Tietosuojaseloste Trimble Locus kiinteistörekisteri

Henkilötietojen käsittely Trimble Locus kiinteistöosa

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 2.10.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Kaupungingeodeetti Ari Piirainen, tonttipäällikkö Hilkka Julkunen.

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Annamari Räty, apulaiskaupungingeodeetti

puh. 050-5737 264

Jukka Haataja, suunnittelupäällikkö

puh. 050-428 9443

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Espoon kaupunginkuntatietojärjestelmän kiinteistöosa on virallisen kiinteistörekisterin kunnallinen käyttökopio, joka sisältää kunnan teknisen toimialan kannalta tarvittavat tiedot kiinteistöistä ja määräaloista.

Kuntatietojärjestelmässä on lisäksi tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista, joista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero ja kansalaisuus sekä mahdollinen kuolinpäivä.

Kiinteistöosan avulla hoidetaan osin valtakunnallisen kiinteistörekisterin ylläpito sekä mm. kiinteistönmuodostamislain ja maankäyttö ja rakennuslain mukaisten viranomaistehtävien hoitaminen ja valmistelu.

Henkilötietoja käytetään myös kunnallisiin suunnittelu- ja hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.

Kiinteistöosan tonttijako ja toimitustieto-osiin tallennetaan tiedot tonttijakojen ja toimitusten hakijoista ja palvelujen maksajista. tietoja käytetään hyväksi palvelujen laskutuksessa.

6.Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjänlakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Kiinteistörekisterilain ja -asetuksen mukaiset kiinteistöjä ja määräaloja koskevat tiedot.

Toimitusten- ja tonttijakojen osalta rekisteriin on merkitty toimenpiteen hakijatieto nimitasoisena sekä toimenpiteen maksajan nimitasoisena tietona.

Omistaja ja haltijatietojen osalta rekisterissä on tietoina seuraavat tiedot: nimi, hety/y-tunnus, yhteystieto, kansalaisuus ja mahdollinen kuolinpäivä. Jos henkilöllä on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli turvakielto on tiedossa (espoolaiset maanomistajat ja -haltijat). Ulkopaikkakuntalaisten maanomistajien ja -haltijoiden osalta turvakielto on asiakkaan ilmoituksen varassa

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät pääsääntöisesti ole salassapidettäviä.

SALASSAPIDON PERUSTEET:

JulkL mukaan, jos salassapidettäviä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Valtakunnallinen kiinteistötietojärjestelmä, kaupanvahvistajien tekemät kiinteistönluovutusilmoitukset, luovutuskirjat, maanmittauslaitoksen kirjaamisrekisteri, toimitushakemukset, väestörekisterikeskuksen väestötietorekisteri sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmät. Lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Kiinteistöjen ja määräalojen omistaja-, haltija- ja yhteystietoja käytetään kaupungin eri toiminnoissa tarpeen mukaan suorakäyttöisesti Trimble Locus järjestelmässä tai sen tietopalvelujärjestelmän kautta tai pyytämällä tietoja tonttiyksiköstä. Omistajien nimi- ja yhteystietoja luovutetaan myös yksin kappalein kaupunkimittauksen asiakaspalvelusta, jos tiedon tarvitsija esittää hyväksyttävän syyn tietotarpeelleen.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei luovuteta EU/ETA -alueen ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tiedot ovat osin pysyvästi säilytyksessä (hakijatiedot) ja osin jatkuvassa ylläpidossa (omistaja- ja haltijatiedot sekä yhteystiedot)

12. Miten tietoja suojataan?

Trimble Locus järjestelmä sijaitsee Espoon kaupungin sisäisessä tietoverkossa. Tietoverkkoon kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla. Eri käyttäjien käyttöoikeudet järjestelmän tietoihin ovat rajatut työtehtävien vaatiman laajuuden mukaan.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).