble Locus yleisten alueiden luparekisteri

Henkilötietojen käsittely yleisten alueiden luparekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 05.03.2021

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Katu- ja viherpalvelut / Infrapalvelut / Alueidenkäytön hallinta, lupapäällikkö.

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Lupapäällikkö Susanna Meriläinen

susanna.merilainen@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin tarkoituksena on Espoon alueella tapahtuvien - johtoselvityksen saaneiden rekisteröinti - lupien myöntäminen sekä näihin liittyvien lupien valvonta - luvan hakijan, urakoitsijan rekisteröiminen

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

  • Rekisteröidyt ovat asiakassuhteessa Kaupunkitekniikan keskus / Katu- ja viherpalveluihin. Järjestelmään rekisteröidään vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
  • Mikäli käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, on käsittelyperuste haettava GDPR:n 9 artiklasta.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteröidyt ovat asiakassuhteessa Kaupunkitekniikan keskus / Katu- ja viherpalveluihin. Järjestelmään rekisteröidään vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Asiakkaan nimi-, osoite- ja yhteystiedot, Y-tunnus, pätevyys, HETU (henkilötunnus) laskutustilanteissa.

8. Mistä tiedot saadaan?

Rekisteriä päivitetään asiakkailta lupaprosessin yhteydessä saaduilla tiedoilla..

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja käytetään yleisten alueiden lupien myöntämiseen sekä kaivu- ja liikennejärjestelytöiden valvontaan. Tietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Rekisteristä ei ole yhteyttä muihin henkilörekistereihin. Ei siirretä.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Asiakkaan tiedot säilytetään atk-rekisterissä vähintään viisi vuotta. Tiedot poistetaan tai päivitetään asiakkaan ilmoitusten mukaan.

12. Miten tietoja suojataan?

Rekisteriä käytetään verkkoympäristössä. Mikrotietokoneet, joilla rekisteriä käytetään, ovat suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterin käyttö edellyttää työasemakohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka ovat järjestelmän käyttöön oikeuttavilla henkilöillä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

12.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).