Tietosuojaseloste Trimble Locus rakennuslupa- ja vastuuhenkilöjärjestelmä

Henkilötietojen käsittely Trimble Locus, poikkeamis- ja rakennuslupa- sekä vastuuhenkilöjärjestelmä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 10.10.2023

Espoon kaupunki

Rakennusvalvonnan päällikkö
Kaupunkisuunnittelujohtaja
puh. +358 9 81625000

Jani Salminen, asiakirjahallinnon suunnittelija
Tapani Honkanen, arkkitehti
Kaupunkiympäristön toimiala / ympäristö- ja rakennusvalvontakeskus
Kaupunkiympäristön toimiala /kaupunkisuunnittelukeskus
puh. +358 9 81625000

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Maankäyttö- ja rakennuslain rakennusvalvontaviranomaiselle tai kunnalle määräämät tehtävät ja niistä johtuva asiakassuhde.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Luvan hakijan nimi, hetu/y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Rakennushankkeen vastuuhenkilöiden (suunnittelijat ja työnjohtajat) nimi, hetu, (työpaikan) osoite, puhelinnumero, sähköpostisoite, koulutus

Tietojen julkisuus ja salassapidettävyys: 
Tiedot pääsääntöisesti julkisia

Salassapidon perusteet:
JulkL mukaan, jos salaista tietoa

Digi- ja väestötietovirastosta nimi- ja osoitetiedot
Kiinteistörekisteristä kiinteistön tiedot
Vastuuhenkilöt hakijan ilmoituksella

Digi- ja väestötietovirastolle luovutetaan viikoittain seuraavat tiedot:
•    Myönnetyt luvat, aloitetut rakennushankkeet ja valmistuneet kohteet.
•    Henkilötiedot ovat rakennuksen omistajatiedot. Perusteena väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annettu laki (661/2009) ja valtioneuvoston asetus väestötietojärjestelmästä (128/2010)

Tietoja ei luovuteta EU/ETA -alueen ulkopuolelle

Ei tietojen säännönmukaista poistamista

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät:
•    Tietojärjestelmissä tämän selosteen kohdassa 7 mainitut tiedot
B. Manuaalinen aineisto:
•    Rakennusvalvontakeskuksen arkisto
•    Kaupunkiympäristön arkisto

A. Sähköinen aineisto
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto
Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus keskuksen ollessa kiinni. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

Asiointipalvelu (https://easiointi.espoo.fi/ePermit/) käyttää ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka auttaa verkkosivujen ylläpitäjää tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottaa kävijöiden kirjautumista sivuille ja mahdollistaa yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystytään jatkuvasti parantamaan sivujen sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön avulla voidaan tarjota asiakkaille kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua palvelun saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen.

On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpidettyjen sivujen ja tarjottujen palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.