Tietosuojaseloste Trimble Locus rakennuslupa- ja vastuuhenkilöjärjestelmä
Henkilötietojen käsittely Trimble Locus, rakennuslupa- ja vastuuhenkilöjärjestelmä
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 21.6.2022
1. Rekisterinpitäjä
Espoon kaupunki
2. Rekisterin vastuuhenkilö
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Jani Salminen, asiakirjahallinnon suunnittelija
Kaupunkiympäristön toimiala / ympäristö- ja rakennusvalvontakeskus
4. Tietosuojavastaava
Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi
5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?
Maankäyttö- ja rakennuslain rakennusvalvontaviranomaiselle tai kunnalle määräämät tehtävät ja niistä johtuva asiakassuhde.
6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
7. Mitä tietoja käsitellään?
Luvan hakijan nimi, hetu/y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Rakennushankkeen vastuuhenkilöiden (suunnittelijat ja työnjohtajat) nimi, hetu, (työpaikan) osoite, puhelinnumero, sähköpostisoite, koulutus
TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:
Tiedot pääsääntöisesti julkisia
SALASSAPIDON PERUSTEET:
JulkL mukaan, jos salaista tietoa
8. Mistä tiedot saadaan?
Väestörekisterikeskuksesta nimi- ja osoitetiedot
Kiinteistörekisteristä kiinteistön tiedot
Vastuuhenkilöt hakijan ilmoituksella
Lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi tarpeelliset tiedot
9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?
Digi- ja väestötietovirastolle luovutetaan viikoittain seuraavat tiedot:
- Myönnetyt luvat, aloitetut rakennushankkeet ja valmistuneet kohteet.
- Henkilötiedot ovat rakennuksen omistajatiedot. Perusteena väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annettu laki (661/2009) ja valtioneuvoston asetus väestötietojärjestelmästä (128/2010)
10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Tietoja ei luovuteta EU/ETA -alueen ulkopuolelle
11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Ei tietojen säännönmukaista poistamista
12. Miten tietoja suojataan?
A.SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT:
- Tietojärjestelmissä tämän selosteen kohdassa 7 mainitut tiedot
B. MANUAALINEN AINEISTO:
- Rakennusvalvontakeskuksen arkisto
A. Sähköinen aineisto
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.
B. Manuaalinen aineisto
Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus keskuksen ollessa kiinni. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet
13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?
Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.
13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?
Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.
13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?
Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.
13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?
Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.
13.5. Valituksen tekeminen
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).